Документальное оформление учета движения запасных частей
Бухгалтерский учет производственных запасов призван обеспечивать правильное и своевременное оформление документов, подтверждающие факт поступления, заготовки, расходования сырья и материалов.
Поступление материалов в организацию чаще всего происходит в результате их приобретения у поставщиков, изготовления собственными силами. Материалы также могут поступать в результате безвозмездного поступления, оприходования от ликвидации основных средств.
Организации- покупатели заключают договора поставок с организациями- поставщиками. В этих договорах предусматриваются все права и обязанности обеих сторон, объем, ассортимент, формы расчетов, сроки поставок, меры ответственности за нарушение условий договора.
В СП «Агрогранит» запасные части поступают в основном от ОАО «»Агро НКА». Также в организацию запасные части поступают от ОАО «Гомсельмаш», ООО «Островец сокровищ», ЗАО «Агропромсельмаш», РУП «Минский Тракторный Завод».
Поступающие документы регистрируют в специальном журнале учета поступающих грузов. После регистрации их передают на склад для оприходования поступивших материальных ценностей в складском учете.
Поступление запасных частей на склад подтверждается первичными учетными документами, имеющие юридическую силу.
Такими документами являются:
1) Основным первичным документом на оприходование поступающих от поставщиком материалов является счет- фактура (ф. №868), в том случае, если поставщик требует предварительную оплату. (Приложение Б).
2) При поступлении материалов непосредственно со склада поставщика экспедитор должен иметь доверенность, которая выписывается в одном экземпляре(ф. №М-2, М-2а),и действует не более 15 календарных дней со дня выписки. Учет выданных доверенностей ведется в специализированном журнале(ф.№М-3). Неиспользованные доверенности подлежат возврату и аннулированию. Доверенности подписываются руководителем и главным бухгалтером организации и лицами, на то уполномоченными приказом. (Приложение В).
3) Товарно - транспортная накладная (ТТН-1), что установлено Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь «Об утверждении бланков товарно – транспортной формы ТТН-1, товарной накладной на отпуск и оприходование товарно- материальных ценностей формы ТН-2 и инструкцией по их заполнению» от 14.05.2001 г. №53 с (изменениями и дополнениями). Этот документ, относящийся к бланкам строгой отчетности, предназначен для учета движения товарно- материальных ценностей, перемещение которых производится с помощью автомобильного транспорта. ТТН-1 подтверждает отпуск товарно- материальных ценностей у грузоотправителя, служит основанием для оприходования материалов у получателя и является документом, по которому производится учет работы по перевозке производственных запасов(Приложение Г).
4) Товарная накладная (ТН-2), утвержденная Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь «Об утверждении бланков товарно – транспортной формы ТТН-1, товарной накладной на отпуск и оприходование товарно- материальных ценностей формы ТН-2 и инструкцией по их заполнению» от 14.05.2001 г. №53 с (изменениями и дополнениями). Документ также является бланком строгой отчетности и используется для отпуска и приемки товарно-материальных ценностей, если их перемещение осуществляется без участия автомобильного транспорта. (Приложение Д).
5) Требование –накладная на отпуск (внутреннее перемещение) материалов (ф.№203- АПК). Если запасные части поступают на склад от собственных подразделений, то их передача осуществляется как внутреннее перемещение (Приложение Е).
Материалы со склада отпускают на производственные нужды, различные хозяйственные нужды. На производственные нужды отпуск запасных частей должен контролироваться и осуществляться по нормам на основе установленных лимитов.
Отпуск материалов в производство оформляется лимитно- заборной картой (ф. 201- АПК) (Приложение И), которые заполняются в течение всего месяца и в которых ежедневного указывается количество отпущенных материалов по наименованиям (номенклатурным номерам), остаток лимита, возврат материалов и фактический отпуск за месяц. Ведомость выписывается в двух экземплярах. Запасные части и ремонтные материалы отпускаются со склада по предъявлении получателе своего экземпляра. За каждый день ставятся подписи работника и получателя. Также отпуск запасных частей оформляют ведомостью на получение запасных частей и ремонтных материалов. В ней указывается наименование запасных частей, количество, цену и сумму затребованных и фактически отпущенных материалов. Ведомости выписывают в двух экземплярах: один- передается кладовщику для отпуска ценностей, а другой- получателю. При отпуске запасных частей кладовщик записывает в обоих экземплярах дату и количество отпущенных ценностей. В ведомости кладовщика расписывается получатель, а в экземпляре получателя- кладовщик.
По истечении срока действия ведомости на отпуск запасных частей и ремонтных материалов кладовщик подсчитывает общее количество отпущенных ценностей и записывает их в книге или карточку складского учета.
Если материалы отпускаются в производство не ежедневно, а периодически или на внутрихозяйственные нужды, то оформление производится с помощью требования- накладной (внутреннее перемещение)ф. 203-АПК. Документ заполняется также в двух экземплярах. Также могут применяться другие документы (заборный лист, заказ-наряд).
На всех расходных документах должна быть в обязательном порядке подпись руководителя организации или его заместителя. Все приходные и расходные из склада поступают бухгалтеру.
В СП «Агрогранит» доставка запасных частей осуществляется в основном путем центровывоза (т.е. организация-поставщик доставляет запасные части в организацию). Также организация осуществляет доставку запасных частей путем самовывоза. Для этого водителю выдается на руки доверенность. Бывают случаи, что организация- поставщик требует предоплату. Для этого в бухгалтерии оформляют счет-фактуру. После того, как ценности оприходованы на склад, товаросопроводительные документы поступают в бухгалтерию для принятия на учет. Если запасные части изготовлены в организации собственными силами, то на склад они поступают по требованию - накладной. Отпуск запасных частей в ремонт в филиале «Агрогранит» оформляют на основании лимитно- заборной карты (если отпуск производится по лимиту), и требования- накладной.