Принципы организации работ (формальной организации)
Эти принципы показывают, как организовать работу, как распределить права и обязанности, как использовать ресурсы.
3.1. Принцип порядка. А. Файоль выделяет материальный и социальный порядок. В первом случае следует придерживаться принципа «Каждой вещи свое место, каждая вещь на своем месте». Во втором случае - «Каждому человеку свое место, каждый человек на своем месте».
Цель принципа порядка - правильная расстановка ресурсов во избежание потерь времени. Смысл материального порядка не в формальном выполнении требования расположить материальные объекты правильно и красиво, а в том, чтобы любой материальный объект можно было бы оперативно найти изапустить в производство. За видимостью порядка зачастую стоит беспорядок. Так, нужный материал (например, доски нужного типоразмера) может располагаться в аккуратно сложенных штабелях, но в самом низу. Таким образом, принцип материального порядка реализуется в непосредственной связи с оперативно-производственным планом, диспетчированием ипринципами технической и технологической подсистем управления.
Для выполнения принципа социального порядка необходимо выполнение двух условий: хорошая организация и хороший отбор кадров. В первом случае речь идет о четком распределении репей, о правильном определении потребностейорганизации. Второе условие обеспечивается опытом принимающих на работу и современными методами тестирования.
3.2. Принцип дисциплины. Данный принцип повторяется и у А.Файоля. и у Г.Эмерсона, что говорит о его важности в организации. Принцип основан на «уважении соглашении, рассчитанных на то, чтобы обеспечить повиновение, прилежание, энергичность и внешнее проявление уважения» (А. Файоль). Соглашения могут обсуждаться и не обсуждаться, то есть вырабатываться непосредственно руководством. Соглашение может быть устным или письменным - например, в коллективном договоре с профсоюзами или в рамках «писаных стандартных инструкций», по выражению Г.Эмерсона.
Для эффективной реализации принципа необходимы хорошие руководители на всех уровнях, ясные и точные соглашения и предусмотренные для этого разумно применяемые санкции. Хорошие руководители укрепляют дисциплину своим авторитетом, своей ответственностью и требовательностью к себе. Дисциплина - это то, что лидер делает (принцип обучения летного состава: «делай, как я»). Ясность инструкций позволяет более четко контролировать круг обязанностей каждого сотрудника. Санкции необходимы для мотивации исполнения принципа дисциплины.
Степень дисциплины, или степень ограничения свободы ролей, дифференцируются в различных организациях и в различных соглашениях. В целом успех бизнеса сильно зависит от выполнения принципа дисциплины.
3.3. Принцип стабильности. Данный принцип заключается в обеспечении постоянства кадрового состава. Целесообразность принципастабильности обоснована затратами на отбор и расстановку кадров, а также на обеспечение выхода работника на пик производительности. Как говорилось в одной репризе А.Райкина при обращении к бывшим выпускникам ВУЗов: «Забудьте все, чему вас учили в институте». В этой шутке имеется доля истины даже для самого лучшего студента. Для его адаптации на рабочем месте требуется определенный промежуток времени - как с психологической точки зрения (надо познакомиться, запомнить людей, войти в контакт), так и с профессиональной точки зрения (ознакомиться и получить навыки в рамках узкой специализации на рабочем месте) Невыполнение принципа стабильности часто приводит к тому, что на высшие посты попадают посредственные управляющие. А на воспитание и формирование управляющего на высший пост требуется много денег и времени. Как бы то ни было, сотрудники увольняются из фирмы по естественным причинам. С другой стороны, старый возраст персонала - это отсутствие перспективы развитие. Поэтому реализация принципа стабильности также связано с чувством меры и пропорций.
3.4. Нормирование операций.Данный принцип встречается и у Ф.Тейлора, и у М.Вебера, и у Г.Эмерсона (принцип «Нормы и расписания»). У Тейлора этот принцип обоснован в связи с его теорией научного управления. Правда, он, в первую очередь, применял этот принцип по отношению к рабочим, однако затем он стал говорить и о введении норм в канцеляриях. Смысл принципа - в определении объема работ административного работника на основе норм выполнения управленческих операции и четкого планирования сроков их выполнения. Однако следует учитывать ограничение для применения этого принципа: нормированию поддаются несложные рутинные операции работников нижнего и среднего уровня управления (печатные работы, составление документации, сбор материалов). Работа высших управляющих, а также новые и не рутинные операции всех работников нормированию не подлежат. Результаты нормирования административных работ выражаются в определении потребности в такого рода работников, обеспечении принципа вознаграждения и повышении ответственности работников за выполняемую работу. Иначе, в соответствии с первым принципом Паркинсона, работа заполняет все время, отпущенное на нее[18, с. 12].
3.5. Полный, оперативный и надежный учет. Данный принцип провозглашается Г.Эмерсоном и Ф.Тейлором. У А.Файоля данный принцип отдельно не выделен, но он выделяет специальную учетную функцию и общую функцию контроля. Цель такого учета в получении информации, предостерегающей о возможных опасностях в работе организации. Такая информация позволяет заглянуть в будущее. Дело не в количестве документов (Г.Эмерсон выделяет две крайности - отсутствие учетных документов или их излишнее количество), в характеристиках информации, которые можно получить в этих документах. Главные характеристики этой информации - это полнота, оперативность и надежность получаемой информации. Основными объектами учета на производственном предприятии, с точки зрения Г.Эмерсона, являются себестоимость и производительность труда |12. с. 162}. Проблема экономии материальной себестоимости решается за счет минимизации цены при определенном качестве материалов - что также должно быть отражено в учете. При этом сам учет должен быть достаточно экономичным.
4. Принципы организации нормального психологического климата (неформальной организации).К этой группе относятся принципы мотивации работников организации.
4.1. Принцип инициативы.В рамках административной работы определенное место занимает творчество, которое само по себе является прекрасным стимулом для активной деятельности. К творческим работам, в частности, относятся принятие решений, обдумывание плана. Доля таких работ в общем объеме растет при переходе на более высокий уровень управления. Принцип инициативы заключается в том, что управляющий должен делиться творческой работой с подчиненными, вовлекая их в процесс принятия решений. Этим он усиливает заинтересованность подчиненных в реализации решений (как своих собственных) и повышает их уровень энергии и усердия. Управляющий должен принести в жертву свое тщеславие, от него требуется большой такт и определенная сила для реализации принципа инициативы. Подчиненные должны иметь свободу делать предложения и их реализовывать.
4.2. Принцип справедливости.Управляющий в отношении подчиненных должен руководствоваться, в первую очередь, моральными принципами, не забывая про юридические законы. Справедливость является результатом сочетания благожелательности с правосудием. Благожелательное отношение стимулирует рвение и преданность работников при выполнении обязанностей. Справедливость нуждается в здравом смысле (Г.Эмерсон даже выделяет отдельно принцип здравого смысла). «Какою мерою мерит работодатель, той же мерою возмерится и ему. Поэтому как хочешь, чтобы с тобой поступали люди, так и поступай с ними сам» [12, с.149]. Основа для реализации данного принципа - в человеческих качествах самого руководителя. При назначении его на должность, таким образом, следует учитывать наличие у него благожелательности, честности и чувства справедливости.
4.3. Принцип корпоративного духа.Сотрудники должны работать как одна команда, одна семья. Личные интересы должны быть подчинены общим интересам организации. Управляющий при этом не должен увлекаться отдачей указаний только в письменной форме, поскольку этим он отдаляет себя от коллектива. Кроме того, он должен отказаться от использования принципа «разделяй и властвуй».
Правила применения принципов организации предприятия.
Следует особо отмстить необходимость соизмерения применяемых принципов организации с эффективностью достижения целей организации. Принципы находятся в определенном противоречии друг к другу,и поэтому должны применяться не в их прямом значении, а в условиях компромисса друг с другом. Например, можно пойти на превышение норм управляемости с целью сокращения уровней управления, если это повысит оперативность управления. Нарушение принципа единоначалия может быть компенсировано в случае делегирования полномочий функциональным и штабным подразделениям, которые имеют потенциал для повышения уровня квалификациипринимаемых решений.
Принципы надо применять гибко. При этом и структура организации должна быть гибкой, чтобы лучше адаптироваться кизменениям внешней среды и внутренним сбоям и эффективнее достигать поставленных целей. Гибкость заключается не только в создании специальных подразделений и механизмов, при помощи которых своевременно отслеживаются изменения внешней среды, но и в обеспечении оперативной процедуры принятия решений и необходимых изменений структуры организации
Типичные ошибки в процессе организации предприятий[5,том 2. с. 125-134]
1. Отставание организационной структуры управления от изменений целей, задач производственной системы, окружающей среды (жесткость организационной структуры). Необходимость в ряде должностей может отпасть, а требуемые временем подразделения не созданы. Особенно это характерно для российского способа построения структур - под конкретных людей.
2. Неточное определение и распределение полномочий и обязанностей. Это может вести к дублированию обязанностей, безответственности, к конфликтам.
3. Неумение делегировать полномочия. Нежелание использовать принцип делегирования полномочий приводит к перегрузке руководителей. Излишнее увлечение делегированием полномочий на нижний уровни управления порождает центробежные силы.
4. Нарушение паритета полномочий и ответственности. Предоставление полномочий без ответственности и представление обязанностей без прав по принятию решений.
5. Нарушение принципа единоначалия (множественное подчинение). Особенно эта опасность существует в линейно-функциональныхструктурах, а также при неправильном построении структуры и наличии коллегиальных органов управления.
6. Усложнение структуры управления (переорганизация): большое количество уровней управления, нарушение норм управляемости, в том числе наличие большого числа заместителей и помощников, наличие большого числа комитетов и других коллегиальных органов
7. Неправильное функционирование штабных и вспомогательных подразделений, а именно завышение их полномочий.
8. Отсутствие четко сформулированных целей перед производственной организацией, ясных и однозначно понимаемых задач перед ее работниками.
9. Принижение роли неформальной организации.