Организационная структура фирмы
Любая организация представляет собой группу предметов и людей, которая управляется для достижения определенной цели. Организация может представлять официальную группу, например, правительственную или связанную с бизнесом. Диапазон целей может быть широким. Таким образом, любую фирму можно представить как коллектив, организацию людей, объединенных коммерческими целями, зарегистрированную в установленном порядке. Фирма имеет определенную структуру и внутренние связи, показывающие взаимодействие между структурными подразделениями фирмы и распределение полномочий. Схема организационной структуры типичной фирмы (схема 2)
Кроме внутренних связей, обеспечивающих взаимодействие между руководством и структурными подразделениями или сотрудниками, у каждой фирмы существуют внешние связи. Внешние и внутренние связи фирмы являются информационными, так как с их помощью передается информация.
Схема организационной структуры конкретной фирмы и информационные связи приведены на схеме (схема 3).
Таким образом, управление предприятием можно представить как процесс получения информации, ее обработки, принятия решения и доведения его до исполнителя. Часть информации, используемой в правлении фирмой, фиксируется в документах. Но не просто в документах, а в управленческих документах.
Управленческий документ - документ, функционирующий в сфере управления. Совокупность таких документов называется управленческой документацией.
В дальнейшем, говоря о документах, будем подразумевать именно управленческие документы.
Управленческая деятельность (управление) основана на следующих процессах:
- получение информации и ее обработка;
- анализ, подготовка и принятие решений;
- выполнение решений;
- учет и контроль принятых решений.
Документационное обеспечение управления - важнейшая сторона деятельности любого учреждения, организации, предприятия.
Организация работы с документами базируется на совокупности принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности. Основными функциями служб документационного обеспечения управления (ДОУ) являются:
- организационное и документационное обеспечение деятельности организации;
- организация единого порядка работы с документами в структурных подразделениях;
- координация деятельности структурных подразделений при составлении документов;
- передача документов внутри и между структурными подразделениями;
- создание унифицированных технологических процедур прохождения и обработки документов в структурных подразделениях организации;
- разработка и использование унифицированных форм документов;
- организация документооборота, т.е. движения входящих, исходящих и внутренних документов;
- регистрация документов;
- организация хранения и использования документов;
- организация контроля исполнения документов;
- проведение справочно-информационной и аналитической работы, в том числе по вопросам документационного обеспечения управления.
Отдельные направления управленческой деятельности называются функциями управления. Функции управления постоянны в любой управляемой структуре.
Основные (административные) функции управления:
- планирование,
- организация,
- координация, контроль.
- Специальные функции управления:
- финансирование,
- учет,
- снабжение.
Функции управления обслуживаются системами документации. Основные (административные) функции управления обслуживает система организационно-распорядительной документации (ОРД).
Бит - это единица информации в кибернетике, в документообороте такой единицей является документ. В любой организации, где налажена система документооборота, нет места для простых приказов. Обязательно существуют документы, содержащие решения, поручения и т. д. Системы документооборота занимаются тем, что хранят документы, их историю, обеспечивают их перемещение по организации, помогают отслеживать выполнение работ, для которых документ готовился. Документ - это базовый инструмент управления. Управление организацией осуществляется через документы.
Документационное обеспечение управления должно быть направлено на решение конкретных задач, стоящих перед организацией, таких как:
- Поддержка качественного накопления.
- Обеспечение эффективного управления.
- Прозрачность деятельности организации.
- Система контроля качества, по международным нормам.
- Контроль деятельности предприятия.
- Кадровая гибкость.
- Возможность хранения информации обо всем производственном процессе.
- Формализации деятельности работников.
- Управление и доступ к информации.
- Благодаря электронному архиву, упрощение и дешевизна хранения бумажных документов.
- Сокращение затрат на управление в целях экономии бюджета.
- Оптимизация процессов.
- Исключение обычных бумажных документов из внутреннего оборота.
- Автоматизация механизма их выполнения и контроля.
За последнее десятилетие в связи с развитием рыночных отношений в России появился устойчивый спрос на автоматизацию работы с документами в организации бизнеса. Огромный потенциальный спрос на программы и услуги в области автоматизации делопроизводства вызван целым рядом причин.
С документами работают абсолютно все организации и большое количество частных лиц. Практически каждая организация сталкивается с проблемами в делопроизводстве, даже если речь не идет об автоматизации: документы теряются, не контролируются и т. д. За счет улучшения ведения делопроизводства предприятия и организации получают реальный шанс улучшить качество своего управления, что является одной из актуальнейших задач современной российской экономики.
Секретари и лица, отвечающие в организациях за ведение делопроизводства, часто стремятся повысить свою квалификацию. Возросли запросы пользователей на усовершенствованные программы автоматизации делопроизводства, способные интегрироваться с многочисленными автоматизированными рабочими местами, информационными и прикладными системами.
Целый ряд национальных особенностей в ведении делопроизводства, языке и культуре не позволяют использовать западные готовые прикладные решения. Однако появляется все большее количество российских производителей, предлагающих недорогие качественные решения в этой области, растет квалификация пользователей. Это дает надежду на то, что перспективы развития отрасли достаточно благоприятны.
Достижения последних лет в вычислительной технике, обширный рынок сравнительно недорогих компьютеров и принтеров позволили успешно использовать персональный компьютер в делопроизводстве. Сегодня развитие малого и среднего бизнеса не обходится без компьютера в офисе организации. Компьютером вызваны фундаментальные перемены в делопроизводстве. Компьютерные программы помогают работать с текстом, таблицами, графиками, рисунками, позволяют создавать электронные архивы документов, обеспечивают движение документов внутри и вне организации, их регистрацию и контроль.
2. Нормативные документы по делопроизводству
Управление офисом необходимо осуществлять в соответствии с нормативными документами по делопроизводству, действующими в России. Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует:
- правила оформления документов;
- правила работы с документами;
- обеспечение сохранности документов;
- порядок передачи документов на архивное хранение;
- работу службы делопроизводства (функции, структура, штаты);
- внедрение новых информационных технологий в работе с документами;
- работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа;
- юридические аспекты, связанные с документами.
Эти нормативные документы распространяются на все предприятия, организации и учреждения любой формы собственности. Рассмотрим наиболее важные из них.
Законы РФ:
Федеральный закон от 27.06.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»- содержит базовые понятия информации, информационных технологий, регулирует отношения, возникающие при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации, применении информационных технологий, обеспечении защиты информации;
Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» - устанавливает основы придания юридического значения электронным документам;
Закон РФ от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне» - определяет полномочия госорганов и должностных лиц по защите гостайны и работе с документами, содержащими ее;
Гражданский кодекс РФ (Федеральный закон от 30.11.1994 № 51-ФЗ) - содержит нормы права и положения по документам сферы гражданских правоотношений;
Трудовой кодекс РФ (Федеральный закон от 30.12.2001 № 197-ФЗ)– содержит нормы права и положения по документам сферы трудовых отношений;
Уголовный кодекс РФ (Федеральный закон от 13.06.1996 № 63-ФЗ)– устанавливает уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией;
Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»- определяет порядок формирования, хранения и учета архивных документов.
Государственный стандарты:
Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД) 1973 г. -это комплекс основных положений, определяющих и регламентирующих организацию документальных процессов на предприятиях. В рамках ЕГСД разработаны унифицированные системы документации (УСД) – это система документации, созданная по единым правилам и требованиями, содержащая информацию необходимую для определенной сферы деятельности. В настоящее время действует 20 УСД. Среди них плановая, отчетно-статистическая, финансовая, организационно-распорядительная по материально-техническому снабжению и др.
С внедрением в делопроизводство электронно-вычислительной техники основные положения ЕГСД были переработаны в другой документ «Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Основные положения» (ГСДОУ). 1988 г.Этот документ устанавливает общие требования по документированию управленческой деятельности и организации работы с документами на предприятиях.
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Стандарт устанавливает:
- состав реквизитов;
- расположение реквизитов на листе бумаги;
- требования к тексту и бланкам документов.
ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.Стандарт устанавливает современное толкование терминов по делопроизводству и архивному делу.
Общероссийские классификаторы:
Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД)– содержит коды унифицированных форм документов, используемых в деятельности органов власти и управления, которые должны проставляться на документах.
Инструкции по делопроизводству:
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной властиот 08.11.2005 – содержит общие требования к документированию управленческой деятельности и технологии работы с документами, требования по подготовке законодательных актов и правила оформления отдельных документов;
Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков храненияот 06.10.2000 – устанавливает сроки хранения документов.
В конкретной организации должна быть разработана и утверждена Инструкция по делопроизводству (Инструкция по документированию управленческой деятельности). Этот документ разрабатывается на основе типовой инструкции по делопроизводству и регламентирует организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними в конкретной фирме с учетом условий и специфики ее деятельности.
Для четкого определения задач и функций секретаря-референта на фирме может быть разработана должностная инструкция секретаря-референта (офис-менеджера), что также конкретизирует процесс документационного обеспечения фирмы.
2. При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:
01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 - код формы документа;
08 - наименование организации;
09 - справочные данные об организации;
10 - наименование вида документа;
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 - место составления или издания документа;
15 - адресат;
16 - гриф утверждения документа;
17 - резолюция;
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле;
20 - текст документа;
21 - отметка о наличии приложения;
22 - подпись;
23 - гриф согласования документа;
24 - визы согласования документа;
25 - оттиск печати;
26 - отметка о заверении копии;
27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении документа в организацию;
30 - идентификатор электронной копии документа.