Учет расчетов с подотчетными лицами

Подотчетные лица – это работники организации, получившие авансом наличные деньги из кассы на хозяйственные, командировочные расходы, на приобретение материалов. Список должностей и лиц, имеющих право получать в кассе наличные деньги на хозяйственные и другие расходы, утверждается руководителем организации, а средства на командировки выдаются на основе его приказа.

Размер выдаваемых сумм ограничивается нормативами, устанавливаемыми Центральным Банком России для кассовых операций.

Основными документами, которые используются при учете расчетов с подотчетными лицами, включают следующий перечень:

-расходный кассовый ордер;

-приходный кассовый ордер;

-командировочное удостоверение;

-платежная ведомость;

-авансовый отчет;

-прочие (счет, квитанция, проездные билеты, торгово-закупочный акт и т.п.).

Выдача денег на хозяйственные расходы оформляется расходным кассовым ордером. Если руководителем организации письменно определен срок, на который эти деньги выданы, то подотчетное лицо обязано отчитаться за полученную сумму в течение трех дней после истечения установленного срока. С этой целью оно должно представить в бухгалтерию авансовый отчет. Если допущен перерасход полученной суммы, то по письменному распоряжению руководителя (путем записи в авансовом отчете) подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру выдается дополнительная сумма в погашение перерасхода.

Подотчетные суммы учитывают на активном синтетическом счете 71 “Расчеты с подотчетными лицами”. Выдачу денежных авансов подотчетным лицам отражают по дебету счета 71 и кредиту счета 50 “Касса”.

Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 10 “Материалы”, 26 “Общехозяйственные расходы” и др. в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 “Касса”. Аналитический учет расходов с подотчетными лицами ведут по каждой авансовой выдаче.

Не возвращенные подотчетными лицами суммы авансов списывают со счета 71 в дебет счета 94 “Недостачи и потери от порчи ценностей”. Со счета 94 суммы авансов списывают в дебет счета 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда” или 73 “Расчеты с персоналом по прочим операциям” (если они не могут быть удержаны из суммы оплаты труда работников).

Важнейшей составной частью работы бухгалтерии является учет долговых обязательств. Долги, которые обязаны выплатить организации дебиторы, и ее задолженность другим организациям (кредиторам) существенно влияют на финансовое положение, использование денежных средств в обороте, величину прибыли, фактически полученной организацией в отчетном периоде.

Большое значение имеет правильный учет и своевременное ведение расчетов с дебиторами и кредиторами.

Дебиторская задолженность представляет собой имущество, в том числе денежные средства, которые другие лица должны данной организации. Она образуется при выполнении договорных обязательств, в которых эта организация выступает в качестве кредитора, имеющего право требования к другой стороне – дебитору.

Кредиторская задолженность – это часть имущества организации, включающая его долги другим организациям, чужие товарно-материальные ценности и денежные средства.

Кроме денежных расчетов по взаимным долговым обязательствам учет дебиторов и кредиторов включает расчеты по имущественному и личному страхованию, расчеты по претензиям и депонированным суммам, учет расчетов по причитающимся дивидендам и другим доходам.

Для учета различных расчетных отношений с другими организациями, отдельными лицами используют активно-пассивный счет 76 “Расчеты с разными дебиторами и кредиторами”.

К счету 76 могут быть открыты субсчета:

1 “Расчеты по имущественному и личному страхованию”;

2 “Расчеты по претензиям”;

3 “Расчеты по причитающимся дивидендам и другим доходам”;

4 “Расчеты по депонированным суммам” и др.

Учет расчетов с разными дебиторами и кредиторами в рамках группы взаимосвязанных организаций, о деятельности которых составляется сводная бухгалтерская отчетность, ведется на счете 76 обособленно.