Сұрақ 1. Ақпарат мемлекеттік басқаруды дамыту негізі ретінде
ТАҚЫРЫП 8. Мемлекеттік басқарудың ақпараттық қамсыздандырылуы
Дәріс жоспары (2 сағат)
Дәріс 1
1. Ақпарат мемлекеттік басқаруды дамыту негізі ретінде
2. Мемлекеттің ақпараттық жүйесі және басқарушылық ақпаратты қалыптастыру көздері
Дебиеттер: нег: 1-21; қос 22-65
Сұрақ 1. Ақпарат мемлекеттік басқаруды дамыту негізі ретінде
Сегодня во всем мире признано, что информация является важнейшим средством организации и регулирования частной и общественной жизнедеятельности, одной из форм закрепления и распространения имеющихся и приобретаемых знаний, действенным инструментом и "материей" управления. Движение к "информационному обществу" еще более усиливает роль информации в решении любых человеческих проблем.
В таких условиях получение новой информации, хранение и поиск уже созданной, адекватное понимание и актуальное использование информации становятся очень трудным делом, требующим времени, сил и средств, создания специальных структур (систем), применения новейшей техники и технологии. Работа с информацией превращается в обширное и массовое занятие людей, а сама информация выступает основным источником интенсификации и гармонизации общественного развития. Перед обществом стоит проблема овладения информацией, ее организации, каналов движения, способов осмысления и оценки, механизмов эффективного использования на практике. Если здесь не будут предприняты упорядочивающие меры, то общество может "утонуть" в информации, остаться только с ее "шумами", которыми и так уже переполнено так называемое информационное поле. Проявляется парадокс: обилие информации создает информационные иллюзии и лишает людей информации, достоверной и реально нужной им.
Разумеется, что информация как совокупность каких-либо сведений, данных, фактов, характеристик о соответствующих предметах, явлениях, процессах, отношениях, событиях и т.д., собранных и систематизированных в пригодную для использования форму, составляет основу государственного управления.
По существу, все управленческие процессы — это не что иное, как поиск, фиксация, анализ, оценка, закрепление, распространение социальной информации, т.е. той информации, которая связана с отражением, познанием и преобразованием различных форм жизнедеятельности людей. Но, и это самое важное, в управлении вообще и в государственном управлении в частности происходит взаимодействие не со всей информацией, а только с той, которая непосредственно необходима для формирования и реализации государственно-управляющих воздействий. Речь идет об управленческой информации.
Управленческая информация — это часть социальной информации, которая выделена из ее общего массива по критериям пригодности к обслуживанию государственно-правовых процессов формирования и реализации управляющих воздействий. Она своими "корнями" проникает в социальную информацию, однако выбирает оттуда только то, что отражает управленческие потребности, интересы и цели людей, их совокупную властную волю, конкретные механизмы и способы организации и регулирования их сознания, поведения и деятельности.
Такая информация должна быть ориентирована, по крайней мере, по следующим направлениям:
во-первых, по месту и роли государства в системе частной и общественной жизнедеятельности людей и, соответственно, по компетенции конкретных государственных органов (объем и содержание управленческой информации призваны коррегироваться с компетенцией государственных органов);
во-вторых, по характеру и иерархии законов и иных нормативных правовых актов, подлежащих обязательной реализации в управленческих процессах (государственное управление во многом существует для исполнения законов, и ему нужна информация, раскрывающая состояние данных отношений);
в-третьих, по свойствам, формам и закономерностям управляемых объектов, которые дифференцируют и конкретизируют управляющие воздействия различных государственных органов, а также формируют специфические виды правоотношений.
В практике государственных органов об этом часто забывают и вводят в управленческую информацию много политики, идеологии, пропаганды, различных концепций и программ, обещаний и прогнозов. Порой простые управленческие требования так растворяются в массе слов, что их трудно обнаружить и уж, тем более, практически реализовать. Не всегда подобное происходит по злому умыслу, есть причины, это объясняющие, к примеру политизация управления, но в любом случае ненужные информационные "шумы" усложняют государственное управление. Поэтому рациональность и эффективность последнего напрямую обусловливаются качеством той информации, которая обозначается термином "управленческая информация".
Можно выделить следующие источники, объективно порождающие управленческую информацию:
а) нормы законодательных и иных актов, управомочивающие государственные органы и государственных служащих на принятие определенных управленческих решений или совершение управленческих действий в обозначенном времени и направлении (решения и действия по исполнению законов и иных нормативных актов);
б) обращения граждан в государственные органы по реализации своих законных интересов и субъективных прав (обслуживание и защита прав и свобод граждан);
в) обязательные указания вышестоящих государственных органов, подлежащие исполнению нижестоящими и обеспечивающие реальность государственного управления (директивная управленческая информация);
г) факты, отношения, выявляемые в процессах контроля, которые отражают состояние управляемых объектов, а также уровень функционирования управляющих компонентов (управленческая информация об обратных связях в процессах государственного управления);
д) проблемные, конфликтные, экстремальные и иные сложные ситуации, нуждающиеся в оперативном и активном сильном вмешательстве государственных органов и должностных лиц (управленческая информация о кризисных состояниях общественных процессов).
В государственном управлении управленческая деятельность есть «социально-политическая деятельность, процесс целенаправленного воздействия на волю и сознание людей. В ней применяются многие методы и средства, в том числе прогнозы, планы, принятие решений, методы организационной и инструктивной работы, государственного и общественного воздействия, материально-технические действия». Информация тут выступает «как условие для любого вида действия государственных органов, должностных лиц, депутатов, а также общественников, выполняющих те или иные функции в сфере управления».
Термину «информация» дается много определений, исходя из сферы ее использования. Информация — это фундамент, на основе которого строится управленческая деятельность каждой организации, и государственных органов в том числе. Информация позволяет: ориентироваться в ситуации, изменять ее, четко планировать действия, отслеживать результативность решений, избегать риска. «Информацию в государственном управлении следует рассматривать как совокупность различных сообщений, сведений, данных о соответствующих предметах, явлениях, процессах, отношениях и т. д. Эти сведения, будучи собранными, систематизированными и преобразованными в пригодную для использования форму играют в управлении исключительную роль». В государственном управлении, прежде всего, используется социальная информация. «Социальная информация представляет собой актуальные знания, сообщения, сведения о социальном и природном мире, которые необходимы социуму для его полноценного функционирования».
По происхождению и роли в процессах государственного управления информация может быть классифицирована следующим образом:
· организационная информация — сведения о структуре органов власти и управления, а также о лицах, занимающих должности в органах власти и управления, связанные с принятием решений;
· нормативная информация — сведения о нормативных правовых актах, определяющих взаимодействие граждан и организаций с государственными институтами и принятие решений в органах власти и управления;
· учетная информация — находящиеся в распоряжении государственных органов данные о лицах и/или объектах различной природы, систематически собираемые для целей использования в государственном управлении;
· административная информация — сведения об управленческих решениях, принятых органами власти и управления в сферах их ведения, включая сведения о событиях в государственных учетных системах, связанных с подготовкой этих решений.
Для использования в управленческих целях информация «должна быть полной, актуальной, достоверной, охватывать весь спектр интересующих госструктуру проблем, собираться регулярно, с определенной периодичностью и в необходимых объемах. Информация должна отвечать комбинации целей, которые ставит управленческая структура, с теми средствами, которыми она намерена их добиваться. Ее качественность и достаточность позволяют госструктуре иметь перед собой действенный план, определять реальные и точные цели управленческих воздействий».
Источники социальной информации в государственном управлении — это «государственные органы, а также специализированные информационные структуры, главными из которых являются органы государственной и отраслевой статистики, библиотеки, архивы, информационные агентства, спецслужбы, партийно-политические и общественные структуры, хозяйствующие субъекты». В каждой такой структуре имеет место «собственный, внутренний документооборот (внутренние информационные потоки), а также прямые (парные) информационные взаимодействия».
Каждый орган государственного управления по согласованию с другими (вышестоящими) органами и в соответствии с нормативной базой использует и выдает лишь ту информацию, которая соответствует его положению в системе управления.
Процесс анализа информации лежит в основе процесса принятия решений в независимости от уровня власти. Анализ информации предваряет остальные функции управления. В итоге аналитической работы разрозненные сведения приводятся в оптимизированную систему, позволяющую дать правильную оценку управленческой ситуации. «Совокупность выполняемых работ в рамках данной функции достаточно обширна: сбор информации, ее обработка, классификация, систематизация, хранение и анализ в целях управления». В зависимости от ситуации, отдельные этапы могут быть сведены к минимуму или, наоборот, детализированы. Например, если данные уже имеются, можно опустить этап сбора данных. Но, если это требуется, одни и те же этапы в рамках аналитического процесса могут повторяться несколько раз.
В частности, функция анализа данных наиболее ярко проявляется в следующих направлениях деятельности органов государственного управления:
· производство управленческих решений (т. е. перевод социальной информации в содержание нормативных актов, обеспечивающих управление);
· реализация управленческих решений (т. е. трансформация нормативно-правовых императивов в запланированное социальное поведение людей);
· контроль последствий реализации управленческих решений (т. е. отслеживание адекватности изменений в социуме тем целям и задачам, ради которых принималось управленческое решение).
Своевременно и качественно проведенный процесс анализа данных решает следующие задачи:
· генерализация информации;
· получение обоснованных выводов на базе полученной информации;
· повышение скорости и точности реакции властных структур на требования общественности;
· уменьшение временных затрат и повышение качества принимаемых решений.
В ходе информационно-аналитической работы данные превращаются в информацию в результате использования методов их анализа. Метод — это совокупность определенных операций, действий, которые необходимо предпринять, чтобы решить определенную задачу или достичь определенной цели. Применительно к анализу данных в управлении предлагается следующая классификация методов:
· метод сравнения (сравнение сопоставимых показателей для определения отклонений от плановых показателей, установления их причины и выявления резервов);
· индексный метод (разложение по факторам относительных и абсолютных отклонений обобщающего показателя);
· балансовый метод (сопоставление взаимосвязанных показателей с целью выяснения и измерения их взаимного влияния, а также подсчета резервов повышения эффективности производства);
· метод статистики (отражение цифровых показателей, характеризующих протекание различных процессов, состояний объектов с установленной для целей исследования периодичностью);
· метод цепных подстановок (получение корректированных значений обобщающего показателя путем сравнения значений двух стоящих рядом показателей в цепи подстановок);
· метод элиминирования (выделение действия одного фактора на обобщающие показатели организационной деятельности);
· графический метод (средство иллюстрации процессов, исчисления ряда показателей, оформления результатов анализа);
· функционально-стоимостной анализ (выбор наиболее оптимальных вариантов, определяющих решения в сложившихся или планируемых условиях).
Важная задача любого управленца — не избирая какой-то универсальный метод для анализа информации, пытаться комбинировать сильные стороны каждого метода, подходящего для конкретной управленческой ситуации. Важным обстоятельством является то, что на каждое управленческое решение влияет субъективный фактор. Субъективный фактор есть «источник риска для качества решений (адекватности, надежности, безопасности, достоверности) не только экспертов, которые включены в процесс применения тех или иных методов, но и ученых, которые создают и обосновывают формальные методы и теоретические модели».
Поэтому для сокращения риска при принятии решений в социальном управлении процесс анализа информации должен являться функцией отдельного структурного подразделения. В государственном управлении данным видом деятельности занимаются информационно-аналитические службы. «На информационно-аналитические подразделения органов государственного управления чаще возлагается информационное обеспечение, постановка задач, подбор и координация деятельности привлеченных экспертов, представление результатов аналитического исследования». Необходимость в постоянном «получении актуальной информации заставляет отслеживать и анализировать качество получаемой информации», выполнять такие процессы как «селекция и интерпретация информации, предоставляемой лицам, принимающим решения».
При оптимизации информационно-аналитического обеспечения в органах государственной власти, при работе информационно-аналитических отделов возникают различные проблемы. Сеть основных проблем информационо-аналитической деятельности в государственном управлении, которые отмечают исследователи, выражается в следующем:
· отсутствие целостной информационной инфраструктуры и информационной поддержки на уровне отдельных организаций и общества;
· недостаточное развитие технологий информационного обеспечения, заключающееся в недостатке технических средств и программного обеспечения;
· роль информационных служб сводится лишь к информационной работе (заключается только в сборе информации, а процесс анализа отсутствует);
· игнорируются прогнозно-диагностические, аналитические и коммуникационные составляющие в деятельности этих служб;
· отсутствует система подготовки и повышения квалификации сотрудников в области анализа информации.
Основными путями разрешения проблем в информационно-аналитической деятельности органов государственного управления представляются следующие:
· четкая организация процесса сбора и анализа информации;
· внедрение в службы государственного управления современных информационно-аналитических технологий, прикладных программ;
· повышение квалификации персонала в данной области;
· доработка, переработка, создание нормативно-правовой базы в области информационного обеспечения государственного управления;
· усиление внимания к социологической информации, которой, по мнению ученых, не уделяется должное внимание при разработке нормативных документов и при проведении различных государственных мероприятий, и более глубокий ее управленческий анализ.
Таким образом, резюмируя все сказанное выше, мы можем сделать следующие выводы:
1. Процесс анализа информации играет первостепенную роль при принятии управленческих решений, как в частном, так и в государственном секторе.
2. В государственном управлении особую роль играет социальная информация.
3. Информация должна собираться регулярно, с определенной периодичностью и в необходимых объемах, анализ информации должен происходить оперативно и качественно.
4. Выбор методов анализа должен происходить не по принципу «универсального метода», а по комплексному принципу, то есть следует комбинировать лучшие стороны каждого метода, подходящего для данной управленческой ситуации. Управленцу при выборе технологии анализа данных необходимо помнить о субъективном факторе.
5. В государственном управлении основными направлениями разрешения проблем в информационно-аналитической деятельности представляются: совершенствование организационных технологий в данной сфере, внедрение технических инноваций, повышение соответствующей квалификации персонала, совершенствование нормативно-правовой базы и усиление внимания к социологическим разработкам.