Порядок выдачи наличных денег
Расход наличных из кассы отражается по кредиту счета 50 «Касса» на основании расходного кассового ордера (форма № КО-2). Под отчет организацией и предпринимателем деньги выдаются по расходным кассовым ордерам, а для выплат заработной платы, стипендий и других аналогичных сумм: по расходным кассовым ордерам, расчетно-платежным ведомостям, платежным ведомостям.
Деньги кассир выдает непосредственно получателю, указанному в этих документах, при предъявлении им паспорта или другого документа, удостоверяющего личность, либо по доверенности и документу, удостоверяющему личность
Кассир и в этом случае проверяет наличие подписей руководителя, главного бухгалтера или бухгалтера и их соответствие имеющимся образцам, соответствие сумм денег, проставленных цифрами, суммам, указанным прописью. При выдаче денег по Расходному кассовому ордеру кассир проверяет также наличие подтверждающих документов, перечисленных в этом документе, соответствие Ф.И.О. получателя денег, указанных в расходном ордере, данным документа, предъявляемого в качестве удостоверения личности.
Если деньги выдаются по доверенности, в ведомостях перед подписью лица, которому доверено получить деньги, кассир пишет "по доверенности". Сама доверенность прилагается к документу, на основании которого выдаются деньги
При выдаче денег по Расходному кассовую ордеру получатель денег указывает в нем получаемую сумму прописью (копейки - цифрами) и подписывает его. Деньги к выдаче кассир готовит таким образом, чтобы получатель мог наблюдать за его действиями. Получатель денег должен пересчитать их под наблюдением кассира, в противном случае претензии по сумме не принимаются. После выдачи денег кассир подписывает Расходный кассовый ордер
Предприятия выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы. Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели. Для выдачи денег работнику под отчет расходный кассовый ордер организацией и предпринимателем оформляется на основании письменного заявления подотчетного лица, составленного в произвольной форме и содержащего собственноручную надпись руководителя о сумме денег и о сроке, на который выдаются деньги, а также подпись руководителя и дату.
Отчитаться подотчетное лицо должно в течение 3 дней после истечения срока, на который выданы деньги, или со дня выхода его на работу, предъявив авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. В срок, установленный руководителем, главный бухгалтер или бухгалтер (при их отсутствии - руководитель) проверяют отчет, руководитель его утверждает, и по нему производится окончательный расчет. Под отчет деньги выдаются только при условии полного погашения задолженности по ранее полученной сумме.
Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
Кредит 50 «Касса»
Срок выдачи денег для выплат заработной платы, стипендий и на другие цели определяется руководителем и указывается в Ведомости. Продолжительность срока выдачи денег на эти цели не может превышать 5 рабочих дней (включая день получения наличных денег на эти цели в банке).
Выдача заработной платы работникам организации оформляется:
Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»
Кредит 50 «Касса»
В последний день выдачи денег кассир ставит в ведомости оттиск штампа или делает надпись "депонировано" напротив фамилий работников, которым не выданы деньги, подсчитывает и записывает в итоговой строке сумму фактически выданных денег и сумму, подлежащую депонированию и сдаче в банк, сверяет эти суммы с итоговой суммой по ведомости.
Депонирована не выданная в срок заработная плата
Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»
Кредит 76/4 «Расчеты по депонированным суммам»