Заседания коллегиальных органов управления
Особой формой управленческого общения являются заседания коллегиальных органов управления. В демократических системах единоличное управление очень часто заменяется коллективным (коллегиальным, командным).
При изучении проблемы заседания коллегиальных органов управления будут рассмотрены четыре вопроса:
1. Понятие коллегиального управления;
2. Методика подготовки заседания коллегиального органа управления;
3. Рекомендации по проведению заседаний коллегиальных органов;
4. Психологические правила дискуссии на заседаниях коллегиальных органов.
Субъекты управления могут быть двух типов: единоличный (руководитель, менеджер) и коллективный. К коллективным органам управления относятся: коллеги, президиумы, дирекции, советы, ректоры и др.
Коллективные органы управленияпо наиболее распространенной форме – коллегии – часто называют коллегиальными.
В государственных органах управления обычно создаются коллегии – высшая управленческая структура. Например, в республике Беларусь в каждом министерстве создается коллегия под председательством министра. Состав коллеги утверждается Советом Министров. Все наиболее важные вопросы отрасли обсуждаются на коллегии, и по ним принимаются решения.
В мировой практике управление организациями обычно осуществляется на принципах единоначалия. Коллегиальные органы выполняют совещательную функцию. А окончательное принятие решений и ответственность за них остается прерогативой первого лица – руководителя.
Исключением из правила единоначалия является Совет акционеров. Здесь решение принимается большинством, которое владеет 50 % плюс одна акция.
В сфере производственного управления, несмотря на единоначалие, коллегиальные органы играют очень важную роль. Расхождение во взглядах между руководителем и большинством состава коллегии означает кризис управления. В этом случае вышестоящие инстанции или акционеры должны принять решение о замене либо руководителя, либо состава коллегии.
Так, в Беларуси по положению о министерствах, в случае несогласия министра с большинством коллегии министерства, предусмотрена следующая процедура. Министр проводит приказом свое решение, но ставит в известность Совет Министров о своем расхождении с коллегией. Совмин должен урегулировать ситуацию. Обычно это делается за счет кадровых замен.
Методика подготовки заседания коллегиального органа управления заключается в предварительном осуществлении комплекса мер, которые позволяют обеспечить успешное проведение заседания и принятие продуманного, грамотного решения. Меры по подготовке выстраиваются в конкретную последовательность – алгоритм. Рассмотрим его.
1. Определение повестки дня.
Вопросов не должно быть много, так как рассмотрение их будет поверхностным, а решения могут быть приняты не самые удачные. Иными словами, повестку дня перегружать не следует.
2. Назначение докладчиков по каждому вопросу.
В качестве докладчиков по вопросам повестки дня принято назначать руководителей, отвечающих за эти вопросы, либо их непосредственных начальников. По относительно небольшим вопросам вместо доклада может быть заслушан отчет или сообщение.
3. Назначение комиссии по проверке.
Комиссия должна состоять из специалистов «со стороны», то есть не из исполнителей рассматриваемой работы. Цель комиссии состоит не в том, чтобы найти недостатки, а в помощи в решении имеющихся проблем. Это может быть достигнуто именно благодаря как бы «взгляду со стороны». Специалисты-исполнители уже привыкли к каким-то вещам, и их просто не замечают. Председатель комиссии обычно делает содоклад. Комиссия готовит проект постановления. Если вопрос относительно простой, вместо комиссии может быть назначен один проверяющий, либо оппонент.
4. Определение круга приглашенных лиц.
Заседания органов управления проходят, как правило, в открытом режиме. На заседания обычно приглашается широкий круг работников, которые имеют отношение к рассматриваемым вопросам. Кроме своих сотрудников, это могут быть партнеры, смежники, потребители, представители вышестоящих органов, эксперты.
5. Составление списка выступающих.
По каждому вопросу, кроме доклада и содоклада (итогов проверки), на заседании должны быть участники обсуждения – выступающие. Желание выступить должно быть вольным. Однако при этом возможны заминки – желающих сразу не найдется. Чтобы этого не произошло, два-три выступающих должны быть предупреждены предварительно. Это, кроме того, позволит им подготовиться, и сказать дельные вещи. Наличие короткого списка выступающих вовсе не лишает остальных возможности включиться в дискуссию.
6. Подготовка наглядных материалов.
К заседанию по рассматриваемым вопросам следует подготовить наглядные материалы. Это могут быть образцы продукции, схемы, графики, диаграммы, таблицы. Они могут быть в форме так называемого «раздаточного материала», либо световой информации на экране, либо на мониторах участников заседания. При рассмотрении сложных вопросов и представительных заседаний к ним могут быть приурочены специальные выставки.
7. Подготовка проекта постановления.
По каждому вопросу итогом обсуждения является принятие постановления (решения). Чтобы решение не сочинять «на ходу», заранее готовится его проект. Обычно это поручается комиссии по проверке. Наличие проекта не лишает участников заседания возможности вносить любые предложения, корректировать проект. В результате проект может измениться кардинально.
Рекомендации по проведению заседаний коллегиальных органов позволяют провести управленческое общение эффективно, достигнуть планируемых результатов. Частично методика проведения заседаний перекликается с порядком ведения деловых совещаний.
Установите регламент. Это позволит дисциплинировать участников, и беречь рабочее время.
Добивайтесь разговора по существу. Направляйте выступающих на решение обсуждаемых вопросов, на внесение конкретных предложений.
Делайте перерывы. Непрерывно и результативно заседать можно в течение не более полутора часов. Если этого не учитывать, участники заседания перестанут адекватно воспринимать содержание разговора. В зависимости от уровня и вида заседания, на перерыве уместно делать «кофе-паузу».
Добивайтесь качественного решения по каждому вопросу. Направляйте разговор в ходе обсуждения так, чтобы затрагивался проект решения. Все предложения, внесенные по проекту решения, ставьте на обсуждение и голосование. Если решение получается сомнительного качества, его не надо принимать. Надо создать группу (комиссию) для доработки решения, с учетом содержания прошедшего обсуждения.
Качественным решением можно считать такое, реализация которого помогла решить обсуждаемую проблему.
Психологические правила дискуссии на заседаниях коллегиальных органов управления призваны повышать результативность заседаний. Рассмотрим три основных правила (таблица 2.2).