Порядок обработки документов в бухгалтерии
Поступающие в бухгалтерию документы обязательно проверяются, прежде всего – по форме, т.е. устанавливается необходимое количество заполненных реквизитов, наличие и правильность подписей, четкость и разборчивость заполнения документа. Затем осуществляют арифметическую проверку, при которой определяется правильность подсчетов в документе. После этого документы проверяют по существу, устанавливают законность и целесообразность фактов хозяйственной жизни.
Вопрос о соблюдении требований, предъявляемых к составлению первичных документов, является основным, хотя характер нарушений при их составлении и пути их дальнейшего использования могут существенно различаться.
По признаку соблюдения правил составления все бухгалтерские документы делятся на два вида: доброкачественные и недоброкачественные.
Доброкачественные документы должны отвечать:
- формальному требованию, т.е. каждый должен быть составлен в соответствии с требованиями Федерального закона «О бухгалтерском учете», отражать содержание законного факта хозяйственной жизни;
- требованию действительности, то есть отражать те факты хозяйственной жизни, которые были реально совершены.
Документы, не отвечающие хотя бы одному из перечисленных требований, являются недоброкачественными. К таковым можно отнести документы, которые неправильно оформлены, в которых заполнены не все необходимые либо заполнены лишние реквизиты и т. д. Такие документы бухгалтерия не вправе принимать к учету.
Запрещается принимать к исполнению и оформлению первичные документы по операциям, которые противоречат законодательству и установленному порядку приемки, хранения, расходования денежных средств и других ценностей организации. Такие документы должны быть переданы главным бухгалтером для принятия решения руководителю экономического субъекта.
Особое внимание необходимо обращать на документы, отражающие незаконные по своему содержанию операции, и документы, не соответствующие по содержанию фактически выполненным хозяйственным операциям. Это документы, в которых случайно или умышленно не получили отражения фактически выполненные или отражены вымышленные (фиктивные) факты хозяйственной жизни. Документы бывают бестоварными или безденежными либо такими, в которых получили ложное отражение сведения об отдельных сторонах действительно совершенных фактов хозяйственной жизни. Так, бестоварной называют накладную, которая содержит все необходимые реквизиты (наименование отпущенных товаров, дату отгрузки, подписи поставщика и покупателя), по которой, однако, фактически никакие отвары отпущены не были. Безденежным документам будет, например, расходный кассовый ордер с распиской о получении, по которому в действительности деньги получены не были. Ложные сведения могут относиться:
- к содержанию самого факта хозяйственной жизни – выдача не того товара, который указан в накладной,
- к дате совершения операции (например, для сокрытия недостачи деньги, поступившие 1-го числа, приходуются по кассе 10-го числа).
И, наконец, ложной может быть сумма заработной платы, выданной действительно работавшим лицам, когда завышен общий итог в графе «Сумма к выдаче на руки».
При решении вопроса о подлинности или подложности проверяемого документа нужно учитывать следующее:
1) полноценные документы, отвечающие все перечисленным требованиям, всегда являются подлинными;
2) неправильно оформленные документы могут быть как подлинными, так и подложными в зависимости от результатов проверки их по существу;
3) документы, отражающие операции, которые в действительности не совершались (бестоварные и безденежные документы), всегда являются подложными.
К подложным документам относятся и те, в которые внесены заведомо ложные сведения о содержании, дате или сумме хозяйственной операции.
Различают два вида подлога – материальный и интеллектуальный. При материальном подлоге либо вносятся изменения в подлинные документы, либо изготовляется целиком подложный документ. Интеллектуальный подлог заключается в том, что документ, составленный надлежащим лицом, содержит заведомо ложные сведения, о чем этому лицу известно. Поэтому в зависимости от вида подлога подложные документы подразделяются на фальсифицированные (материальный подлог) и содержащие для правомочного составителя документа заведомо ложные сведения (интеллектуальный подлог).
Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования. При ручной обработке дату записи в учетный регистр, а при обработке на компьютере - штамп. На документах обязательно проставляют корреспондирующие счета.
Все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы являющимися основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом или надписью «получено» или «оплачено» с указанием даты. Содержащаяся в принятых к учету первичных документах информация накапливается и систематизируется в регистрах бухгалтерского учета разработанных организациями при соблюдении общих методологических принципов учета.
Таким образом, бухгалтер обрабатывает документы, то есть проверяет их по форме, полноте, правильности заполнения реквизитов, а также по содержанию, законности и логической увязке отдельных показателей. Затем бухгалтер производит оценку - переводит натуральные и трудовые показатели в денежные или таксирует. В бухгалтерском учете все объекты показываются только в денежном измерении. И, наконец, проставляет корреспонденцию счетов на каждом документе.
Однородные документы предварительно группируются. Из первичных документов информация заносится в ведомость, и на общую сумму делается проводка в Главной книге.