Критерії класифікації документів.
Основною класифікаційною ознакою конкретного документа є його зміст, зокрема відношення зафіксованої у ньому інформації до особи, структури, предмета або до напрямку діяльності укладача чи адресата. Відповідно до цього вирізняють такі види документів за ознаками класифікації та групами.
| № п/п | Ознаки класифікації | Групи документів |
| 1. | За найменуванням (Деякі документи мають однакову назву (акт, протокол та ін.), але різне призначення і зміст не дозволяють віднести їх до однієї групи.) | Заява, лист, довідка, інструкція, протокол, доручення, службова записка та ін. |
| 2. | За змістом і спеціалізацією | Загальні: з адміністративних питань, з питань планування оперативної діяльності, з питань підготовки та розподілу кадрів, Спеціалізовані: з фінансово-розрахункових і комерційних питань, бухгалтерського обліку, постачально-збутові, зовнішньоторгівельної та кредитної діяльності та ін. |
| 3. | За призначенням | Організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні, з кадрово-контрактних питань, обліково-фінансові, зовнішньоекономічні, господарсько-договірні. |
| 4. | За походженням | Службові (укладаються організаціями, підприємствами або службовими особами, які їх представляють) та особисті (створюються окремими особами поза сферою їх службової діяльності або виконання суспільних, громадських обов’язків, тобто для вирішення індивідуальних питань). |
| 5. | За місцем виникнення | Внутрішні, що мають чинність у межах установи, закладу, де їх укладено, та зовнішні, що є результатом спілкування установи з іншими підприємствами, організаціями, особами. |
| 6. | За напрямом | Вхідні – це документи, що надійшли ззовні для розгляду та виконання; вихідні – ті, що адресовані за межі установи. |
| 7. | За формою | Стандартні (типові) – це документи, які мають однакову форму й заповнюються в певній послідовності й за обов’язковими правилами (типові листи, інструкції, положення). На їх основі складаються конкретні документи із збереженням композиції, форми, тексту зразка. Трафаретні – частина тексту віддрукована на бланку, а частина вписується при його заповненні. Індивідуальні документи створюються в кожному окремому випадку для розв’язання окремих ситуацій, їх друкують або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви). |
| 8. | За ступенем стандартизації та регламентації | З високим ступенем – укладаються на трафаретних, бланкових паперах із захисними символами в суворо регламентованій послідовності (паспорт, свідоцтво, атестат, диплом, військовий квиток тощо). З середнім – лише частина даних готується заздалегідь (довідка, перепустка, типовий лист, положення, інструкція). З низьким – укладаються за загальними принципами й формою, але автор-укладач довільно добирає та компонує мовні засоби залежно від конкретної ситуації (автобіографія, звіт, протокол, оголошення, запрошення). |
| 9. | За складністю (кількістю відображених питань) | Прості – відображають одне питання, факт. Складні – відображають два і більше питань, фактів. |
| 10. | За стадіями створення | Оригінал – це основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Він містить підпис керівника установи, і в разі потреби його засвідчено штампом і печаткою. Копія – це точне відтворення оригіналу. На копії документа обов’язково робиться помітка вгорі праворуч “копія”. Різновидами копії є відпуск, витяг, дублікат. Відпуск – повна копія відправленого з установи документа, яка залишається у відправника. Коли виникає потреба відтворити не весь документ, а лише його частину, робиться витяг. Дублікат – це другий примірник документа, виданий у зв’язку з втратою оригіналу. У юридичному відношенні оригінал і дублікат рівноцінні. |
| 11. | За терміном виконання | Звичайні безстрокові – ті, що виконуються у порядку загальної черги. Термінові – укладаються за визначеним завчасно терміном виконання, а також телеграми, телефонограми. Дуже термінові – зі спеціальною позначкою. |
| 12. | За ступенем гласності | Для загального користування, для службового користування (ДСК), таємні (Т). Документи двох останніх різновидів у правому верхньому кутку першої сторінки на відстані 104 мм від межі лівого берега містять гриф “для службового користування” або “таємно” і користування ними попередньо обумовлюється угодою, розпискою тощо про міру відповідальності в разі розголошення їхнього змісту. За втрату або розголошення таких документів відповідальні особи несуть карну відповідальність. Регламентує роботу з такими документами Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є властивістю держави, затверджена Кабінетом Міністрів України від 27 листопада 1998 року №1893. на основі цієї Інструкції міністерства, інші центральні й місцеві органи виконавчої влади розробляють перелік конфіденційних документів. |
| 13. | За юридичною силою | Справжні – чинні, які на даний момент маю юридичну силу, та нечинні, що з якихось причин втратили юридичну силу; підробні – фальсифікати. Виникають унаслідок матеріальної чи інтелектуальної підробки. Матеріальна підробка – коли до справжнього документа замість правильних вносять неправильні відомості, роблять виправлення. Інтелектуальна підробка – складання і видача документів свідомо неправдивого змісту, хоча і правильного з формального боку. |
| 14. | За технікою відтворення | Рукописні, відтворені механічним способом. |
| 15. | За терміном зберігання | Тимчасового (до 10 р.), тривалого (понад 10 р.) та постійного зберігання. |
| 16. | За способом фіксації інформації | Письмові (рукописні і машинописні), графічні (креслення, графіки, карти, малюнки, схеми, плани), фонодокументи (дають можливість зробити звукозапис інформації), фото- і кінодокументи |
| 17. | За носієм інформації | Паперові, перфоровані (наперфокартах, перфострічках, апертурних картах), магнітні (на магнітних стрічках, магнітних картах, магнітних дисках гнучких і твердих, на відеодисках), оптичні (мікрофільми, мікродиски, мікрокарти і оптичні диски), голографічні (голограми) |
Сьогодні дедалі активніше в обіг входять електронні документи. Вони теж мають певну класифікацію
| № п/п | Ознаки класифікації | Групи документів |
| 1. | За характером взаємодії з користувачем | Детерміновані – параметри, зміст і спосіб взаємодії з ними визначені творцем і не можуть змінюватися користувачем. Недетерміновані (інтерактивні) – параметри, зміст і спосіб взаємодії з ними прямо або опосередковано встановлює користувач відповідно до його мети, інтересів, рівня підготовки тощо |
| 2. | За правовим статусом | Електронні оригінали, електронні копії друкованих документів, електронні версії (аналог друкованого, який має рівний з оригіналом правовий статус і який створювався практично одночасно з самостійним друкованим документом у відповідному форматі з метою надання в мережевому доступі або на окремому носієві.) |
| 3. | За наявністю друкованого еквіваленту | Самостійне електронне видання, тобто таке, що не має друкованого аналогу. Електронний аналог друкованого документа, який в основному відтворює відповідний друкований документ (зберігаючи розташування тексту на сторінці, ілюстрації, посилання, примітки). |
Підставою для створення документів на підприємствах, в установах є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.