Порядок организации документооборота, хранения первичных документов и учетных регистров
Документы в организации проходят несколько этапов:
1) составление;
2) принятие к учету;
3) проверку и обработку в бухгалтерии;
4) отражение операций в бухгалтерском учете;
5) передачу в архив.
Движение первичных документов в бухгалтерском учете от их создания или получения от других организаций, принятия их к учету, обработки и до передачи в архив называется документооборотом.
Качество бухгалтерского учета зависит от рациональной организации документооборота.
Документооборот регламентируется графиком, работу по его составлению организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя организации.
Цель графика – установить в организации рациональный документооборот, то есть предусмотреть оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определить минимальный срок его прохождения в подразделении.
Работники организации, начальники цехов, табельщики, кладовщики, подотчетные лица создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика, в ней перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и наименование подразделения организации, в которые представляются указанные документы.
Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и доброкачественное составление документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в них данных несут лица, составившие и подписавшие эти документы.
| Наименование документа | Составление документа | Обработка и проверка | Передача в архив | |||
| Ответственное лицо | Срок исполнения | Ответственное лицо | Срок обработки | Ответственное лицо | Срок передачи | |
| Распоряжения, приказы | Секретарь | Ежедневно | Гл. бухгалтер | По представлению | Бухгалтер | По истечении отчетного периода |
| Табель (ф. 0504421) | Инспектор по кадрам | Ежемесячно (1-го числа месяца) | Бухгалтер | До 4-го числа месяца | Бухгалтер | По истечении отчетного периода |
| Кассовые документы | Бухгалтер- кассир | Ежедневно | Бухгалтер | Ежедневно | Бухгалтер | По истечении отчетного периода |
Рисунок – График документооборота
| Наименование документа | Составление документа | Обработка документа | Передача в архив | |||
| Ответственное лицо | Срок исполнения | Ответственное лицо | Срок обработки | Ответственное лицо | Срок передачи | |
| Реестр документов (вместе с документами) | Бухгалтер обособленного подразделения | Ежемесячно (1-го числа месяца) | Бухгалтер головного учреждения | Ежемесячно (10-го числа месяца) | Бухгалтер | По истечении отчетного периода |
Контроль соблюдения исполнителями графика документооборота осуществляет главный бухгалтер.
Требования главного бухгалтера, касающиеся порядка оформления фактов хозяйственной жизни и представления в бухгалтерию необходимых документов и сведений, являются обязательными для всех подразделений и специалистов организации.
Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты подлежат обязательной передаче в архив. Но до этого они должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.
Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях.
Обработанные первичные документы, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива.
Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены.
Учетные регистры и относящиеся к ним обработанные документы, сшитые и сгруппированные надлежащим образом, сдаются в архив организации, как правило, после сдачи годового отчета.
Перед сдачей в архив однородные первичные документы формируют в дела, содержащие обычно по 250 листов, толщиной не более 4 см. При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:
- документы постоянного и временного сроков хранения необходимо сгруппировать в дела отдельно;
- подлинники должны быть отделены от копий, годовые сметы и отчеты – от квартальных и месячных;
- в дело должно быть включено по одному экземпляру каждого документа.
Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяют к документам, к которым они относятся.
Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.
Организация обязана хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.
Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после отчетного года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз. Сроки хранения документов по заработной плате - 70 лет.
Первичные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия, прокуратурой, судами, налоговыми органами на основании постановления в соответствии с законодательством.
Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается соответствующему должностному лицу организации. Главный бухгалтер или другое должностное лицо вправе в присутствии представителей органов производивших изъятие снять копии с документов с указанием основания и даты их изъятия. В случае если в соответствии с законодательством Российской Федерации первичные учетные документы, в том числе в виде электронного документа, изымаются, копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в документы бухгалтерского учета.
В случае если в соответствии с законодательством Российской Федерации изымаются регистры бухгалтерского учета, в том числе в виде электронного документа, копии изъятых регистров, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в состав документов бухгалтерского учета.
В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель организации назначает приказом комиссию по расследованию причин, в необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашают представителей правоохранительных органов и Государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются актом, акт утверждает руководитель экономического субъекта.