Annual satisfaction survey

Since 1995 Peace Wapiti School Board (2002a) has administered an annual satisfaction survey. Each May students in grades 6, 9 and 12 and their parents, parents of special needs students, and teachers respond to questions about school operations, programs and services. Some of the questions parents are asked are about how welcome they feel in the schools, the information they receive from the school board, the quality of information they receive about their children’s progress and achievement, the number of report cards, and the value received for tax money spent on education.

Annual Education Results Report

The Annual Education Results Report (Peace Wapiti School Board #33, 2002a) is prepared each fall of the year and reports results achieved on the strategic plan from the previous year. The report contains the following information:

- Context and Background Information

- School Board Accomplishments

- Provincial Goal Results - Local Goal Results - Financial Report

- School Reports

 

Conclusions

Peace Wapiti School Board follows a planning process similar to that suggested by Matera and Artigue (pp. 120-122). Although it does not use the same terms as Matera and Artigue, the school board’s approach is the same in every aspect as that suggested by the authors. The school board integrates its public relations plan into its overall strategic planning process. To meet its need to be accountable to the community and parents, the school board establishes objectives (which it calls goals). The board determines strategies to meet the goals, which it lists in its three-year education plan. It outlines tactics, such as newsletters, web sites, parent councils, report cards and parent/teacher interviews. Through an annual satisfaction survey and annual report, the school board evaluates results. The board’s public relations goals are “consistent with both organizational and departmental objectives.” The goals are “realistic and attainable.” Outcome statements indicate what is to be accomplished, and performance measures describe how to measure the accomplishment of the results. All of these elements are found within Peace Wapiti School Board’s strategic plan, its reporting and measurement process, and tactics for meeting its public relations goals.

Peace Wapiti School Board is not unlike most medium sized school boards found in the United States (or Canada). It recognizes the important function of public relations and the need to keep in touch with its constituency through frequent and appropriate contact. Although specific people are not hired as public relations specialists, the public relations role is a key function of its administrators and staff. Because of the importance of the public communications function, public relations training should be part of the education and continuing inservice of school leaders. Also, schools and school boards should consider public relations graduates when hiring staff. People trained in public relations not only come equipped with strong communication skills, but have a broad knowledge of how business and organizations work.

References

Alberta Learning. (1997). School Councils. Retrieved February 15, 2003 from http://www.learning.gov.ab.ca/educationguide/pol-plan/polregs/adobe/183.pdf

Alberta Learning. (2003). Guide for School Board Planning and Reporting. Retrieved February 15, 2003 from http://www.learning.gov.ab.ca/department/planning/schoolguides/SchBdGuide/2002/

Alberta Learning. (1998). Meeting High Standards. Retrieved February 15, 2003 from http://www.learning.gov.ab.ca/educationsystem/ourstudents/VIII.asp

Eckstrom, D. (2003, February 15) personal interview. Fisher, J.R. (1996). School and School Board Planning. Retrieved February 15, 2003 from http://www.ocii.com/~fisher/school/download.htm.

Matera, F.R. & Artigue, R.J. (2000). Public Relations Campaigns and Techniques. Boston: Allyn and Bacon. Peace Wapiti School Board #33. (2002a). Annual Education Results Report. Retrieved February 15, 2003 from http://www.fisherhouse.com/pwsb/.

Peace Wapiti School Board #33. (2002b). Peace Wapiti School Board. Retrieved February 15, 2003 from http://www.pwsb33.ab.ca. Peace Wapiti School Board #33. (2002c). Three Year Education Plan 2002/2003-2004/2005. Retrieved February 15, 2003 from http://www.pwsb33.ab.ca/threeyrplan.pdf.

 

Приложение №2

ОРГАНИЗАЦИЯ ВЫСТАВОК


Выставка – это то место, где персонал фирмы может либо завязать новые контакты, либо разрушить дальнейшие связи с теми партнерами и покупателями, которые у фирмы уже были. Нужно помнить, что посетители приходят на выставку, как зрители на представление. Их ожидания зрелища достаточно велики, и именно поэтому они жертвуют своим временем. А на специализированные выставки и ярмарки до 76% посетителей приходят, имея четкую программу посещения: получить информацию, найти продавца или поставщика, провести переговоры, заключить сделки и т.п.
Обеспечить успех будущей акции можно ещё до открытия выставки.
Правильно, как и в любом проекте, начать стоит с определения целей участия в выставке. Среди всего многообразия целей выделим наиболее популярные:

· презентация компании \ продукции \ услуг целевой аудитории (посетителям выставки, вашим клиентам и партнерам);

· проведение переговоров с клиентами \ партнерами и заключение бизнес – соглашений с ними;

· проведение на выставочной площадке специальных акций с целью создания паблисити (инициирования сообщений о вашей компании в СМИ, работы «сарафанного радио» - посетители, увидевшие вашу акцию, расскажут о ней другим людям;

· размещение заказов.

К ключевым вопросам, на которые следует знать ответ до принятия решения об организации или участия в выставке, относятся следующие:

· планируется ли в ближайший год в вашей стране или регионе выставка аналогичная той, которую вы хотите организовать? (если «да», то ваша фирма может подготовить свой стенд);

· каковы ваши цели? (вы хотите завоевать региональный или национальный рынок).

При участии в выставке вы можете сразу достичь конкретных целей (например, подписать договоры о намерениях с 15-ю поставщиками) или так называемых PR-целей. PR-целями мы называем те, когда после выставки у посетителей появляется знание о вашей компании \ продукте \ услуге, а также формируется отношение к ним. Определившись с целями, выработайте концепцию участия в выставке: какими путями вы будете достигать цели, какие ресурсы (материальные, человеческие) необходимы.

При организации выставки следует учитывать следующие составляющие.

Место. Удачный выбор места означает многое. Экспоцентр, как правило, продаёт площади по одинаковой цене, но на самом деле одно и то же количество метров может привести к вам поток клиентов, а может оставить только горькие сожаления о впустую потраченных деньгах. Выбор места – не такая уж простая задача. Принято считать, что лучшие места – в центральных проходах, но мало кто учитывает, что люди не любят стоять на пути человеческих потоков и по центру могут пройти не останавливаясь. Конечно, два фронта стенда, обращенных к посетителям лучше, чем один, но если у вас только один стендист, это не поможет, а только затруднит работу. В любом случае, приняв решение об участии в выставке, нужно обратиться в экспоцентр заранее и, пока есть выбор, проконсультироваться с профессионалами.

Стенд. Одна из главных проблем на выставке – как остановить проходящего мимо посетителя и привлечь внимание к стенду. Для этого могут служить необычные элементы оформления и эффектные дизайнерские решения. Например, навесные панели, вторые этажи на стендах, световые короба и динамические решения. Дизайн стенда должен поддержать или создать достойный имидж вашего предприятия. Помните, что стенд – это ваш передвижной офис, "выезд офиса на публику", поэтому правило звучит довольно просто: стенд должен выглядеть так же или лучше, чем ваш основной офис, но ни в коем случае не хуже. При подборе экспонатов независимо от профиля фирмы рекомендуем воспользоваться следующей классификацией. Экспонаты в порядке повышения эффективности демонстрации на стенде:

· информация о фирме (награды, дипломы, сертификаты);

· информация о продукции (фотографии, альбомы, постеры, видеокаталоги);

· модели продукции;

· сама продукция;

· экспонаты-аттракционы (продукция в действии с участием посетителей).

На стенде (или блоке стендов) должны быть предусмотрены удобные рабочие места для сотрудников, переводчиков и маленький офис для менеджера; стенд должен быть оборудован компьютером и телефонной связью.

Транспорт.

Страхование имущества.

Расходы по линии PR. Необходимо заранее позаботиться о раздаточных материалах: сувенирах и рекламно-информационной полиграфии, брошюры, проспекты, пригласительные билеты, пресс-релизы. Помните, что полиграфические материалы – это то, что останется у посетителя на память о фирме после выставки. И если дешевый, скучный и некачественный буклет клиент выбросит в урну сразу - он никогда не увидит вашего роскошного и дорогого офиса.

Обслуживающий персонал. Стендист и руководство фирмы всегда должны помнить, что именно человек на стенде является экспонатом №1 и в первую очередь от общения с ним зависит впечатление посетителей о фирме.
Важнейшая часть работы стендиста заключается в умении показать товар-услугу-фирму с лучшей стороны, убедить покупателя в его преимуществах, договориться о поставках-контактах после выставки. Всё это нужно сделать в условиях жесткого лимита времени и массы посетителей.
Как свидетельствуют исследования, посетитель отводит в среднем одной экспозиции не более 5 минут собственного времени. Поэтому стендист должен уметь за это время классифицировать посетителей, отделив деловых людей от случайных прохожих, привлечь нужных посетителей на свой стенд, провести деловые переговоры, вручить информационно-рекламные материалы, подарить сувениры, взять у посетителя координаты для будущих контактов и распрощаться, оставив о себе и о фирме приятные воспоминания. Таким образом, идеальный стендист должен обладать следующими качествами:

· быть квалифицированным специалистом в определенной области знаний, хорошо знать собственную продукцию;

· быть коммуникабельным, внимательным, доброжелательным и чутким в общении с другими, настойчивым в отстаивании своих позиций;

· уметь вовремя начинать и заканчивать разговор, владеть искусством убеждения, быть лаконичным в дискуссиях, владеть искусством корректно заканчивать любой разговор за 2-3 минуты;

· обладать достаточной силой воли и выдержкой в критических ситуациях;

· помнить, что выставка-ярмарка – это праздничное зрелище для гостей-посетителей и уметь сохранять и поддерживать праздничное настроение.

Совет для руководства фирмы. Посетители почти никогда не подходят к сотрудникам фирм, которые сидят спиной к ним. Если вы увидите своего сотрудника в такой позе – постарайтесь заменить стендиста.

Подготовив концепцию и график подготовки выставки, рекомендуется провести собрание с коллегами и объяснить им, чего вы ожидаете от них и в какие сроки. Независимо от того, кто будет работать на стенде: ваши коллеги, приглашенные специалисты и промоутеры, персонал необходимо тренировать. Перед выставкой необходимо провести тренинг для сотрудников, объясните им цели участия в выставке, функции каждого сотрудника. Обратите их внимание как вести тетрадь учета клиентов. Тогда после выставки вы сможете максимально эффективно и оперативно использовать полученную информацию о потенциальных клиентах и партнерах. Нелишним будет наладить четкую связь между сотрудниками на стенде и персоналом офиса. Особенно это важно, если вы планируете прямо на выставке инициировать покупки вашей продукции\услуг. Также важно позаботиться о приглашениях. Лучше разослать приглашения вашим клиентам и партнерам, с которыми вы хотели бы пообщаться на выставке, за 2-4 недели до самого мероприятия, а за несколько дней напомнить им о выставке. А также эффективность участия в выставке повысит размещение релизов в СМИ: до и после мероприятия.

Бюджет. При подготовке концепции напишите бюджет выставки, куда включите расходы на:

· аренду выставочной площади и дополнительного оборудования;

· дизайн (если у вас нет своего дизайн-бюро) и производство выставочного стенда;

· монтаж выставочного стенда (если вы не используете мобильные стенды);

· доставка оборудования на выставку;

· рекламная и полиграфическая продукция;

· промо-персонал;

· напитки и закуски (особенно актуально на региональных выставках) для партнеров;

· дополнительные расходы.

 

Несмотря на старейшую историю выставочно-ярмарочного бизнеса в России, сервис в этой сфере не идеален. И тем более важна грамотная работа специалиста по связям с общественностью. С организаторами Вы столкнетесь на следующих этапах подготовки к выставке.

1. Подписание Договора и оплата счета. Если до выставки осталось несколько месяцев, то Вам предложат внести предоплату. Внесение оставшейся суммы обычно происходит за месяц до выставки.
Подписывая Договор, внесите в него все услуги, оказания которых вы ожидаете от организаторов:

· выставочная площадь;

· необходимое освещение на стенде. Советуем за несколько дней до выставки позвонить организаторам и напомнить, что вам необходимо такое-то освещение, иначе вы можете остаться без света;

· необходимое оборудование. Здесь вам предложат выбрать застройщика стандартных стендов. Или, что сегодня становится популярным, порекомендуют компанию, производящую мобильные стенды. Аренда и монтажников лифта на время монтажа выставки.

2. Размещение информации о компании в каталоге участников выставки.
Организаторы предоставят вам технические требования к рекламным макетам и расскажут о сроках и процессе передачи макетов в дирекцию выставки.

3. Получение документов, разрешающих монтаж выставки.
Обычно эти документы выдаются за 1-3 недели до начала выставки. Серьезные организаторы приглашают экспонентов на семинар для участников выставки, где, помимо документов, выдают вам бэйджи (заранее вас попросят прислать список ФИО сотрудников стенда) для монтажников и сотрудников стенда, пригласительные билеты на выставку. Когда вы используете мобильные стенды, вам нужно встретиться с начальником пожарной охраны выставочного комплекса. Необходимую контактную информацию можно получить у организаторов. Следует подготовить пакет документов для пожарной службы (правила, бывает, меняются, поэтому уточняйте перечень уже у них). Одним из документов, разрешающих ввоз выставочного оборудования на стенд, является Сертификат на мобильные стенды. Сертификат или документ, подтверждающий, что мобильный стенд не нуждается в сертификации, вам должен выдать поставщик стенда.

Некоторые замечания общего характера

1. В конце каждого выставочного дня проводится брифинг, на котором обсуждаются результаты: как прошел день, что больше всего интересовало посетителей, какие встретились трудности, сколько потенциальных или реальных клиентов принес этот день.

2. Проблемы безопасности и секретности. Конкурентов всегда очень интересует, какие контакты вы устанавливайтесь и на каких условиях подписываете договор. В конце дня все бумаги следует уносить, ничего не оставляя на стенде и в ящиках.

3. Календарь ключевых дат составляется в обратном временном отсчете.

4. По окончании выставки составляется отсчет, в который включаются все успехи и просчеты; отчет распечатывается и рассылается всем руководителям структурных подразделений фирмы.