Побудова ресурсних гістограм
Після того як ресурси визначені й скоординовані з календарним планом, треба зіставити їх із наявними ресурсами фірми.
Потрібно взяти до уваги:
- нормальну продуктивність праці (з урахуванням рівня підготовки і кваліфікації);
- існуючі зобов’язання стосовно інших проектів (якщо з одного джерела береться робоча сила);
- очікуваний рівень невиходів (через хвороби та інші причини, які інколи становлять близько 25 %);
- збільшення обсягу ресурсів, що можливе за рахунок:
а) позаурочних годин;
б) використання субпідрядників;
в) зміни режиму роботи за проектом, що зумовить зміну планів по ресурсах.
Ці шляхи вимагають більших витрат, що потрібно враховувати під час їх оцінки. Наявність ресурсів доцільно подати за допомогою табл.5.2.
Таблиця 5.2 Календар та обсяги наявних ресурсів
| Вид ресурсу | Наявна кількість у день, чол. | Дата початку | Дата кінця |
На підставі наведеної інформації маємо гістограму наявності ресурсів (рис. 5.1).
Отже, таблиця і гістограма не пов’язуються з роботами, а просто фіксують кількість наявних ресурсів у розрізі календарного часу. Вони дають змогу проконтролювати, чи не заплановані якісь роботи у періоди, коли відсутні ресурси (державні, релігійні свята і т. ін.). Гістограма потреби у ресурсах подібна до стовпчикових діаграм, де по горизонтальній осі вказуються календарні терміни, по вертикальній — щоденна кількість необхідних для виконання усіх робіт ресурсів по кожній професії окремо. Вона дуже широко застосовується у плануванні проектів, оскільки є наочною, її легко зрозуміти і поєднати з іншими аспектами планування.
Рис. 5.1. Гістограма наявності ресурсів
Для її побудови треба мати:
- календарний графік для ранніх строків (робимо припущення, що намагаємося виконувати всі роботи якомога раніше);
- прогнози потреби у ресурсах у розрізі робіт.
Гістограма ресурсів будується виходячи з потреби по всіх роботах додаванням. На підставі показників цієї таблиці будується календарний графік потреби у певному ресурсі по всіх роботах (рис. 5.2).
Рис. 5.2. Календарний графік потреби у ресурсі
Зіставлення необхідних і наявних ресурсів дає змогу визначити нестачу або надлишок їх. Нестача ресурсу призводить до збільшення тривалості виконання роботи, якщо на це не звернути уваги. Шляхами подолання означеної проблеми є:
- позаурочний час роботи (при цьому не треба залучати нових працівників, але знижується продуктивність наявних);
- збільшення робочих змін (зростає рівень використання устаткування, проте слід брати до уваги можливу кількість розміщення людей в обмеженому просторі);
- підвищення продуктивності праці (за допомогою освіти і тренування);
- принцип «зробив і пішов»: працівник може піти з робочого місця після завершення необхідного обсягу робіт (якщо навіть йому сплачують за робочий день або зміну), в такий спосіб роботи не будуть розтягуватись у часі;
- залучення субпідрядників (збільшується тимчасова робоча сила, але вона є дорожчою. Це також нагода зіставити продуктивність своїх працівників із залученими іззовні. Інколи вона підвищується, але треба слідкувати за якістю і моральним кліматом);
- крива навчання (з виконанням однакової роботи витрати часу знижуються у міру набуття навичок і зростання продуктивності праці робітників).
Надлишок ресурсів — це також проблема, оскільки непрацюючим треба все одно платити заробітну плату. Ці витрати можна скоротити шляхом:
- спрямування вільних ресурсів на виконання критичних робіт;
- виконання складових частин заздалегідь;
- установки устаткування заздалегідь;
- тренінгів персоналу на майбутнє;
- оцінки минулих проектів, аби передбачити тенденції у використанні ресурсів, і, відповідно, звільнення зайвих працівників.
Прибутковість компанії у довгостроковий період залежить від ефективності використання ресурсів.