Раздел 2. Компьютерные системы подготовки текстовых документов

1. Набор текста

2. Редактирование текста

3. Форматирование текста

4. Оформление абзацев документа

5. Верстка страниц многостраничного документа

6. Формирование и вывод текстового документа

2.1. Набор текста

Обработка текстов, как направление развития техники, возникло в первом десятилетии XX в. с появлением механической пишущей машины. Затем более полувека пишущая машина оставалась единственным общедоступным средством получения печатного текста на бумаге. Очевидно, что при печатании на пишущей машине наиболее трудоемким является процесс внесения изменений в текст, когда в лучшем случае с помощью ножниц и клея создается новый вариант документа, который затем весь перепечатывается заново для получения чистового варианта. В процессе печати опечатки замазываются или исправляются подчисткой и повторным впечатыванием. Наибольшие усовершенствования пишущей машины, такие как возможность печати часто повторяющихся текстов с помощью механического читающего устройства с закодированными перфорацией знаками, принципиально не изменили процесса подготовки текста.

С появлением микропроцессора и персональных компьютеров на их основе подготовка текстовых документов обрела принципиально новую основу. В 1980-е гг. было разработано множество программ подготовки текстовых документов для различных персональных компьютеров, отличающихся как функциональными возможностями, так и организацией взаимодействия с пользователями (интерфейсом). В последние несколько лет получили распространение программы с такими возможностями, что их можно считать настольными издательскими системами (Page Maker, QuarkXPress, Frame Maker, MS Publisher), позволяющими выполнять не только ввод и редактирование текста, но и верстку в интерактивном режиме сложного текста с иллюстрациями.

Существующие в настоящее время компьютерные системы подготовки текстовых документов значительно отличаются друг от друга характеристиками, возможностями по вводу и редактированию текста, его форматированию и выводу на печать, а также по степени сложности освоения пользователем. Выбор конкретного программного продукта для обработки текста является весьма ответственным моментом. Разнообразные системы подготовки текстов позволяют эффективно использовать компьютер тем специалистам, которые связаны с информационными технологиями.

Наиболее актуальным в процессе подготовки текстового документа является организация интерфейса пользователя, к которому в первую очередь относятся язык общения с программой, а также устройства ввода-вывода (клавиатура, манипулятор типа «мышь», экран видеотерминала и устройство печати). Современные системы подготовки текстовых документов обладают в большинстве своем дружественным пользовательским интерфейсом. Однако разработчики программ подготовки текстов учитывают тот факт, что у каждого пользователя свой стиль работы над документом (что удобно для одной группы пользователей — для другой является помехой). Поэтому наиболее привлекательными для разработчика документа выглядят те программные среды, в которых возможна настройка интерфейса под свои вкусы и потребности.

С точки зрения удобства для пользователя одним из важнейших свойств текстовых процессоров является полное соответствие твердой копии (на бумажном носителе) образу документа на экране. Такая характеристика по-английски называется WYSIWYG (What You See Is What You Get — что вы видите, то и получите). Не последнюю роль при выборе программы играют объем занимаемой памяти и цена.

Существующие в настоящее время компьютерные системы подготовки текстовых документов можно классифицировать по объему функциональных возможностей или по назначению для применения (рис. 11).

Рис. 11. Классификация систем подготовки текстовых документов

Текстовый редактор (text editor) обеспечивает ввод, изменение и сохранение любого символьного текста, но предназначен он в основном для подготовки текстов программ на языках программирования высокого уровня, поскольку они не требуют форматирования, т.е. автоматического преобразования расположения элементов текста, изменения шрифта и т. п. Программный текст исторически первым стал обрабатываться с помощью компьютера. Набор операций текстовых редакторов определяет особенности построчной записи текстов на языках программирования, хотя этот набор и весьма широк.

Результатом работы экранного редактора является файл, в котором все символы являются знаками кодовой таблицы ASCII (American Standards Committee for Information Interchange) с кодами, значения которых больше 31[5], а также символы новой строки (ASCII-файл).

Различаясь способами управления и набором сервисных возможностей, все редакторы текста в том или ином виде позволяют:

- набирать текст с отображением на экране видеомонитора, используя до 200 символов;

- исправлять ошибочные символы в режиме замены;

- вставлять и удалять группы символов (слова) в пределах строки, не переводя неизменившуюся часть строки, а сдвигая ее влево (вправо) целиком в режиме вставки;

- удалять одну или несколько строк, копировать их или перемещать в другое место текста;

- вставлять группы строк из других текстов;

- обнаруживать все вхождения определенной группы символов (контекста);

- заменять один контекст другим, возможно, разной длины;

- сохранять набранный текст для последующих корректировок;

- печатать текст на разных типах устройств печати (принтеров) стандартными программами печати одним шрифтом в пределах документа.

Подготовка текстов с использованием текстовых процессоров заключается в последовательном выполнении ряда этапов:

- набор текста;

- редактирование введенной информации;

- форматирование (оформление) отдельных структурных элементов будущего документа;

- печать документа;

- сохранение текста документа и ведение архива текстов.

При современном уровне развития компьютерных информационных технологий клавиатура остается основным инструментом ввода текста будущих документов. Набор текста на клавиатуре может производиться с любой скоростью, потерь информации при этом не происходит, возможно, лишь некоторое отставание обработки символов системой подготовки текстов от момента непосредственного ввода.

Вводимый текст располагается в специально отведенной области экрана видеомонитора — текстовом окне или рабочей области. Остальная часть экрана отводится под служебную область. Размеры этих логических частей (служебной и рабочей) зависят от конкретной программы подготовки текста. Обычно в служебной области присутствует строка статуса, которая содержит полезную для пользователя информацию о режиме работы программы подготовки текста и используется для краткой подсказки о действии программы при выборе того или иного пункта меню. Место экрана, на котором появляется следующий вводимый символ, т. е. позиция, ввода, отмечается специальным знаком — курсором. В служебной области всегда помещена информация о текущем положении курсора. Вид курсора зависит от программы, обеспечивающей обработку текста. Обычно это ромб, прямоугольник или знак подчеркивания.

Любая система подготовки текстов поддерживает два режима ввода — вставки или замены. Переключение между режимами осуществляется клавишными командами программы либо командой меню. Возможность легко исправить ошибку набора снижает внимание пользователя и стимулирует высокую скорость набора текста, а следовательно, увеличивает вероятность набора ошибочных символов. Клавиша <Backspace> удаляет ошибочный символ слева от курсора, клавиша <Delete> удаляет из текста символ, находящийся в позиции курсора, а все символы справа смещаются влево в режиме вставки. Вводимый символ автоматически раздвигает строку при режиме вставки либо заменяет существующий символ в режиме замены.

Когда все отведенные для текста строки экрана дисплея будут заполнены, система подготовки текстов автоматически сдвигает текст. При этом верхняя строка текста исчезает из поля зрения пользователя, а внизу появляется пустая строка для дальнейшего ввода символов. Этот процесс называют прокруткой, или скроллингом, строк.

При наборе текста на компьютере часто имеют место нарушения правил набора и размещения текста абзацев, которые, как и грамматические ошибки, недопустимы ни в каком документе.

К часто нарушаемым правилам компьютерного набора можно отнести следующие:

- знаки препинания не отделяются от предшествующего текста; допускается отделять пробелом только вопросительный знак (?);

- не отделяются от цифр знаки процент, градус, минута, секунда (45%, 20° и т.п.);

- одним пробелом цифры отделяются от символов № и §; однако при вводе нужно использовать «неразрывный» пробел (Shift+Ctrl+Space), который не будет ни растянут при форматировании, ни разорван при переносе;

- дефис пробелами не отделяется; в компьютерном наборе часто неправильно используют дефис вместо тире, потому что знака тире в стандартной раскладке клавиатуры нет;

- тире, наоборот, отделяется пробелом; исключение составляют тире в сочетаниях, имеющих смысл «от» и «до», например 1941–1945 гг.

Во всех перечисленных случаях отделение не должно быть больше одного пробелами на этом пробеле недопустим перенос. Поэтому здесь необходим только «неразрывный» пробел. По этой же причине следует взять за правило ставить именно «неразрывный» пробел после предлога, которым начинается предложение. В результате редакторской правки оно может оказаться в конце строки, а правила запрещают заканчивать строку предлогом или союзом, с которого начинается новое предложение.

Наконец, упомянем типичные ошибки, встречающиеся при использовании сокращений:

- в конце общеупотребительных сокращений «кг», «т», «ц», «км» точка не ставится;

- сокращения типа «т.д.» и «с.г.» записываются без пробела;

- сокращения «и др.», «и т. д.», «и т. п.» могут быть применены только в конце предложения, в середине предложения их нужно записывать полностью.

Чтобы выполнять перечисленные правила, можно было бы рекомендовать следующую культуру набора текста:

- там, где нужен пробел, но недопустим перенос на следующую строку, ставить символ «неразрывного» пробела;

- там, где нужен дефис и недопустим перенос на следующую строку, ставить символ «неразрывного» дефиса;

- не отделять пробелами знаки препинания;

- для набора «правильных» типографских символов можно воспользоваться механизмом макропоследовательностей системы подготовки текста, закрепив за удобной для вас клавишной комбинацией символ, которого нет на клавиатуре.

Вторая группа ошибок набора связана с неправильной расстановкой переносов слов. Системы подготовки текстов используют четыре способа выравнивания текста абзаца при автоматической верстке строк в процессе набора: влево, вправо, по центру и по ширине (выключка) — когда каждая строка абзаца, кроме концевой, выравнивается и по правой, и по левой границам за счет расстановки переносов с последующим равномерным расширением пробелов между словами. Последний способ наиболее распространен, так как более всего соответствует удобству чтения и восприятия текста.

Если в документе, изготавливаемом с помощью компьютерной системы подготовки текста, не преследуются специальные цели, например, зафиксировать с помощью рваной правой границы внимание читателя, то абзацы принято выравнивать выключкой. Если просто (без переносов) выравнивать текст по правой границе, возникает брак, называемый жидкой строкой, или зияющими пробелами. Выключка придает тексту более формальный вид и имеет еще одно важное преимущество: выровненный текст, как правило, содержит больше символов в каждой строке, что уменьшает общее количество строк. Именно поэтому газетный стиль оформления текста использует колонки с выровненным по краям текстом.

В текст документа программа текстового процессора при выключке добавляет так называемые «мягкие» пробелы, осуществляется разгонка строк. Термин «мягкие» в данном случае подчеркивает возможность изменения положения пробела самой программой подготовки текста. Пробелы, задаваемые пользователем в тексте при наборе, программой текстового процессора не могут быть изменены, поэтому они называются «жесткими» пробелами. «Мягкие» пробелы могут сильно увеличить междусловное расстояние и привести к уже упомянутым «жидким» строкам, «дырявости» набора. Проблема появления «мягких» пробелов и увеличения междусловного промежутка решается расстановкой переносов. Целесообразно перенос слов выполнять на завершающей стадии редактирования. При переносе слова разбиваются по слогам, и в них вставляются скрытые символы «мягкого» переноса (так называемые необязательные дефисы). Когда возникает необходимость переноса, один из символов «мягкого» переноса разбивает слово на части с учетом максимально возможного заполнения текущей строки. Таким образом, использование переноса позволяет более плотно компоновать текст на странице. Существуют две возможности переноса:

– автоматический перенос без контроля разработчика документа;

– принудительный перенос с контролем выполнения переноса пользователем.

При подготовке важных документов рекомендуется использовать вариант с принудительным переносом. Программа текстового процессора в этом случае предлагает пользователю свои варианты разбиения слова, окончательное решение о месте переноса принимает пользователь. Если ни один из вариантов не устраивает разработчика документа, он имеет право отказаться от переноса в этом слове.

Общая рекомендация заключается в использовании «мягкого» переноса, поставленного в месте нужного переноса. В тот момент, когда слово попадет в зону возможного переноса, невидимый специальный символ «мягкого» переноса превратится в реальный правильный знак переноса. При возникновении конфликта между вашим «мягким» переносом и неправильным, который автоматически предлагает текстовый процессор, необходимо провести исправления переноса вручную. Современные правила орфографии разрешают нарушение правил переноса при наборе на узкий газетный формат, когда нет технической возможности избежать ошибки. Текстовые процессоры работают в диапазоне широких строк, поэтому данные исключения для них неприменимы.

Редактирование текста

Созданный на этапе набора текст документа в дальнейшем может подвергаться изменениям. При традиционной технологии изготовления документов с помощью обычной пишущей машины даже незначительные изменения в тексте приводили к повторной печати если не всего, то значительной части текста документа. Компьютерная технология использования систем подготовки текстовых документов отделила этап печати документа от его набора и редактирования. Пользователь имеет возможность многократной «шлифовки» текста материала до достижения необходимого уровня качества изложения, не прибегая к печати документа. Это сокращает затраты трудовых и материальных ресурсов на подготовку документации. Кроме того, передача текстовых материалов может быть осуществлена не в виде «твердой» (печатной) копии, а в так называемом «электронном» виде.

К основным операциям редактирования, объектом которых является фрагмент текста, принято относить следующие:

– добавление;

– удаление;

– перемещение;

– копирование;

– поиск и контекстную замену.

Под фрагментом понимается область текста, указанная (выделенная, маркированная) пользователем. Минимальный размер фрагмента — один символ, максимальный — весь текст документа. Выделение текста является одним из основополагающих принципов работы системы подготовки текстов. Основная концепция большинства систем этого назначения — «выдели и обработай».

Различают строчные, прямоугольные выделенные фрагменты либо цепочки символов. В последнем случае границами выделения служат первый и последний символы в цепочке. Выделение фрагмента документа может производиться с помощью манипулятора «мышь» или клавиатуры. Выделенный фрагмент в окне редактирования отмечается либо цветом, либо негативным изображением. Снять маркировку с фрагмента можно специальной командой системы подготовки текстов.

Размеры редактируемого текстового документа обычно превышают размер области экрана видеомонитора для ввода, предоставляемой системой подготовки текста. Для того чтобы пользователь мог работать с нужным ему фрагментом, система подготовки текста обеспечивает возможность перемещения текстового курсора к тому месту документа, где в дальнейшем будет произведена любая операция с текстом. Обычно для этой цели используются клавиши управления курсором клавиатуры либо их комбинации с управляющими клавишами. При наличии графического интерфейса перемещение по тексту осуществляется с помощью специальных графических компонентов интерфейса — линеек прокрутки с бегунками.

Для добавления одного или нескольких символов система под готовки текстов должна находиться в режиме вставки, а текстовый курсор — в том месте документа, где производится дополнительный набор текста. Индикация режима замены или вставки производится в статусной строке служебной области окна программы редактирования. При наборе очередного добавляемого символа часть строки справа (включая курсор) сдвигается на одну позицию вправо, а введенный символ появляется в позиции курсора. Если включен режим замены, то вновь набираемые символы замещают присутствующие в тексте редактируемого документа символы.

Для удаления одного или нескольких символов используются клавиши <Delete> или <Backspace>. При нажатии клавиши <Delete> удаляется символ в позиции курсора, правая часть строки сдвигается влево, сам курсор остается на месте.

При нажатии клавиши <Backspace> удаляется символ в позиции слева от курсора, курсор и правая часть строки сдвигаются влево. Эта клавиша используется в основном для удаления одного или нескольких только что набранных символов.

Технология удаления больших фрагментов текста предполагает предварительное выделение фрагмента для редактирования. Как правило, в текстовом окне может быть выделен только один фрагмент. Удаление может быть произведено в двух вариантах:

- выделенный фрагмент изымается из текста, оставшийся текст смыкается;

- выделенный фрагмент удаляется в специальный буфер временного хранения, откуда может быть извлечен для вставки в другое место редактируемого документа либо использован в текстах других документов (если система подготовки текстов поддерживает многооконный режим для одновременной работы с несколькими документами). Содержимое временного буфера сохраняется в течение сеанса работы или до помещения в него новой порции информации.

Для копирования информации используется технология, во многом похожая на предыдущую:

- предварительно копируемый текст должен быть выделен, а затем специальной командой «Копировать» системы подготовки текстов помещен во временный буфер хранения. При этом в буфер попадает копия фрагмента, сам он по-прежнему располагается в тексте документа;

- текстовый курсор помещается в новую позицию для вставки;

- копия фрагмента извлекается из буфера и располагается, начиная с указанной курсором позиции, существующий справа от курсора текст сдвигается вправо.

Для выполнения перемещения фрагмента текста с использованием временного буфера хранения технологические операции следующие:

– выделение нужного фрагмента;

– удаление в буфер временного хранения;

– перемещение курсора в нужное место документа;

– вставка содержимого буфера в документ.

Проблема использования содержимого временного буфера хранения решается в настоящее время не только за счет возможности многократного использования, но и предоставлением возможности хранения нескольких фрагментов текста одновременно. Например, текстовый процессор Word из комплекса Microsoft Office позволяет сохранять несколько фрагментов текста одновременно и использовать их для редактирования выборочно или всех сразу. В рамках графического интерфейса пользователя, характерного практически для всех современных прикладных программ, поддерживается техника drag-and-drop работы манипулятора «мышь» в среде системы подготовки текста. Эта техника предполагает, что для операций перемещения и копирования временный буфер не задействуется. Однако в этом случае копирование или перемещение фрагмента возможно только один раз, тогда как временный буфер хранения предлагает использовать помещенную в него информацию столько раз, сколько это необходимо пользователю.

Операция поиска в среде программы обработки текста может выполняться в нескольких вариантах. Это может быть поиск по образцу, например для последующей замены найденного словосочетания на другое. Действия пользователя системы подготовки текстового документа сводятся к следующей цепочке операций:

- задается некоторый образец (символ, слово или цепочка символов);

- указывается направление поиска (вперед от текущей позиции курсора либо назад);

- система подготовки текстов начинает поиск заданного фрагмента; при обнаружении последнего просмотр приостанавливается, курсор позиционируется перед искомым фрагментом и пользователь имеет возможность произвести нужную коррекцию.

Другой вариант поиска предполагает, что текст предварительно размечается специальными служебными метками (закладками, bookmarks), а затем система подготовки текста осуществляет перевод курсора к метке, заданной пользователем по ее имени.

Команда замены производит замещение одного заданного контекста на другой. Замена может производиться в рамках выделенного фрагмента, по всему тексту либо после подтверждения пользователем каждого варианта замещения.

Форматирование текста

Современные средства подготовки текстовых документов используют два типа оформления структурных элементов текста. Это непосредственное оформление, когда форматирование применяется к предварительно выделенному фрагменту через команды меню и оформление с помощью стиля.

Символьное оформление

Минимальной единицей информации, которой оперирует система подготовки текста, является символ. К символам применимы все операции по редактированию и оформлению текста документа. Системы подготовки текстовых документов используют следующие основные понятия, связанные с наборами символов.

Шрифт — комплект литер с буквами того или иного алфавита и всеми относящимися к нему знаками и цифрами.

Начертание шрифта (typeface), или гарнитура, — графические особенности шрифта, определяемые наклоном и характером очка (шрифт прямого, курсивного и наклонного начертания), шириной очка (шрифт нормального, узкого и широкого начертания), его насыщенностью (шрифт светлого, полужирного, жирного начертания).

Семейство шрифтов — набор шрифтов, имеющих много общего.

Полиграфисты под шрифтом понимают совокупность трех характеристик: гарнитуру, размер и стилевые особенности (курсив, полужирный и полужирный курсив).

Гарнитуры можно подразделить на 4 большие категории.

Serif (шрифт с засечками). Наиболее популярны гарнитуры Times, Bookman. Засечки могут быть как строго горизонтальны, так и обрезаны под определенным углом к базовой линии. Шрифт с засечками лучше всего использовать для основного текста. При чтении такого текста взгляд как бы скользит вдоль линии засечек.

Sans serif (шрифт без засечек). Рубленые шрифты. Полиграфисты иногда называют эту гарнитуру гротесковым шрифтом. Одна из наиболее популярных гарнитур этой категории — Helvetica.

Script — имитация рукописного текста.

Гарнитуры типа Pi разрабатываются для специальных применений. Например, для записи нот, формул химических соединений и прочего. Windows использует шрифт Wingding этой гарнитуры.

Размер шрифта (кегль), его высота задается в пунктах. Пункт — единица измерения, принятая в полиграфии. Обозначается буквами pt. 1 pt = 0,352 мм (1/72 дюйма). Кроме пункта, используется питч (pitch) — количество символов, которое может быть напечатано на отрезке в один дюйм. Обозначается латинской буквой р.

Интервал — величина, равная ¹/₆ дюйма, или 12 pt. Размер шрифта на устройстве печати в пунктах определяет расстояние от верхнего края самого высокого символа до нижнего края самого низкого. Обычно кегль шрифта несколько больше самой литеры, так как некоторые буквы выступают над строкой (например, «й»), а некоторые имеют нижний выступ (например, «у» или «ф»). Кегль включает высоту собственно буквы (очко) и так называемые заплечики — свободные пространства над и под очком, образующие межстрочные промежутки.

Все используемые шрифты могут быть разбиты на две категории: шрифты моноширинные, или фиксированные (monospace), у которых все символы одинаковой ширины, и шрифты пропорциональные (proportionally spaced), у которых ширина символа определяется особенностью его изображения (например, буква «ш» шире, чем «а»). Операционная система Windows, например, использует моноширинный шрифт Courier и пропорциональный шрифт Times New Roman.

При выборе шрифта для печати документа основным критерием является его удобочитаемость. Выбранный шрифт не должен отвлекать внимание читателя от содержания документа. Разнообразие может внести лишь текст заглавных надписей различных составных частей документа (рубрик). Для основного текста рекомендуется использовать шрифт с засечками. Прямое назначение засечек — повысить читабельность текста. Рубрикация (система заголовков) должна привлекать внимание читателя. Для такого текста при выборе шрифта главный критерий — не разборчивость, а то, насколько он контрастирует с основным текстом. Рекомендуется использовать с этой целью рубленый шрифт без засечек. Примером такого шрифта в Word для Windows может служить Arial, аналог шрифта Helvetica.

Можно дать несколько общих рекомендаций по созданию страницы документа:

- не следует использовать на одной странице много типов гарнитур, максимально рекомендуется 3 типа;

- все страницы документа необходимо набирать выбранным набором гарнитур;

- следует придерживаться определенной заранее сетки-схемы размещения текста и иллюстраций на странице;

- не следует максимально заполнять все пространство страницы текстом.

Технология оформления фрагментов текста позволяет разработчику документа производить форматирование двумя способами:

- после набора текста;

- задавать нужные атрибуты оформления до процесса набора.

При первом варианте требуется:

- указать (выделить) фрагмент текста, для которого будут установлены новые параметры оформления;

- провести установку значений атрибутов оформления через команду меню системы подготовки текстов.

Второй вариант предполагает следующую последовательность операций по форматированию:

- производить набор текста до тех пор, пока не потребуется специальное оформление следующего вводимого фрагмента;

- установить новые параметры оформления с помощью набора средств, предоставляемых программой подготовки текста;

- продолжить набор текста, а установленный формат символов будет применяться ко всем вводимым символам, для абзаца текста будут применены установленные атрибуты абзацного оформления;

- завершив набор, отключить установленное специальное форматирование.

Количество параметров оформления символов отличается в разных программах текстовых процессоров.

Стандартными параметрами символьного оформления являются:

- тип (гарнитура) шрифта;

- кегль (высота) символов шрифта;

- начертание литер (полужирный, курсив, полужирный курсив, обычный);

- подчеркивание;

- цвет символов;

- расположение символов относительно опорной линии строки (верхний и нижний индексы).

Представители более мощных программ в классе подготовки текстовых документов обеспечивают возможность выделения цветом, различные эффекты (зачеркивание, скрытый текст). Может быть обеспечена операция автоматического кернинга и разрядки для пар символов. Под кернингом понимается настройка интервала между определенными парами символов при больших кеглях шрифта, когда имеет место увеличение межбуквенного промежутка за счет особенностей написания символа. Разрядка — операция увеличения межбуквенного пространства для улучшения вида строки текста и выравнивания правых границ строк.

• ⇐ Назад
• 6
• 7
• 8
• 9
• 10
• 11
• 121314
• 15
• 16
• 17
• 18
• 19
• 20
• 21
• Далее ⇒