Які програмні продукти належать до універсальних бухгалтерських систем?
Для того, щоб не помилитись у виборі програми, необхідно зробити порівняльний аналіз програм, які є на ринку. Першим кроком для порівняння можливостей наявних програмних продуктів є проведення їхньої класифікації. Це дуже важливий етап в організації комп'ютеризованого обліку: тільки після поділу програмного забезпечення на групи за певними критеріями можна формулювати вимоги до програм і порівнювати їхні функціональні можливості.
З погляду розробників програмного забезпечення найбільш повною є класифікація програм бухгалтерського обліку, яка склалася при проведенні конкурсів програмного забезпечення. Ця класифікація поєднує в собі критерії для групування як за призначенням, так і за способом реалізації бухгалтерських функцій і розміром підприємств. Доповнений і уточнений перелік основних класів програмного забезпечення, що звичайно пропонується на конкурсах і виставках, та їхню характеристику наведено нижче, а також у додатку Б.
Програми для ведення домашньої бухгалтерій За допомогою цих програм персональний комп'ютер можна використовувати для обліку особистих доходів і витрат, планування сімейного бюджету (включно з довгостроковими вкладеннями), для складання особистих податкових декларацій.
Міні-бухгалтерія. До цього класу належать програми, призначені для використання одним чи декількома працівниками в бухгалтеріях невеликих підприємств. Такі програми не мають чіткої спеціалізації за ділянками обліку. Вони реалізують функції ведення синтетичного і підсумкового аналітичного обліку, дозволяють вводити господарські операції й обробляти їх (сортувати, здійснювати пошук необхідної інформації тощо), формувати невеликий набір первинних документів та звітних форм.
Універсальні бухгалтерські системи (міді-бухгалтерія). До цього класу належать програмні продукти, орієнтовані на бухгалтерії малих та середніх за розмірами підприємств, які в спрощеному варіанті забезпечують ведення всіх ділянок обліку. Такі системи поєднують усі облікові функції, у тому числі функції кількісного обліку, у межах однієї програми і, як правило, розраховані для роботи на одному комп'ютері. Винятком є розрахунок заробітної плати, який виконують окремо. Деякі програми цього класу призначені для роботи на кількох комп'ютерах у локальній мережі.
Локальні автоматизовані робочі місця (АРМ). Такі програми призначені для виконання окремих облікових завдань — обліку праці та заробітної плати, основних засобів, товарно-матеріальних цінностей тощо й охоплюють окремі ділянки бухгалтерії і, як правило, не пов'язані між собою. АРМ мають високий рівень спеціалізації і тому можуть ефективно комп'ютеризувати окремі частини бухгалтерії без формування зведеної звітності.
Комплекси пов'язаних АРМ. Ці програмні системи орієнтовані на використання в бухгалтеріях із чисельністю працівників більше восьми при чіткому розподілі функцій між ними. Комплекс складається із набору АРМ, кожне з яких реалізує функції окремих ділянок обліку. Кожна така програма розрахована на специфіку облікових робіт і орієнтована на персонал з невисокою бухгалтерською і комп'ютерною кваліфікацією. Як правило, АРМ комплексу підтримують розгорнутий аналітичний облік, мають глибоку спеціалізацію і встановлені на окремих комп'ютерах. Комплекс має засоби об'єднання даних з різних АРМ, які необхідні для отримання зведених звітних форм. Звичайно поєднання даних здійснюється за допомогою спеціалізованого центрального модуля — Головної книги. При об'єднанні даних обмін інформацією може здійснюватись як за допомогою дискет, так і в локальній мережі.
Управлінські системи. До цього класу входять функціонально повні системи організаційного управління з елементами бухгалтерського обліку, планування, діловодства, а також з модулями прийняття рішень і деякими іншими. Бухгалтерська складова програми в даному разі не є головною. Більш важливим є взаємозв'язок усіх складових системи, можливість ефективного управління підприємством, допомога у вирішенні головного завдання бізнесу — в отриманні прибутку.
Фінансово-аналітичні системи. Це різноманітні програми фінансового аналізу на основі бухгалтерських даних, за допомогою яких автоматизуються завдання зовнішнього і внутрішнього аудиту.
Правові бази даних. До них належать упорядковані довідкові системи, що містять підібрані в тематичному або хронологічному порядку законодавчі акти з питань податків, бухгалтерського обліку тощо. Ці системи дозволяють швидко знаходити потрібні документи, оперативно відстежувати зміни та доповнення до нормативних документів. Вони мають опосередковане відношення до бухгалтерських програм. Хоча цю категорію програмного забезпечення було створено, перш за все, на допомогу юристам, значна її частина орієнтована на таких користувачів, як бухгалтери, фінансисти, економісти.
Треба мати на увазі, що більшість виробників програмного забезпечення, намагаючись зайняти весь ринок, пропонують програмні продукти різних класів та/або стверджують, що їхнє програмне забезпечення може бути успішно впроваджено на всіх без винятку підприємствах (останнє не може відповідати дійсності). Так, виробник потужного програмного забезпечення класу управлінських систем "Галактика" пропонує скорочену версію програми під назвою "Галактика-Старт". "Інтелект-сервіс" разом із комплексом АРМ "БСТ" пропонує програму для автоматизації обліку малих підприємств "БЭМВИ". Корпорація "Парус" також пропонує два основних програмних продукти з різними функціональними можливостями — "Парус 4.x" і "Парус-Предприятие". З іншого боку, якщо програмний продукт "1С: Бухгалтерия 7.7" може бути класифікований як універсальний програмний продукт класу "міді-бухгалтерія", то комплекс програм "1С: Предприятие 7.7", до якого входить й "1С: Бухгалтерия 7.7" разом із компонентами "Расчет" (зарплата) та "Оперативный учет" (торгівля) вже може бути класифікований як комплекс пов'язаних АРМ.
Слід зазначити, що, хоча наведений перелік категорій програм і корисний для уявлення про основні класи бухгалтерського програмного забезпечення, що пропонуються на конкурсах бухгалтерських програм, він склався стихійно і тому непридатний для класифікації програмного забезпечення за певними ознаками та вибору оптимальних програм. Наступна класифікаційна система передбачає чітке групування програмного забезпечення за певними ознаками .