Сбор и распределение информации
В рамках проекта существует потребность в осуществлении различных видов коммуникаций:
● внутренние (внутри команды проекта) и внешние (с руководством компании, заказчиком, внешними организациями и т. д.);
● формальные (отчеты, запросы, совещания) и неформальные (напоминания, обсуждения);
● письменные и устные;
● вертикальные и горизонтальные.
Процессы сбора и обработки данных о фактических результатах и отображение информации о состоянии работ в отчетах обеспечивают основу для координации работ, оперативного планирования и управления. Отчетность о ходе выполнения включает:
● информацию о текущем состоянии проекта в целом и в разрезе отдельных показателей;
● информацию об отклонениях от базовых планов;
● прогнозирование будущего состояния проекта.
Документирование результатов хода работ включает в себя:
● сбор и верификацию окончательных данных;
● анализ и выводы о степени достижения результатов проекта и эффективности выполненных работ;
● архивирование результатов с целью дальнейшего использования.
Под информационной технологией понимают совокупность процессов сбора, передачи, переработки, хранения и доведения до пользователей информации, реализуемых с помощью современных программных средств.
Информационная система управления проектом
Информационная система управления проектом — организационно-технологический комплекс методических, технических, программных и информационных средств, направленный на поддержку и повышение эффективности процессов управления проектом.
Персональные компьютерные системы, оснащенные программным обеспечением для управления проектами, должны обеспечивать выполнение следующих функций:
● работу в многопроектной среде;
● разработку календарно-сетевого графика выполнения работ;
● оптимизацию распределения и учет ограниченных ресурсов;
● проведение анализа "что, если";
● сбор и учет фактической информации о сроках, ресурсах и затратах автоматизированной генерации отчетов;
● планирование и контроль договорных обязательств;
● централизованное хранение информации по реализуемым и завершенным проектам и т.д.
Интернет/Интранет являются технологиями, сближающими предприятия и проекты. Они предоставляют доступ к информации проектов не требуя на его организацию значительных средств. Размещение сайт-проекта в сети Интернет является самым оптимальным и, наверное, единственным способом информирования участников о его состоянии в тех случаях, когда они находятся в различных точках земного шара.
Интранет базируется на тех же элементах, что и Интернет. Принципиальное отличие между ними заключается в том, что пользователями Интранет является ограниченный круг лиц, который, как правило, cocтавляют работники конкретной корпорации, организации, предприятия.
Видеоконференции позволяют передавать аудио-, видеоинформацию по локальным сетям и Интернет. Применяются также голосовые конференции для компьютерной телефонии в Интернет.
Контрольные вопросы:
1 Что подразумевается под процессом управление коммуникациями проекта?
2 Дайте определение понятию «информация»?
3 Как проводится сбор и распределение информации?
4 Какие виды коммуникаций в рамках проекта необходимо осуществлять?
5 Что включает в себя отчетность о ходе выполнения?
6 Что подразумевается под информационной технологией?
7 Что подразумевается под процессом информационные системы управления проектом?
8 Какие функции должны быть выполнены персональными компьютерными системами для управления проектами?
9 Что такое Интернет?
10 Что такое Интранет?
II. ПРАКТИЧЕСКИЕ ЗАНЯТИЯ