Лабораторная работа № 9. Работа с шаблонами

Любой создаваемый в MS Word документ должен базироваться определенном шаблоне. Шаблон можно рассматривать как стандартный бланк, подготовленный для заполнения. В шаблоне устанавливаются поля страницы, колонтитулы и другие параметры документа, хранятся стили форматирования. Любые элементы шаблона доступны для изменения.

После запуска MS Word открывается пустой документ, базирующийся на шаблоне Normal.dot, который представляет собой чистый лист бумаги формата A4 и содержит все стандартные стили форматирования. Шаблон Normal.dot активен по умолчанию.

Создание новых документов можно ускорить, если основывать их на стандартных шаблонах, поставляемых в комплекте MS Word. Эти шаблоны позволяют быстро создавать наиболее распространенные документы. Кроме стандартного шаблона Normal.dot, в MS Word есть шаблоны для создания служебных записок, отчетов, деловых писем, манускриптов, диссертаций и т.д. Мастер страниц Web оказывает поддержку при оформлении Web-страниц, включающих анимационные эффекты. Шаблоны можно использовать в изначальном виде, модифицировать или брать за основу при создании новых шаблонов.

При открытии нового документа, основанного на шаблоне Normal.dot, MS Word ищет этот шаблон. Если файл Normal.dot недоступен или отсутствует, MS Word создает его заново в соответствии со стандартными установками. При этом все установки, сохраненные ранее в шаблоне, теряются. Поэтому при изменении или удалении стандартного шаблона Normal.dot следует соблюдать осторожность.

Если ни один из стандартных шаблонов MS Word не удовлетворяет требованиям пользователя, следует разработать новый шаблон. Это можно осуществить с помощью команды Создать из меню Файл.

В разделе Создание с помощью шаблона окна Создание документа щелкните на вкладке Общие. В появившемся окне Общие шаблоны, содержащим имеющиеся шаблоны, установите переключатель Создать шаблон и нажмите кнопку OK:

Рис. 1. Окно создания шаблонов

В процессе создания шаблона можно: вставить в шаблон тексты и иллюстрации; определить способ размещения частей шаблона на странице; изменить оформление символов; создать и модифицировать стили оформления, макрокоманды и элементы автотекста; вставить в документ гипертекстовые ссылки.

После создания (изменения) шаблон документа следует сохранить с помощью команды Сохранить или Сохранить как из меню Файл. К именам шаблонов документов автоматически добавляется расширение DOT. По умолчанию шаблоны MS Word сохраняются в папке Templates (Шаблоны) пакета Microsoft Office.

Если в разделе Сохранение диалогового окна Сервис – Параметры установлена опция предлагать заполнение свойств документа, при сохранении шаблона откроется диалоговое окно Свойства, в разделах которого пользователь может ввести дополнительные сведения о создаваемом шаблоне. Заполнять все поля этого диалогового окна не обязательно, но при наличии данных о шаблоне работать с ним становится проще.

Создание шаблона документов идентично оформлению документов. Чтобы создать шаблон, надлежит выполнить следующие действия.

Активизируйте команду Открыть из меню Файл.
Выберите требуемую папку, в поле Тип файлов установите значение Шаблоны документов, укажите имя открываемого документа и нажмите кнопку Открыть:
Выполните установки (вставьте текст или иллюстрации, поля и т.д.):
Вызовите команду Сохранить как из меню Файл.
В поле Тип файлов установите значение Шаблоны документов, задайте имя папки, в которой будет размещаться измененный шаблон и его новое имя:
Нажмите кнопку Сохранить.

В результате MS Word сохранит все изменения в новом шаблоне. Изменение существующего шаблона документа осуществляется по аналогичной схеме, только на четвертом шаге выполняется команда Сохранить, а не Сохранить как из меню Файл. В результате все внесенные изменения будут помещены в шаблон с тем же самым именем.

Изменения шаблона документа не распространятся на все документы, созданные с использованием этого шаблона.

Если при создании нового документа не выбран никакой шаблон, то используется шаблон Normal.dot, установленный по умолчанию. Чтобы активизировать другой шаблон и воспользоваться содержащимися в нем стилями оформления или элементами автотекста, необходимо выполнить следующие действия:

Откройте документ, к которому нужно присоединить шаблон, с помощью команды Открыть из меню Файл.
В меню Сервис выберите команду Шаблоны и настройки:
В поле Шаблон документа диалогового окна Шаблоны и настройки укажите имя нужного шаблона.
В случае необходимости определить местоположение шаблона, находящегося в другой папке или на другом диске, нажмите кнопку Присоединить и в открывшемся диалоговом окне Присоединение шаблона.
Подтвердите выбор с помощью кнопки Открыть.

При назначении шаблона документу текст не изменяется, однако изменения могут появиться в элементах автотекста, в строке меню или в панелях инструментов.

В MS Word существует два основных способа создания шаблонов документов.

Первый способ - составление таблицы стилей, которая будет встроена в шаблон. Преимущество этого способа состоит в том, что при его использовании можно очень быстро изменять вид отдельных абзацев документа в дальнейшем. Сформированная таблица стилей может использоваться при создании многих шаблонов. Новый документ создается как текстовый документ, а затем форматируется стилями таблицы. При этом пользователь может применять как встроенные стили форматирования, так и созданные самостоятельно.

Второй способ - создание шаблона на основе текстового документа. В данном случае возможности внесения изменений в шаблон ограничены. Этот способ удобен при создании шаблонов стандартных документов, которые редко изменяются. В качестве примера использования второго способа рассмотрим процесс создания шаблона общего бланка.

Бланком называется стандартный лист бумаги, на котором размещается постоянная информация и отведено место для переменной.

При создании шаблонов документов рекомендуется устанавливать режим просмотра разметки страницы (команда Разметка страницы из меню Вид). В этом режиме создаваемый документ отображается на экране в том виде, в каком он будет напечатан. Установка этого режима имеет смысл при создании документов, в которых текст и графика располагаются на странице в строго фиксированных местах.

Шаблон создается с помощью команды Создать из меню Файл. В разделе Создание с помощью шаблона окна Создание документа щелкните на пункте Общие шаблоны. В появившемся окне Общие шаблоны, содержащим имеющиеся шаблоны, установите переключатель Создать шаблон и нажмите кнопку OK. По умолчанию новому шаблону присваивается имя Шаблон1, которое отображается в строке заголовка. Пользователь в любой момент может изменить это имя, сохранив шаблон с помощью команды Сохранить как меню Файл. После сохранения шаблон остается открытым, с ним можно продолжить работу.

Прежде всего, устанавливаются параметры страницы. Их размер определяется в разделе Поля диалогового окна Параметры страницы (вызывается при выполнении команды меню Файл – Параметры страницы).

Определение позиций табуляции. Правила оформления документов предусматривают 8 стандартных позиций табуляции, которые отличаются от установленных в MS Word по умолчанию.

Оформление заголовка бланка. Заголовок бланка следует печатать от нулевой позиции табуляции через один межстрочный интервал, который установлен по умолчанию. Обязательные реквизиты заголовочной части документа - название организации, дата, индекс, ссылка на индекс и дату входящего документа. Первый реквизит является постоянным и оформляется при создании бланка, остальные - при оформлении документа.

На бланках документов реквизиты заголовка должны выравниваться по центру (начало и конец каждой строки одинаково удалены от полей) или по левому краю. По умолчанию текст выравнивается по левому краю. Выравнивание можно не изменять, однако бланк выглядит лучше, если заголовок центрирован. Выравнивание удобнее выполнять, если поместить абзац в надпись.

Вставка надписи. Вставка абзаца в надпись осуществляется следующим образом. Нужно выделить текст с помощью мыши или пункта меню Правка – Выделить все и вызвать команду Надпись из меню Вставка. В результате вокруг выделенного текста появится штриховая рамка, свидетельствующая о том, что текст помещен в надпись. Используя текстовые поля, можно не только выровнять текст реквизита в пределах выделенной для него площади, но и задать его точную позицию на странице:

Размещение надписи на странице. Заголовок документа должен выделяться среди остальных реквизитов. С этой целью заголовок смещается на левое поле документа и размешается на расстоянии не меньше 10 мм от края страницы. В MS Word это можно сделать, перемещая надпись с текстом.

Установка шрифта. Текст внутри текстового поля форматируется точно так же, как и обычный текст. В бланках принято использовать шрифты размером от 6 до 16. При форматировании реквизита название организации допускается применение шрифтов размером от 6 до 24.

Выравнивание. Для выравнивания текста внутри надписи можно использовать команды меню Формат, кнопки панели инструментов форматирования и координатную линейку. Действие команд выравнивания распространяется только на содержимое текстового поля и не отражается на позиции самого поля. Заголовки документов центрируются. Чтобы центрировать заголовок относительно границ текстового поля, необходимо выделить текст и щелкнуть на кнопке (По центру) панели инструментов форматирования.

Вставка поля даты. Реквизит дата - один из обязательных реквизитов, обеспечивающих юридическую силу документа. Дату можно ввести и отформатировать как обычный текст. Однако MS Word предоставляет возможность автоматизировать вставку даты с помощью стандартных полей.

Поле подстановки - это специальный код для вызова одной из сервисных функций. В момент актуализации документа вызывается указанная функция и на место поля подставляется реальное значение, возвращаемое этой функцией. Под актуализацией документа следует понимать получение печатной копии (или ее просмотр на экране). Например, если в документ вставлено поле Дата печати, на каждой распечатке документа вместо этого поля будет появляться текущая дата. Для того чтобы при печати выполнялась актуализация (обновление) полей, следует в разделе Печать диалогового окна команды Параметры из меню Сервис установить опцию обновлять поля.

Чтобы вставить поле подстановки, необходимо разместить курсор ввода в позиции вставки, а затем выполнить следующую последовательность действий:

· активизируйте команду Поле из меню Вставка, вследствие чего откроется диалоговое окно для вставки поля, изображенное на следующем рисунке:

в поле Категории укажите тип вставляемого поля, а в поле Свойства поля введите имя поля подстановки;
в завершение нажмите кнопку ОК.

MS Word помещает вставленное поле в специальные фигурные скобки, которые отделяют его от текста документа.

Отображение полей на экране. MS Word предоставляет в распоряжение пользователей около 60-ти стандартных полей. Каждое поле подстановки может отображаться на экране либо в виде кода поля, либо в виде результата подстановки, то есть значения поля. Код поля заключается в фигурные скобки, а значение поля - нет.

Чтобы изменить способ представления поля подстановки, следует установить курсор ввода в этом поле и нажать комбинацию клавиш Shift + F9. Просмотреть коды полей позволяет команда Коды – Значения полей контекстного меню, которое открывается вследствие щелчка правой кнопкой мыши на поле или с помощью комбинации клавиш Shift + F10.

Удаление поля. Чтобы удалить поле, нужно полностью выделить его, включая фигурные скобки, и клавишу Delete.

Поля формы - это поля ввода для оперативного заполнения. Ввести информацию в форму можно с клавиатуры непосредственно в окне MS Word. Можно также распечатать шаблон, а затем заполнить поля формы вручную. В MS Word есть три типа полей формы:

текстовые поля;
независимые переключатели;
списки.

С помощью полей формы в шаблоне документа обозначаются области для ввода данных определенного типа. Поля формы можно заранее сформировать как обычный текст. При заполнении поля формы его форматирование автоматически назначается вводимому тексту.

Поле формы можно вставить в абзац, в ячейку таблицы или в текстовое поле. У пользователя есть возможность управлять данными, вводимыми в поля формы (определять список элементов, задавать элемент по умолчанию, форматировать), а также создавать макрокоманды, автоматически выполняемые при входе или выходе из поля, и информационные сообщения для каждого поля.

Как правило, поля формы вставляются и форматируются при создании шаблонов документов. Обработка полей форм выполняется посредством панели инструментов Формы.

Рис. 2 Панель Формы

Если панель инструментов Формы отсутствует на экране, ее можно отобразить, выполнив пунктменю Вид – Панели инструментов – Формы.

Панель инструментов Формы содержит десять кнопок, назначение которых описано в следующей таблице:

Таблица 1. Кнопки панели инструментов Формы

Кнопка	Название	Назначение
	Текстовое поле	Вставка в документ поля формы для текста.
	Флажок	Вставка поля формы для переключателя.
	Поле со списком	Вставка поля ввода со списком.
	Параметры поля формы	Открытие диалогового окна для установки параметров поля формы (данная кнопка недоступна, если выделенный фрагмент не содержит поля формы).
	Нарисовать таблицу	Редактирование таблиц, используемых при создании формуляров с полями формы.
	Добавить таблицу	Вставка таблицы с указанным числом строк и столбцов (большинство шаблонов основаны на таблице как некоторой логической структуре).
	Добавить рамку	Вставка кадра нужного размера.
	Затенение полей формы	Задание или отмена оттенка поля (по умолчанию поля формы оттеняются для упрощения идентификации).
	Очистить поля формы	Удаление данных из полей формы.
	Защита формы	Активизация поля формы и защита документа от изменений при заполнении другими пользователями (если форма защищена, для заполнения доступны только поля формы).

Поля формы для текста - это области, в которые пользователь может вводить обычный текст. Посредством полей формы для переключателей пользователь дает положительный или отрицательный ответ. Поля формы со списком содержат элементы для выбора.

Чтобы вставить поле формы, необходимо установить курсор ввода в том месте шаблона, где при заполнении формы пользователь будет вводить информацию, и выполнить щелчок на одной из первых трех кнопок панели Формы.

Кнопка Параметры поля формы предоставляет возможность доступа к окну для установки параметров выбранного поля. Вид окна зависит от типа выбранного поля. Окно для установки опций текстового поля формы изображено на рисунке 3:

Рис. 3. Настройка текстового поля

Доступные опции и опции, используемые по умолчанию, зависят от типа поля формы. В списке Тип указывается тип текстового поля формы:

· Обычный текст;

Число;
Дата;
Текущая дата;
Текущее время;
Вычисления.

Список Максимальная длина предназначен для определения максимальной длины поля. По мере ввода текста длина поля формы изменяется до максимума, заданного в списке Максимальная длина. В поле Текст по умолчанию вводится текст, который будет отображаться в поле формы при открытии шаблона. Формат текста устанавливается в поле Формат текста (см. рисунок 3).

С помощью кнопки Текстовое поле можно вставить поля формы для текста и оформить их надлежащим образом. В документах реквизиты индекс, ссылка на индекс и дату входящего документа и место составления или издания выделяются подчеркиванием. Это форматирование можно сохранить в шаблоне бланка, если после вставки текстового поля формы маркировать его и выполнить щелчок на кнопке панели инструментов форматирования. В дальнейшем при заполнении такого поля формы введенный текст будет автоматически выделяться подчеркиванием.

В шаблоне общего бланка текстовые поля формы выделены серым цветом.

Готовый шаблон необходимо защитить от случайных изменений, выбрав команду Установить защитув пункте меню Сервис.

В завершение нужно сохранить созданный шаблон. Теперь, для того, чтобы создать документ на основе созданного шаблона, нужно выполнить пункт меню Файл – Создать и в перечне шаблонов выбрать созданный.

Контрольные вопросы

1. Какое расширение имеют шаблоны текстового редактора MS Word?

2. Перечислите все кнопки панели инструментов Форма и их назначение.

3. Как изменить параметры текстового поля?

4. Как вставить текстовое поле в шаблон?

5. Как удалить поля?

6. Что такое бланк?

7. Опишите все возможные способы создания шаблонов в текстовом редакторе MS Word.

8. Как создать документ на базе уже существующего шаблона?

9. Какие типы данных можно устанавливать в текстовом поле?

Задание

1. Создайте шаблон приведенного ниже документа, сохранив его под именем «Договор аренды» там, где хранятся шаблоны MS Word.

Договор аренды

№ ______

г. ___________________ “___” _____________ 20 г.

____________________________________________________________,

(наименование юридического лица)

именуемое в дальнейшем “Арендодатель”, в лице ________________________________________________________________________

(должность, Ф.И.О.)

и ______________________________________________________________________,

(наименование юридического лица)

именуемое в дальнейшем “Арендатор”, в лице ________________________________________________________________________

(должность, Ф.И.О.)

заключили настоящий договор о следующем:

1. Предмет договора

Арендодатель обязуется передать Арендатору во временное владение и пользование либо во временное пользование следующее имущество: ________________________________________________________________________

(наименование и характеристики имущества, цель использования)

2. Цена договора

За пользование имуществом Арендатор уплачивает Арендодателю арендную плату в размере ________________________________________________________________________

(сумма прописью)

3. Условия платежа

3.1. Оплата по настоящему договору производится ________________________________________________________________________.

(единовременно, поэтапно с авансовым платежом и т. п.)

4. Сроки исполнения обязательств

4.1. Указанное в ст. 1 договора имущество должно быть передано Арендатору по приемо-сдаточному акту в течение _________________ дней со дня подписания договора.

4.2. Оплата производится Арендатором в следующие сроки: ________________

4.3. Срок действия договора:

4.3.1. Начало: _____________.

4.3.2. Окончание: __________.

2. Создайте документ на основе шаблона.

3. Оптимальная длина текстовых полей – 70 символов.