Тема 2. Організація як об’єкт управління
1.1. Поняття організації. 1.2. Загальні характеристики організації та складові її успіху.
2.1. Поняття організації.
Поняття «організація» (англ. organization) походить від давньогрецького слова «органон», яке позначає знаряддя або інструмент. Від нього ж пішло поняття «орган», а потім, як похідні, «організм» і «організація». Виросла організація із людських потреб у кооперації зусиль для досягнення своїх особистих цілей у зв’язку з наявністю цілого ряду фізичних, біологічних, психологічних і соціальних обмежень. Нині поняття «організація» широко вживається в багатьох науках (філософії, математиці, економіці, соціології та ін.) і в практичній діяльності. Це поняття багатозначне. Найчастіше воно означає: внутрішню упорядкованість, узгодженість взаємозалежних елементів цілого (системи); сукупність процесів або дій, що забезпечують досягнення цілей системи; об’єднання людей, спільна діяльність яких спрямована на реалізацію встановлених програм на основі певних правил і процедур. Таким чином, це поняття може означати об’єкт, властивості об’єкта та діяльність (процес) і вживається для позначення різних семантичних категорій: соціальної організації або інституту (статика) і процесу управління як впорядковуючої та свідомо координуючої діяльності (динаміка). Суспільство складається з безлічі організацій, з якими пов’язані всі аспекти і прояви людського життя − суспільства в цілому, економіки, науки, освіти, навіть особистого життя. Організація − це соціальне утворення з визначеними межами, яке свідомо координується і функціонує на відносно простій основі для досягнення мети. Під словами «яке свідомо координується» ми розуміємо управління, під «соціальним утворенням» − те, що організація складається з людей чи груп осіб, які взаємодіють між собою. Організаційні процеси містять у собі соціальну сутність, а взаємодія членів груп повинна бути збалансованою і припускає необхідність у координації. За висловом В. І. Терещенка, під організацією розуміється структура, кістяк, у рамках якого здійснюються певні заходи. Організація − це група людей, діяльність яких свідомо координується для досягнення загальної цілі чи цілей. Щоб бути справді організацією, ця група повинна відповідати таким вимогам: − наявність принаймні двох людей, які вважають себе частиною цієї групи; − наявність хоча б однієї спільної мети; − наявність членів групи, які свідомо працюють разом, щоб досягти значимої для всіх мети. Організації можуть бутиформальними і неформальними. Формальні організації виникають з волі керівників і проектуються ними цілеспрямовано. Вони мають чітку структурну ієрархію і визначені зони дій для кожного працівника. Неформальні організації − це організації, які виникають спонтанно. В осіб, які входять до них, відсутні єдині цілі; система соціальних зв’язків, норм і дій формується не за розпорядженням керівництва, а стихійно. Неформальні організації (групи) існують майже в усіх формальних організаціях, за винятком дуже малих. Їх виникнення зумовлене тим, що не всі інтереси і соціальні потреби людей можуть бути задоволені в межах формальної організації. Неформальні групи впливають на систему відносин у формальній організації (надалі організацією називатиметься лише формальна організація). Процес побудови організації часто теж називають організацією, хоча йдеться про функцію управління − «організування» (надалі термін «організування» вживатиметься саме на означення функції управління). Створені організації існують за внутрішньою логікою і можуть втрачати залежність від людей, що їх створили. Кожен індивід намагається використати організацію для досягнення власних цілей, сподіваючись, що вона дасть йому можливість займатися цікавою, престижною, важливою діяльністю, забезпечить певною інформацією, надасть необхідні права, владу, самостійність, гарантуватиме безпеку і соціальний захист. Організація, в свою чергу, використовує можливості працівників для зміцнення і розвитку. Тому вона очікує від них певного досвіду, знань, кваліфікації, активності, відповідальності, дисципліни, визнання своїх цілей і цінностей тощо. Загалом відносини між кожною конкретною людиною і організацією мають бути збалансованими. Однак баланс часто порушується, коли організація принижує людей до становища «гвинтиків», або коли люди використовують організацію у своїх корисливих цілях, завдаючи збитків її потенціалу та репутації. В обох випадках результат однаковий − організація слабшає і перестає ефективно функціонувати. Саме через особливості відносин людей в організації, що впливають на ефективність їх взаємодії, про організацію говорять як про соціотехнічну систему, в якій важливими є обидві складові − соціальна і технічна. Будь-яка організація складається з елементів (відділів, служб, груп, окремих виконавців), їхніх ролей і відносин, визначених ієрархією, поліархією, писаними і неписаними правилами (кодексами) поведінки. Ці ролі, відносини й кодекси можуть мати офіційні та неофіційні аспекти або офіційну і неофіційну структури. Поняття «організація» вживається щонайменше у трьох значеннях: − орга -нізація як система; − організація як стан; − організація як процес. Організації як системі притаманні такі ознаки: - цілісність –передбачається, що система являє собою сукупність конкретних елементів із властивими тільки їм властивостями і характером взаємозв’язку. Таким чином, система виділяється з нескінченного різноманіття об’єктів матеріального світу; - подільність − передбачається, що система допускає розподіл її на підсистеми й елементи, що, у свою чергу, мають системні властивості. Сама ж досліджувана система входить у більш широку сукупність елементів, тобто в систему більш високого рівня. Організація як процес є прояв суспільної діяльності, що виникла на основі суспільного поділу праці. Функціональним призначенням організації в цьому значенні є створення нових та удосконалення створених і функціонуючих систем будь-якого виду. Тому організувати значить створити нову систему або поліпшити стан колишньої в процесі її функціонування відповідно до мінливих внутрішніх і зовнішніх умов. Організація як форма суспільної діяльності завжди конкретна, як і інші види праці. Конкретність організації обумовлюється її об’єктом. Для виробничої системи велике значення має організація виробництва, праці та управління.
2.2. Загальні характеристики організацій та складові її успіху.
Усі складні організації мають загальні характеристики. Ці загальні риси допомагають зрозуміти, чому, щоб добитися успіху, організацією необхідно керувати. 1. Ресурси. В загальних рисах мета будь-якої організації вміщує перетворення ресурсів для досягнення результатів. Основні ресурси, які використовуються організацією, − це люди (людські ресурси), капітал, матеріали, технологія та інформація. 2. Залежність від зовнішнього середовища. Однією із найважливіших характеристик організації є її взаємозв’язок із зовнішнім середовищем. Жодна із організацій не може бути «острівцем у собі». Організації повністю залежні від навколишнього світу, від зовнішнього середовища − як щодо своїх ресурсів, так і щодо споживачів, користувачів їх результатів, яких вони намагаються досягти. Термін «зовнішнє середовище» враховує економічні умови, споживачів, профспілки, урядові акти, законодавство, конкуруючі організації, систему цінностей у суспільстві, суспільні погляди, техніку та технологію, інші складові. Велике значення має той факт, що хоч організація і залежить повністю від зовнішнього середовища, середовище це, як правило, знаходиться за межами впливу менеджерів. З кожним роком керівництву доводиться враховувати дедалі більшу кількість факторів зовнішнього середовища. 3. Горизонтальний розподіл праці. Найбільш наочною характеристикою організації є розподіл праці. Якщо дві особи працюють для досягнення однієї мети, вони повинні ділити роботу між собою. Розподіл всієї роботи на складові називають горизонтальним розподілом праці. Розподіл великого обсягу роботи на багаточисленні невеликі спеціалізовані завдання. 4. Підрозділи. Складні організації здійснюють чіткий горизонтальний розподіл за рахунок утворення підрозділів, які виконують специфічні конкретні завдання і досягають конкретної специфічної мети. Такі підрозділи часто називаються відділами або службами, хоча існують й інші назви. Як і ціла організація, частиною якої вони є, підрозді-ли − це групи людей, діяльність яких свідомо спрямовується і координується для досягнення загальної мети. Таким чином, за своєю суттю великі і складні організації складаються із декількох спеціально створених для конкретної мети взаємопов’язаних організацій і багаточисельних неформальних груп, які виникають спонтанно. 5. Вертикальний розподіл праці. Оскільки робота в організації розподіляється на складові, хтось повинен координувати роботу групи для того, щоб вона була успішною. Вертикальний розподіл праці відділяє роботу з координування дій від самих дій. Діяльність з координування роботи інших людей і становить суть управління. 6. Необхідність управління. Для того, щоб організація могла досягати своєї мети, завдання повинні бути скоординовані засобом вертикального розподілу праці. Тому управління є суто важливою діяльністю для організації. Бажання добитися успіху характерне для багатьох. Вважається, що організація діє успішно лише тоді, коли досягла своєї мети. Складовими успіху організації є: Виживання. Деякі організації планують свій розпуск після досягнення ними ряду заздалегідь запланованих завдань. Прикладом може служити будь-яка урядова комісія, яка створювалася для досягнення конкретної мети. Але виживання, можливість існувати якомога довше є первинним завданням більшості організацій. Це може продовжуватися нескінченно. Результативність і ефективність. Щоб успішно господарювати протягом тривалого часу, вижити й досягти мети, організація повинна бути як ефективною, так і результативною. Популярний дослідник Пітер Друкер говорить: результативність є наслідком того, що «робляться потрібні, правильні речі». А ефективність є наслідком того, що «правильно створюються ті ж речі». І перше, і друге однаково важливо. Практична реалізація. Управлінські рішення, як би добре вони не були обґрунтовані з точки зору теорії і підкріплені дослідженнями, це лише ідеї, думки. А мета управління – це виконання реальної роботи реальними людьми. Рішення є успішними тоді, коли вони реалізуються практично, результативно і ефективно, перетворюються в дію.