Задачи управления, решение которых обеспечивает автоматизированная система
Автоматизированная система позволяет удобно, легко и просто решать следующие управленческие задачи.
1. Оперативный контроль и управление деятельностью предприятия в реальном масштабе времени. В полнофункциональных системах такая возможность предоставляется с любой точки земного шара при наличии доступа в Интернет. Она реализуется через предоставление удаленного доступа к информационным ресурсам сервера на предприятии. В «РСТъ:Магнатъ», где реализована репликация данных, такая возможность предоставляется через автоматизированное рабочее место (АРМ) на портативном компьютере пользователя. При этом обеспечивается и возможность подключения к системе видеонаблюдения, если такая на предприятии установлена.
2. Обеспечение существенного долговременного и стабильного повышения выручки при снижении переменных затрат. Достигается за счет перекрытия большинства каналов, используемых персоналом для злоупотреблений, повышения скорости оборота управленческой информации, оптимизации бизнес-процессов и практически без дополнительных затрат. Необходимы только разовые затраты на приобретение системы автоматизации, незначительные затраты на ее эксплуатацию, а также последующая активная аналитическая работа с предоставляемой информацией.
3. Снижение постоянных затрат. Данный эффект обусловлен тем, что отпадает необходимость в найме сотрудников на некоторые управленческие должности на предприятии, уменьшается количество контактного персонала. Имеются и некоторые другие возможности снижения постоянных затрат, например, благодаря применению клубной подсистемы.
4. Получение, обработка и анализ любых данных о состоянии и результатах деятельности предприятия в реальном масштабе времени. При этом обеспечивается многообразие и удобство форм представления информации – тексты, таблицы, графики, видео и др. Такая возможность реализуется как для текущего состояния бизнеса (складывающегося на данный момент), так и за определенный период (от даты до даты), и за относительный период (например, за прошедшую неделю, независимо от даты ее начала). Во всех этих режимах демонстрируются значения и анализируются тенденции изменения любых финансовых и нефинансовых показателей, характеризующих деятельность предприятия. Автоматизированные системы позволяют получать необходимую информацию как по сети предприятий в целом, так и с раскладкой по отдельным бизнес-центрам, а также за каждый бизнес-центр в отдельности, по однотипным точкам продаж за сеть в целом или за отдельное предприятие сети. В отдельных случаях информация учитывается и накапливается вплоть до отдельного посадочного места за столиком. Такими показателями, например, являются:
- выручка с возможностью разложения по соответствующим центрам финансовой ответственности (центры доходов);
- состояние складов в натуральном и денежном выражении;
- информация о снижении складских запасов ниже минимально допустимого уровня по отдельным номенклатурам и группам продуктов и товаров;
- величина маржинальной прибыли;
- величина операционной прибыли;
- величины расходов в целом или структурированные по видам и/или центрам финансовой ответственности (центры затрат);
- состояние зала (залов) на текущий момент с возможностью подключения к системе видеонаблюдения, если она установлена;
- величина персонифицированного вклада в выручку каждого сотрудника или персонифицированная раскладка затрат для анализа их эффективности и многое другое.
5. Увеличение объема оборотных средств и повышение скорости их оборота. Это достигается, в частности, за счет оптимизации складских запасов. Система обычно позволяет автоматически определять минимально необходимые складские запасы по группам и номенклатурам продуктов, товаров, материалов и в последующем строго контролировать их остатки. В результате появляется возможность минимизировать «замороженные» в складских запасах средства и быстрее реагировать на изменения конъюнктуры рынка.
6. Ведение полноценного управленческого учета и анализа. Автоматизированная система управления позволяет реально наблюдать, где, сколько, на что, кто и с какой эффективностью тратит финансовые средства, вырабатывать и реализовывать меры по минимизации затрат. Управление расходами – это краеугольный камень управленческого учета и основа повышения прибыльности предприятия. Постатейное структурирование переменных и постоянных расходов, автоматически учитываемых в системе, позволит цивилизованно на современном уровне управлять ими. Затраты при ведении бизнеса неизбежны, но они не должны быть больше, чем необходимо.
7. Проведение маркетинговых исследований путем объективного определения ряда необходимых для эффективной маркетинговой деятельности предприятия показателей в едином информационном пространстве системы. В частности, это:
- величина потока гостей за период (обеспечивает проведение статистических исследований и определение показателей наполняемости предприятия по дням недели и календарным периодам; оценку эффективности работы руководителя предприятия по привлечению гостей и др.);
- количество постоянных гостей с раскладкой по установленным на предприятии группам и категориям (позволяет оценивать функционирования системы обеспечения и поддержки лояльности гостей и эффективность работы менеджера, ответственного за персональную работу с ними);
- величина среднего чека на заказ (дает возможность персонифицировано определить эффективность работы контактного персонала);
- величина среднего чека на гостя (позволяет оценить целевую аудиторию гостей предприятия по уровню доходов, что в последующем дает возможность целенаправленно планировать маркетинговые мероприятия для ее изменения или усиления).
8. Своевременное выявление «узких мест» в операционной деятельности предприятия, выработка и реализация эффективных управленческих решений по соответствующему совершенствованию бизнеса, предотвращению злоупотреблений и т.п. Это обеспечивается возможностью в реальном времени получать любую информацию о деятельности предприятия с помощью конструктора отчетов.
9. Осуществление объективного финансового, операционного и маркетингового планирования деятельности предприятия или сети предприятий в целом и по отдельным предприятиям на любой горизонт от дня до года и более.
10. Обеспечение всесторонней автоматизации процессов управления сетью территориально разнесенных предприятий, отдельным унитарным или комплексным предприятиям. Достигается за счет полноценного информационного обеспечения управления. Система позволяет всегда видеть, что произошло, почему и чьи действия к этому привели вне зависимости от расстояния и противодействия недобросовестного персонала.
11. Привлечение и мотивация гостей, управление персоналом и т.п. на основе объективных данных из встроенной системы обеспечения и поддержки их лояльности и других инструментов системы. В условиях усиления конкуренции возможность автоматизированного решения такой задачи приобретает особый смысл.
12. Выработка стратегии развития бизнеса на основе объективных данных. Таковыми, например, являются результаты статистических исследований содержания и тенденций изменения основных финансовых показателей операционной деятельности предприятия.
13. Увеличение стоимости бизнеса с минимальными затратами. Достигается за счет получения долговременных конкурентных преимуществ путем создания наиболее «продвинутой» по уровню и качеству системы управления. Отлаженное на ее основе управление увеличивает стоимость бизнеса многократно вследствие действия синергетического эффекта.
14. Поддержка гибкой настройки и перенастройки автоматизированной системы управления под нужды и особенности конкретного предприятия или сети предприятий и при изменении их конфигурации.
15. Быстрое наращивание возможностей системы управления по мере расширения бизнеса или потребностей предприятия. Как показывает практика, такая необходимость возникает довольно часто. Принципы модульного построения соответствующих программных продуктов позволяют легко решать эту задачу.
16. Обеспечение гарантированной безопасности информации о деятельности предприятия. Достигается многоконтурностью реализованных решений. Во-первых, в общесистемном плане это гарантии всемирно известных производителей используемых программных компонентов. Во-вторых, это гарантии связных провайдеров при управлении территориально разнесенной сетью предприятий. В-третьих, система не является фискальной, поскольку изначально разработана для управленческого учета и анализа. Однако, при желании потребителя, к ней без проблем могут быть подключены фискальные регистраторы со всеми вытекающими отсюда последствиями. В-четвертых, в ней обычно предусмотрены возможности вести управленческий учет по нескольким линиям, что придает известную гибкость в распоряжении информационными ресурсами. В-пятых, встроенная многофункциональная и гибкая в настройке подсистема разграничения доступа позволяет строго «дозировать» доступ сотрудников к информации.
17. Решение множества других управленческих задач повышения доходности и приобретения (усиления) конкурентных преимуществ предприятия на основе использования современных информационных технологий.
Для решения перечисленных задач автоматизированная система должна обладать определенным составом и взаимосвязями элементов.