Создание шаблона на основе другого шаблона
Лекция: Использование шаблонов и мастеров
Использование шаблонов и мастеров позволяет экономить время при создании стандартных документов. Например, Мастер записок, поможет создать грамотно оформленную служебную записку. Многие пользователи Word не используют возможности, предоставленными мастерами и шаблонами документов, поскольку ничего не знают о них.
Шаблон – это файл, который содержит части документа и средства, характерные для документов данного типа. Шаблон может содержать текст, рисунок, диаграммы, форматирование, стили, элементы Автотекста, панели инструментов и т.д. В шаблоне можно запомнить те параметры Word, которые часто используются. При создании нового документа на основе некоторого шаблона все содержание и средства шаблона переносятся в этот документ, а сам шаблон остается на диске без изменений.
Мастера – это шаблоны, автоматизирующие процесс создания документов. Мастера предоставляют последовательность диалоговых окон, помогающих правильно оформить документ определенного типа.
Надстройка – это дополнительная программа, которая расширяет функциональные возможности Word. После установки она становится как бы частью Word, например, добавляя новые команды меню или новые панели инструментов. Надстройки можно приобрести у поставщиков программного обеспечения.
Основные сведения о шаблонах.
Все документы Word основаны на шаблонах. По умолчанию новый документ создается на основе шаблона «Обычный» (NORMAL.DOT). Шаблон (NORMAL.DOT) является глобальным, т.е. стили, макросы, элементы Автотекста и другие элементы, сохраненные в шаблоне NORMAL.DOT, доступны из любого документа в любое время.
Замечание. Если Word не может найти шаблон NORMAL.DOT или файл шаблона поврежден, то автоматически создается новый экземпляр шаблона NORMAL.DOT с установками по умолчанию. Используйте это средство при случайном удалении или повреждении шаблона NORMAL.DOT.
В шаблоне может храниться следующая информация:
§ обычный текст, колонтитулы, сноски, рисунки
§ параметры страницы
§ стили
§ элементы Автотекста
§ макросы
§ пользовательские меню и команды
§ панели инструментов и кнопки
§ комбинации клавиш
Word обычно сохраняет шаблоны как файлы с расширением .DOT в папке ШАБЛОНЫ, которая находится в папке, где был установлен Microsoft Office. Шаблоны хранятся в определенном месте, чтобы они были легко доступны независимо от того, в какой папке работает пользователь.
Шаблоны можно использовать для упрощения подготовки типичных документов. Особенно полезны шаблоны при подготовке таких документов, как:
§ счета, заказы и вообще любые стандартные формы на бланках
§ планы и отчеты
§ объявления, брошюры
§ деловые письма и факсы.
Применение шаблонов для подготовки отчетов гарантирует, что все отчеты будут иметь единый формат и вид. Включение в Автотекст таких элементов, как название фирмы и фамилии руководителей, позволит избежать досадных опечаток в деловых письмах. Форматирование может быть предопределено в шаблоне, а от пользователя требуется только заполнять поля, причем дата, время и другие данные могут быть вставлены автоматически.
Создание документа с использованием шаблона
Создать документ на основе шаблона очень просто.
1. Выберите команду Файл, Создать.
2. Раскрыть вкладку Общие
3. Выделить значок Обычный. Этот значок соответствует шаблону NORMAL.DOT.
4. Если необходимо создать документ на основе шаблона, отличного от шаблона NORMAL.DOT, то необходимо раскрыть нужную вкладку и выделить значок шаблона.
5. Нажать кнопку ОК.
Создание шаблона
Хотя в комплект поставки Word включено много встроенных шаблонов, могут понадобиться такие документы или формы, для которых ни один из этих шаблонов не подходит. Можно создать совершенно новый шаблон либо на основе существующего шаблона, либо на основе существующего документа.
Создание шаблона на основе другого шаблона
Шаблоны создаются во многом так же, как и документы. Если уже есть шаблон, который содержит часть нужных средств, то можно сэкономить время, создавая новый шаблон на основе существующего.
1. Выбрать команду Файл, Создать
2. В появившемся диалоговом окне Сохранение документа выбрать параметр шаблон.
3. Раскрыть вкладку, содержащий шаблон, на основе которого необходимо создать новый.
4. Выделить нужный шаблон.
5. Выделить шаблон «Обычный», если нужно начать создание нового шаблона с пустого шаблона с параметрами по умолчанию.
6. Нажать кнопку ОК. Обратите внимание, что по умолчанию шаблону присваивается имя «Шаблон1», а не «Документ1», как обычно.
Отформатируйте шаблон, как обычный документ. Включите текст и графику, которые должны присутствовать во всех документах, основанных на этом шаблоне. Определите стили, макросы, элементы Автотекста и т.д.
Чтобы сохранить шаблон:
1. Выберите команду Файл, Сохранить как
2. Раскройте папку, в которой нужно сохранить шаблон.
Чтобы шаблон отображался на одной из вкладок диалогового окна Создание документа сохраните шаблон в одной из папок, вложенных в папку ШАБЛОНЫ.
3. Введите имя шаблона в текстовом поле Имя файла. Расширение .DOT будет добавлено автоматически.
4. Нажмите кнопку ОК.