Действия руководителя и аппарата управления на различных этапах формирования и осуществления управленческих решений.
Тема 7. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ОСНОВЫ ПОДГОТОВКИ И РЕАЛИЗАЦИИ
УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ
Вопрос 1. Социально-психологические аспекты управленческих решений.
Вопрос 2. Контроль и ответственность.
Вопрос 1.
Социально-психологические аспекты
Управленческих решений
Разработка и выполнение управленческих решений требует определённых организационно распорядительных мероприятий, касающихся управляющей и управляемой системы на всех этапах формирования и осуществления управленческих решений. К этим этапам относятся: разработка, согласование, принятие, утверждение и организация выполнения.
На каждом этапе руководители предпринимают определённые шаги и действия.
Действия руководителя и аппарата управления на различных этапах формирования и осуществления управленческих решений.
1. Этап разработки:
- оформить документы о начале выполнения работ с указанием конкретного задания, наличных сил, ресурсов, средств, времени и системы субординации;
- ознакомить и разъяснить разработчикам управленческого решения содержание руководящих документов о начале выполнения работ по подготовке управленческого решения;
- разъяснить разработчикам управленческого решения их права, обязанности и ответственность при выполнении работ;
- обсудить с разработчиками неучтённые детали для успешного выполнения работ;
- акцентировать внимание на степени важности предлагаемой работы над управленческим решением;
- выделить исполнителей, необходимую оргтехнику, помещение и указать на источники деловой информации;
- провести контроль юристом или референтом соответствия вариантов разрабатываемого управленческого решения действующим законам и уставным документам компании;
- Оформить заключение о технической, экономической и организационной выполнимости вариантов управленческого решения;
- получить заключение внешних экспертов о безопасности предстоящей реализации управленческого решения в экономическом, экологическом и других областях.
2. Этап согласования с вышестоящими организациями, заказчиками, клиентами:
- оформить документацию о физических или юридических лицах, с которыми с которыми необходимо согласовывать управленческие решения;
- определить и зафиксировать в документе временные периоды согласований, наименование и содержание сопроводительных документов;
- документально оформить общий акт согласований.
3. Этап принятия управленческого решения:
- документально подтвердить отсутствие в вариантах управленческого решения внутренних противоречий и противоречий ранее реализованным решениям;
- документально оформить набор критериев для выбора управленческого решения с указанием наименования, численных и качественных значений их параметров;
- документально зафиксировать отклонение параметров управленческого решения от параметров выбранных критериев;
- документально оформить процедуру применения управленческого решения с указанием даты, ответственных лиц, замечаний.
4. Этап утверждения управленческого решения:
- (те же пункты, что на этапе 2, только вместо слов согласование – везде утверждение).
5. Этап организации выполнения управленческого решения:
- Оформить документы о начале реализации управленческого решения с указанием содержания конкретного задания, состава исполнителей, сроков выполнения, промежуточных этапов контроля выполнения и выделенных ресурсов;
- ознакомить исполнителей с содержанием и порядком выполнения управленческого решения;
- разъяснить исполнителям управленческого решения их полномочия и ответственность за конечный результат;
- активизировать работу исполнителей по эффективной реализации управленческого решения;
- осуществлять периодический контроль над ходом выполнения управленческого решения работниками;
- осуществлять практическую оценку реализованного управленческого решения;
- сдать в архив документы по разработке и реализации управленческого решения.
В рамках организационно-распорядительной деятельности, руководство и аппарат управления должны заниматься социально-психологической работой с сотрудниками, которые готовят и выполняют управленческое решение.
В зависимости от социально-психологической проработки, управленческое решение может встретить противодействие или содействие со стороны потенциальных исполнителей. Проработка обеспечивает согласованность интересов, социальной справедливости и ожиданий исполнителей и руководителя. Данная согласованность достигается применением социальных и психологических методов в ходе формирования и осуществления управленческого решения.
Социальные методы.
1. Методы управления социально-массовыми процессами, которые происходят в больших коллективах. В их основе лежит теория систем и закон организации, в том числе законы синергии, самосохранения, пропорциональности и композиции и т.д.
2. Внутригрупповые методы: метод повышения социально-производственной активности; метод коммуникаций; метол морального стимулирования.
3. Методы управления индивидуально-личностным поведением: убеждение; личный пример; внушение.
Психологические методы.
Они призваны обеспечить благоприятную морально-психологическую атмосферу для производственной деятельности персонала. Эти методы направлены на формальные и неформальные отношения сотрудников, готовящих и реализующих управленческое решение.
1. Формальные (функциональные отношения) – строятся на основе должностных инструкций, обязанностей и распоряжений администрации.
2. Неформальные (личностные отношения) – строятся на основе общности приоритетов, потребностей, интересов, симпатий (антипатий). Психологические методы создают гармонию в отношениях, чтобы управленческое решение появилось и было выполнено.
Практика формирования управленческих решений выработала ряд психологических приёмов убеждения исполнителя в правильности или неизбежности точки зрения руководителя.
Приём 1.
Руководитель может уклониться от спора с потенциальным исполнителем по всему управленческому решению или по его частям. При этом исполнитель может подумать, что руководитель очень уверен в своей правоте или что за этим решением стоит могущественная сила.
Приём 2.
Руководитель может изобразить повышенный интерес к мнению исполнителя по своему решению и может дать ему выговориться, после этого исполнитель благожелательнее оценивает решение.
Приём 3.
Руководитель может сразу сказать исполнителю, что управленческое решение и ему самому не нравиться, но в силу обстоятельств его нужно выполнить.
Приём 4.
Перед объявлением о предстоящем выполнении управленческого решения, руководитель может выказать исполнителю своё дружеское к нему расположение. После этого исполнитель будет реагировать на управленческое решение с позиции, скорее, поддержки, чем противодействия.
Пиём 5.
Руководитель может найти в своём управленческом решении какую-то связь с мыслями или взглядами исполнителя и представить это решение как полную реализацию идей потенциальных исполнителей, при этом можно пожертвовать даже своим авторством.
Приём 6.
Руководитель может сначала обсудить предстоящее управленческое решение с потенциальными исполнителями и включить в него их несущественные предложения, сохранив основу.
Приём 7.
Руководитель может своим управленческим решением бросить исполнителям своеобразный вызов: «Кто может лучше?». Потому что критиковать решение значительно проще, чем его разработать.
Приём 8.
Руководитель может придать наглядность, основным положениям своего решения используя графики, схемы, расчёты, авторитетные мнения и т.п.
Вопрос 2.