Организация складского учета и отчетности по движению запасных частей
Правильный учет запасных частей и обеспечение их сохранности невозможны без хорошо организованного складского хозяйства.
Складской количественный учет движения материалов ведется непосредственного материально ответственным лицом, но в отдельных случаях допускается возлагать ведение этих материалов на учетчиков. Складской учет осуществляется на карточках складского учета материалов (ф.№211-АПК) (Приложение К), которые открываются бухгалтерией по мере поступления приходных документов и в соответствии с номенклатурой запасных частей. На каждый номенклатурный номер материала должна открываться отдельная карточка. Карточки передаются на склад вместе с приходными документами, материально ответственное лицо заполняет в них реквизиты, характеризующие места хранения (стеллажи, ячейки и т.п.). На основании первичных документов кладовщик обязан делать записи операций по приходу и отпуску материалов в карточках складского учёта в день совершения операций и ежедневно выводить в карточках остатки материалов. Такой метод учета материалов называется оперативно-бухгалтерским (сальдовым).
На складах с небольшой номенклатурой запасных частей вместо карточек допускается ведение учета в книгах складского учета, где предусматриваются все реквизиты карточек складского учета.
В конце месяца на основании данных карточек (книги) складского учета составляют отчет о движении продукции и материалов (ф.№215-АПК) (Приложение Л). Отчет составляет заведующий складом в количественно-стоимостном выражении. Записывают остатки на начало месяца . Записи в отчет по приходу формирует по источникам поступления: от поставщиков, от собственного производства, безвозмездное поступление; а отпуск группирует по каналам выбытия: на ремонт, на реализацию, в производство. В отчете записи ведут в хронологическом порядке. В конце месяца подсчитывают итог. Отчет составляется в двух экземплярах. Один остается в бухгалтерии для проверки и проставлении корреспондирующих счетов, а другой - отдается кладовщику.
Бухгалтер по учету запасных частей обязан систематически осуществлять непосредственно на складах в присутствии заведующего складом проверку своевременности и правильности оформления первичных документов по складским операциям, а также своевременности и правильности записей в карточках складского учета, производственных материально ответственными лицами. Проверку записей операций и выявленных кладовщиком остатков по каждой операции и выведенных кладовщиком остатков по каждой операции работник бухгалтерии подтверждает своей подписью по соответствующей строке карточки складского учета. Одновременно с указанной проверкой бухгалтер и кладовщик обязаны произвести приемку- сдачу первичных документов. Полученные со складов первичные документы подвергаются в бухгалтерии контролю по существу операций и правильности их оформления.
В организациях могут применять сальдовый и не сальдовый метод учета запасных частей.
В СП «Агрогранит» складской учет ведется на карточках складского учета. В конце месяца на основании первичных документов кладовщик составляет отчет о движении продукции и материалов в двух экземплярах. Вместе с первичными документами кладовщик предоставляет отчеты в бухгалтерию, где проверяют документы формально, по существу, арифметически. После проверки один экземпляр отдается заведующему складом, а другой остается в бухгалтерии для проставления корреспонденции счетов. Бухгалтер по учету запасных частей один раз в десять дней проверяет у заведующего кладовщиком правильность оформления документов, своевременность и правильность записей в карточках складского учета.