ВИМОГИ ДО ЗМІСТУ ТА РОЗТАШУВАННЯ РЕКВІЗИТІВ

Під час оформлювання документів треба дотримуватися головних правил їх складання, що передбачають правильне написання реквізитів, їх розміщення на бланку документа або чистому аркуші паперу. До­держання цих вимог надає документові юридичної чинності.

25 - Віза	Напис, зроблений посадовою особою, яка висловлює згоду або незгоду зі змістом документа. Внутрішнє погодження проекту документа - це його візування. Віза складається з: назви посади особи, яка візує документ; особистого підпису; ініціалу (ів) і прізвища особи (розшифрування під­пису); дати візування. Наприклад: Начальник відділу маркетингу Підпис Ініціал (и), прізвище 20.03.2007 Зауваження і пропозиції до змісту документа (за умови їх наявності) оформлюють на окремому аркуші, про що в самому проекті документа роблять відповідну відмітку: Зауваження і пропозиції додаються Начальник юридичного відділу (підпис) С. Т. Смілик 14.04.2010 Коли візують документ, який має направлятися за межі установи, то візу ставлять тільки на тому примірнику, що залишається за місцем видання. Візу розміщують нижче реквізиту «Підпис» (23), як на лицьовому боці, так і на зворотному останнього аркуша документа.
26 - Печатка	Відбитком печатки організації засвідчують на документі підпис відповідальної особи. Перелік документів, на які ставлять відбиток печатки, визначає організація на під­ставі нормативно-правових актів. Цей перелік подають в Інструкції з діловодства організації. Відбиток печатки ставлять так, щоб він захоплював останні кілька літер назви посади особи, яка підписала документ: Президент компанії   Місце для проставляння відбитку печатки може бути заздалегідь визначено на документі. Його позначають двома великими літерами М. П. Наприклад: М. П. Фінансовий директор Головний бухгалтер
27 - Відмітка про засвідчення копії	Нижче реквізиту «Підпис» (23); складається зі: слів - Згідно з оригіналом; назви посади; особистого підпису особи, яка засвідчує копію; ініціалу (ів) і прізвища; дати засвідчення копії. Наприклад: Згідно з оригіналом Секретар Підпис Ініціал (и), прізвище 12.02.2009   Інколи для надання копії юридичної сили її засвідчують відбитком печатки. Наприклад, готуючи пакет доку­ментів для подання до Пенсійного фонду з метою нарахування чи перерахування пенсії працівників уста­нови, інспектор відділу кадрів повинен обов'язково засвідчити копію з розпорядчого документа про при­значення працівника на посаду та копію трудової книжки відбитком печатки: Згідно з оригіналом Інспектор відділу кадрів (підпис) Т. Сомик 11.05.2010
28 - Прізвище виконавця і номер його телефону	На лицьовому боці в нижньому лівому кутку остан­нього аркуша документа без відступу від межі лівого берега. Цей реквізит складається з: прізвища або прізвища, ім'я по батькові виконавця; номера його службового телефону. Наприклад: Матвієнко 2167903 Матвієнко Галина Іванівна 2167903
29 - Відмітка про виконання документа і направлення його до справи	Розміщують у лівому кутку нижнього берега лицьо­вого боку першого аркуша документа, містить такі відомості: посилання на дату і номер документа про його вико­нання або стислу довідку про виконання; слова «До справи», номер справи, де документ буде зберігатися; назву посади виконавця; особистий підпис виконавця; розшифрування підпису; дату направлення документа до справи. Наприклад: Питання вирішено у телефонній розмові з П.П. Самійленком 18.03.2010 До справи № 09-02 Секретар (підпис) Л. К. Пушка 19.03.2010 Відмітка може містити посилання на дату і номер документа, який було підготовлено у відповіді на вико­нуваний документ: Відповідь надіслано листом 07.04.2010 До справи № 02-06 Офіс-менеджер (підпис) А. М. Клименко 08.04.2010 Відмітка «До справи» свідчить про те, що роботу над документом закінчено.
30 - Відмітка про наявність документа в електронній формі	Відмітка вказує на місце зберігання документа в комп'ютері. Розміщується в центрі нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа. Вона містить: повне ім'я файла і його місце зберігання; код оператора; інші пошукові відомості. server/d:/viddil – kadriv/2010/nakaz_18 doc
31 - Відмітка про надійдення (зареєстрування) документа до організації від адресата	У правому кутку нижнього берега лицьового боку пер­шого аркуша документа, найчастіше ставлять за допо­могою штампа. Цей реквізит містить: скорочену назву організації (або абревіатуру); вхідний реєстраційний індекс документа; дату (за потреби - годину і хвилини) надійдення доку­мента: Укр Авто Вх. № 340 19.05.2010
32 - Запис про державну реєстрацію	Фіксують тільки на нормативно-правових актах орга­нів державної влади, долучених до державного реє­стру відповідно до Указу Президента України «Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади». № 493 від 3 жовтня 1992 р.   Його розташовують після номера акта чи після грифа затвердження. Проставляють у Міністерстві юстиції України: ЗАРЕЄСТРОВАНО в Міністерстві юстицій України „07" квітня 2010 р. за № 073/4801 Керівник реєстраційного органу _________________ (підпис)

Аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію, і місце, відве­дене для змінної інформації називається бланком. Бланки заповнюють конкретними відомостями. Бланками користуються при здійсненні однотипних операцій, виконання яких пов'язано із заповненням однакових за формою й змістом документів. Бланк виготовляють згідно з вимогами Національного стандарту України (ДСТУ 4163-2003), чинного від 01 вересня 2003 року.

Він установлює такі види бланків:

- загальний бланк для створення різних видів документів (без зазначення у бланку назви документа), крім листів (Додаток 1);

- бланк конкретного виду документа (зі зазначенням у бланку назви виду документа), крім листа (Додаток 2);

- бланк листа (Додаток 3).

Виготовлення бланків конкретних видів документів допускається, якщо їх кількість на рік перевищує 200 одиниць;

Деякі внутрішні документи (заяви працівників, окремі службові довідки тощо) та документи, створені від імені двох або більше організацій, оформляються не на бланках. Найпоширенішими є бланки службових листів, довідок, актів, наказів, протоколів та ін. Усі основні документи повинні друкуватися на бланках: їх застосування при складанні документів підвищує культуру праці управління, надає інформації офіційного характеру, полегшує виконання й подальше використання документа.

Група реквізитів та їх постійних частин, відтворена на бланку документа як єдиний блок, називається штампом. Державні стандарти передбачають кутове і поздовжнє розміщення штампа.

Поздовжнє розміщення постає доцільним тоді, коли назва установи складається з великої кількості слів і не може розміститися на площі, відведеній для кутового штампа. Кутовий варіант є більш економним з точки зору використання площі аркуша та зручним для обробки, і в принципі всі бланки можуть так будуватися. Проте, враховуючи роль традицій у документуванні, кутовий бланк рекомендують головним чином для тих документів (листів, доповідних записок, довідок тощо), у яких у правій верхній частині аркуша звичайно проставляються певні відомості і відмітки: “адресат”, “гриф затвердження”, “резолюцію”.

Виготовляючи бланки документів, використовують такі реквізити: 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, 09, 10, а також можливі відмітки для розташування реквізитів: 11, 12, 13, 14, 16, 19, 20, 21. У разі застосування трафаретних текстів документів використовують реквізит 21. Документи, що їх складають в організації, повинні мати такі обов'язкові реквізити: назва організації (07), назва виду документа (10) (не зазначають на листах), дата (11), реєстраційний індекс документа (12), заголовок до тексту документа (19), текст документа (21), підпис (23). Оформлюючи різні види документів відповідно до нормативних документів, крім зазначених обов'язкових реквізитів, використовують такі: 01, 02, 03, 04, 05, 06, 08, 09, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 22, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30, 31. У документах, що їх оформлюють на двох і більше сторінках, реквізити 22 - 28 проставляють після тексту (21), а 29-31 - на нижньому березі першої сторінки документа. Зображення Державного Герба України розміщують на бланках документів відповідно до Постанови Верховної Ради України "Про Державний герб України"; герба Автономної Республіки Крим - відповідно до нормативно-правових актів Автономної Республіки Крим. Зображення Державного Герба України, герба Автономної Республіки Крим на бланках із кутовою розташованістю реквізитів розміщують на верхньому березі бланка над серединою рядків з назвою організації, а на бланках із поздовжньою розташованістю реквізитів – у центрі верхнього берега. Розмір зображення: висота – 17 мм, ширина – 12 мм

Під час оформлення документів слід дотримуватися головних правил їх складання, які передбачають правильне написання реквізитів, їх розміщення на бланку документа. Додержання цих вимог надає документові юридичної чинності.

• ⇐ Назад
• 29
• 30
• 31
• 32
• 33
• 34
• 353637
• 38
• 39
• 40
• 41
• 42
• 43
• 44
• Далее ⇒