Ясність викладу, точність опису.
Документ має бути зрозумілим, не викликати двозначності. Це досягається тоді, коли працівник глибоко проникає в суть справи і вміє дібрати слова і вирази, які дають змогу точно описати події чи явища об’єктивної дійсності, правильно користується термінами, уникає вузько вживаних професіоналізмів.
Особливої точності та ясності потребують формулювання наказів, прохання, розпоряджень.
Свобода від суперечностей.
У документі не може бути смислової суперечності, коли аргументи суперечать один одному.
Одночасно форма вираження не має суперечити змісту висловлювання, наприклад, прохання, що висловлене у формі наказу: Дозвольте повернутися до виконання своїх обов’язків!
Текст документа є зразком офіційно-ділового стилю. Тому слова і вирази, які мають розмовний характер або є емоційно забарвлені, суперечать мовностилістичним вимогам цього стилю.
Переконливість.
Забезпечується обґрунтуванням висловленої в документі думки, доказовістю матеріалу, точністю в доборі цифрових даних та фактів.
Переконливим діловий папір робить також вмінням розмістити матеріал – усе важливе слід подавати в документі, а усе інше оформляти у вигляді додатків.
Лаконічність.
Лаконічним вважають документ, в якому немає багатослівної аргументації, зайвих слів та повторень.
Лаконічності можна досягти вживанням простих речень, загальноприйнятих скорочень, умовних позначень, а також стандартних зворотів мови.
Стежити за тим, щоб кожен аспект висвітлення питання займав своє місце в тексті документа і не повторювався.
Повнота інформації.
Повним називають документ, зміст якого вичерпує всі обставини, пов’язані з вирішенням питання.
§ 4. Характеристика найуживаніших документів. Вимоги до їх змісту та оформлення
Заява –це документ, який містить прохання або пропозицію однієї чи кількох осіб, адресовану установі або посадовій особі. Це один з найпоширеніших у справочинстві документів.
Заяви бувають особисті та службові.
Особиста заява містить прохання особи до керівника розділу чи підрозділу. Її пишуть власноручно в одному примірнику.
Службову заяву укладає посадова особа від власного імені або від імені організації до посадової особи іншої організації, структури тощо. Її можна відтворити механічним способом у декількох примірниках. Службова заява містить додаткові реквізити (назву та адресу організації, вихідний номер документа тощо).
За місцем виникнення розрізняють заяви внутрішні і зовнішні.
У зовнішній особистій заяві обов’язково зазначають повну домашню адресу чи відомості документа (паспорта), ау зовнішній службовій – повну поштову та юридичну адресу установи, підприємства, організації.
У внутрішній заявізазначати адресу і паспортні відомості не обов’язково.
Темами внутрішніх заяв студентів можуть стати прохання про надання академічної відпустки, матеріальної допомоги чи права поселення у гуртожитку, про переведення в іншу групу, прохання звільнити від занять, дозвилити достроково складати сесію та ін. Змістом заяв з кадрових питань може бути: влаштування на певну посаду чи звільнення з посади, переведення з однієї посади на іншу, надання чергової відпустки чи відпустки за власний рахунок, надання путівки в санаторій та ін.
Різновидами заяви є заява-зобов’язання (прохання про надання позики), заява про відкриття рахунку, позовні заяви – про притягнення до відповідальності, відшкодування збитків, захист честі та ін.
Заяви бувають прості і складні (містять відомості про додатки).
Заява складається з таких реквізитів:
1. Відомості про адресата (назва посади, повна назва установи, прізвище та ініціали керівника із зазначенням наукового звання, якщо особа, на ім’я якої подають заяву, має його).
2. Відомості про адресанта (назва посади, прізвище, ім’я, по батькові особи, яка звертається із заявою, іноді адреса, телефон, паспортні відомості ).
3. Назва виду документа.
4. Текст.
5. Перелік додатків (документів, які додають до заяви на підтвердження її правочинності чи вагомості аргументації).
6. Дата.
7. Підпис.