Информационная система организации
Современные организации применяют информационные технологии для совершенствования методов работы В результате изменяется организационная структура, разрабатываются новые организационные взаимосвязи, которые ранее эк кономично были невозможны Поэтому информационные технологии является очень перспективной и эффективной сферой для капиталовложений Принципиальная схема построения и взаимодействия основных элементов современной информационной сист еми организации представлена ??на рис 9. 9.3.
Информационную систему организаций целесообразно рассматривать в разрезе следующих подсистем:
• подсистема текущей информации (электронная почта, оперативный учет, выборочная отчетность);
• подсистема административной информации (законодательные акты, нормативные акты, методический материал);
• подсистема накопления и хранения данных (компьютерный банк данных);
• учетная подсистема (бухгалтерский учет, налоговый учет, статистика, мониторинг);
• эксплуатационная подсистема (разработка целевых программ, проектные услуги, управление персоналом, издательская деятельность);
• компьютерная подсистема (Интернет, внутренняя компьютерная подсистема)
Изменения в организации и технике управления под влиянием информационных технологий и автоматизированных офисов происходят по следующим направлениям Во-первых, коренным образом меняется организация и техника информац ции обеспечение руководителя Особое значение приобретает массовое внедрение мини-и микрокомпьютеров, персональных компьютеров как составных частей информационных систем, связанных с сетью банков данных При этом работа по сбору, обработке и распространению информации осуществляется удобными интерфейсами \"человек - ЭВМ\", не требующие специальной подготовки (диалоги на естественном языке, речевой ввод - вывода информации) Существенно сми. Істотно змі-
изменяется также техника хранения и обработки информации Автоматизируются системы принятия, упорядочения, хранения и передачи информации, в которых поддерживается чистота информационных каналов и не допуск кается неполнота информации, дублирование, ввод информации, рассчитанной на другие уровни управленийя.
Во-вторых, осуществляется автоматизация отдельных функций руководителя Возросло количество эффективных автоматизированных систем, охватывающих производство, хозяйственную деятельность, организационно-технологические процессы и Большая часть работы при составлении планов передается компьютеру При этом существенно повышается качество планов, разработанных с использованием микрокомпьютеров на низшем уровне управления Кроме того, ч итко согласуются планы для отдельных подсистем системы управления Совершенствуются системы контроля, позволяющие выявить отклонения от запланированного уровня и причин возникновения таких отклоненийилень.
В-третьих, существенно изменяются и средства коммуникации, не считая обмена сообщениями через сеть микропроцессоров Особое значение приобретает система телекоммуникаций, которая дает возможность проведен ния заочных совещаний, телеконференций (участники которых могут находиться друг от друга на значительных расстояниях), оперативной передачи информации Соответственно меняются методы и техника коммуникационных отно сын руководителей с подчиненными и органами управления высшего уровняня.
Автоматизированный офис предъявляет новые требования к деловым качествам руководителя, среди которых умение и навыки пользоваться сложной техникой управления, определять стратегию развития системы, руководить коллективом м, мотивировать и направлять его деятельность Особое место занимает умение разрешать конфликты, оперативно реагировать на возникновение проблемных ситуаций, четко обосновывать принятые решения, своевременно доводить их до исполнителей Творческий подход к решению управленческих задач, развитие стратегического мышления руководителей способствуют использованию новых информационных технологий, возможности автоматизированного их офисеів.
В процессе обучения руководителей современным информационным технологиям главное внимание уделяется собственно управлению, а не машинным языкам и математическим методам в системах повышения квалификации, действующих в в организациях, важное значение придается базовому курсу по умение управлять, улучшению стиля работы руководителя, развития стратегического мышления Формируется набор методов обучения работе с новыми др. формационной технологиями, предполагает использование специальных учебных модульных программ, сетей для передачи информации о новых методах, средства и технику управления Кроме того проводятся занят я через систему телекоммуникаций (анализ ситуаций, деловые игры, дискуссии), применяются средства массовой информации (в основном телевидение) с целью мотивации саморазвития руководителей и специалистов, пр ишення некоторых информационных задач обучения, рекламы новых методов, средств и техники управленияння.
время в процессе обучения кадров большое внимание уделяется так называемым корпоративным системам, т.е. комплексным информационным системам управления организациями В этом случае электронная обработка данных с обеспечивает все стороны управления организациями Находясь на своем рабочем месте, руководители получают необходимую информацию Появление персональных компьютеров, которые могут быть подключены к другим ЭВМ значительно расширила возможности использования баз данных конкретными пользователями для оперативного получения необходимой информации из больших ее массивов Персональные ЭВМ позволяют получать срав ни данные, отслеживать динамику изменения показателей, в том числе и в графическом виделяді.
Информационные сети создают реальные предпосылки для формирования ряда новых принципов управления, соответствующие изменениям внешней и внутренней среды организации Сущность этих принципов своды иться к такому:
• происходят контакты не руководителя с подчиненными, а равноправных работников;
• каждый сотрудник должен иметь доступ к любой информации об организации, к знаниям любого сотрудника организации;
• должны действовать команды, которые работают или над определенным проектом, либо с определенным заказчиком, или классом клиентов;
• целостность организации поддерживается за счет создания сети команд;
• работа ведется в режиме реального времени, включая \"запараллеливания\" работ и их итеративно-коммуникационную организацию (вместо последовательной и кооперативной);
• создаются технико-организационные условия для формирования виртуальных звеньев, члены которых могут находиться в разных географических точках
Использование информационных технологий, сети Интернет и всех видов сетевой организации, бесчисленных компьютерных программ позволяет не только оперативно получать информацию и принимать решения но и приводит много существенных организационных изменений Сокращается бюрократический аппарат, пересматриваются традиционные взгляды на роль и механизм эффективной связи корпораций, открываются безграничные мо жливости финансовых рынков, инвестирования, укрепляется сплоченность персонала С Интернетом связана реальная диффузия знаний, их доступность в любом уголке земли, общее привлечение людей к культ урних ценностей Существенно увеличиваются темпы роста производительности физического и умственного труда наибольшей степени информационной экономике воплощают инновации и знания Экономический и управленческий потенции л организации зависит от способности менеджеров контролировать информацию, манипулировать ею, зориентовуваты персонал на наиболее эффективное использование ресурсеурсів.
Особенно важными составляющими информационной системы управления:
• информация, которая отражает материальные, социальные, технические и технологические параметры объектов управления;
• данные о нормы, нормативы, стимулы, которые регулируют производственную, социально-обслуживающую, духовно-культурную и иную деятельность, которая имеет потребительский характер;
• материалы, определяющие деятельность организации в сфере управления (законодательные и другие нормативно-правовые акты, договорные обязательства и плановые задания, задачи органов высшего уровня, результаты и контрольных актов)
• данные о количественном и качественном составе, уровень подготовки и квалификационное роста персонала организации (совокупность всех данных, характеризующих человеческий потенциал субъекта управления)
Система информационного обеспечения организаций должна отвечать следующим требованиям: хранить информацию в объеме, и достаточном для решения задач организации, осуществлять копирований ния и хранения массивов информации согласно требованиям к хранению информации; обеспечивать минимальный объем ручного ведения входных данных; гарантировать возможность расширения информационных массивов и с учетом перспектив развития систем.
21.
Виды коммуникационных сетей (структур)
Внутренняя среда организации подразумевает наличие эффективных горизонтальных (между подразделениями) и вертикальных (между уровней управления) коммуникаций.
а) Вертикальные коммуникации должны быть не только нисходящими (в виде прямых приказов и распоряжений), но и восходящими (оповещение, отчеты, служебные записки, заявления и т.д.). Наличие восходящих коммуникаций позволит улучшить разработку целей и задач, повысить производительность труда, в т.ч. управленческого, повысить нематериальную мотивацию персонала, повысить качество продукции (кружки качества) и т.д.
Одной из сторон вертикальных коммуникаций являются взаимоотношения руководителя с исполнителем или с рабочей группой. Здесь имеет значение наличие и особенности межличностных неформальных коммуникаций, доверие, уровень мотивации (в т.ч. нематериальной), полнота информации, стиль управления и т.д.
б) Горизонтальные коммуникации позволяют специализированным элементам работать совместно, продвигая организацию в нужном направлении. Горизонтальные коммуникации носят функциональный (консультативный, рекомендательный, согласующий) характер. Их эффективная организация позволяет улучшить целеполагание организации, повысить скорость принятия оптимальных решений и т.д. Также это позволит сформировать равноправные отношения в организации. Что положительно влияет на уровень заинтересованности персонала в эффективной работе.
в) Также в организации возможны диагональные связи, которые, в большинстве случаев, носят неформальный характер и возникают между участниками одного процесса, не находящихся в формальных отношениях.
Связь между источником и получателем, определенная в виде фиксированных связей, называют коммуникационной сетью. Коммуникационная сеть предполагает наличие разнообразных способов связей между участниками информационного процесса и характеризуются определенным техническим и структурным взаимодействием.
Виды коммуникационных структур:
• открытые, которые характеризуются
– наличием «тупиков» (субъектов, на которых прекращается цепочка коммуникаций, т.к. им не с кем дальше взаимодействовать)
– наличием «посредников» или «контролеров» (в силу своего положения могут препятствовать коммуникациям: останавливать, искажать, изменять направление)
• замкнутые (тупики и контролеры либо отсутствуют, либо могут быть обойдены)
• комбинированные
Коммуникации могут быть одноуровневые (только горизонтальные) и многоуровневые (горизонтальные и вертикальные). Последние обычно имеют центральное звено, служащее исходным пунктом вертикальных коммуникаций.
Способы организации коммуникаций
а) Жесткие образования (бюрократические, формальные)
– «Змея» (редко существует самостоятельно, чаще – как элемент; субъект «В» является посредником и контролером субъектов А и Б)
– «Звезда» (нельзя превышать норму управляемости субъекта «А»; легко поддерживать порядок; нет неформальных каналов; годится только для небольших организаций)
– «Шпора» (для более крупных организаций; субъекту «А» помогает посредник «Б», который может получить значительную неформальную власть над «В», «Г», и «Д»; нельзя превышать норму управляемости А и Б, т.е. использовать в многопрофильных организациях)
– «Палатка» (для многопрофильных организаций; один уровень горизонтальных каналов)
– «Дом» («Палатка» с двумя горизонтальными уровнями; сеть позволяет руководителям сосредоточиться на главном, наделив исполнителей большой самостоятельностью в решении оперативных задач; есть риск ухода из процесса участника, т.к. множество путей сообщений)
б) Гибкие образования (консультативные и совещательные)
В гибких образованиях преобладает неформальное и полуформальное общение. Сети обычно замкнуты, а посредники являются не столько контролерами, сколько связниками во взаимодействии участников.
– «Круг» (стимулирует творческие процессы)
– «Колесо» (как «Круг», только с возможностью координации; «Д» – не руководитель, а неформальный лидер)
– «Соты» (связь творческих групп в крупных организациях; предполагает наличие «соединительного звена»; возможны тупики и связники легко превращаются в контролеров)
