ПРИКАЗЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ.
Приказ по личному составу – правовой акт, издаваемый руководителем по вопросам приема, увольнения и перевода работников предприятия. Приказ по личному составу – обязательный документ трудовых правоотношений. При приеме на работу приказ издается на основании заключенного трудового договора. При увольнении приказ издается на основании письменного заявления работника и указания руководителя.
Приказ составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем предприятия. Датой приказ является дата его подписания руководителем.
В тексте указываются:
- фамилия, имя, отчество (полностью);
- наименование структурного подразделения;
- профессия (должность);
- условия приема на работу (характер работы).
Графа «основание» содержит дату и номер трудового договора.
В графе «основание» приказа об увольнении указываются документы, послужившие причиной увольнения (заявление, объяснительная записка) и статья Трудового кодекса РФ, соответствующая причине увольнения.
Приказ по личному составу объявляется работнику под расписку.
Отметка об ознакомлении содержит подпись работника и дату ознакомления с приказом.
Приказы по личному составу группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с января по декабрь в пределах года с добавлением индекса «л/с» (№1 л/с, №2 л/с …). Приказы по личному составу хранятся 75 лет.
По требованию работника работодатель обязан выдать ему заверенную копию приказа.
ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА.
Личная карточка – документ, составляемый на работника и содержащий краткие сведения о нем (образование, стаж, семейное положение, трудовая деятельность и т.п.).
Личная карточка является одним из основных документов по учету персонала, которая заводится на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу.
Личная карточка заполняется на основании документов:
- приказов по личному составу;
- трудовой книжки;
- военного билета;
- документа об окончании учебного заведения;
- страхового свидетельства пенсионного страхования;
- свидетельства о постановке на учет в налоговом органе;
- других документов, предусмотренных законодательством;
- сведений, сообщаемых о себе работником.
В обязательном порядке проставляется дата заполнения личной карточки и личная подпись работника. Личная карточка заводится на работника в одном экземпляре, хранится в сейфе в отдельной картотеке, составленной по алфавиту фамилий. Срок хранения личных карточек – 75 лет.
ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ.
Трудовые книжки на работников ведутся на всех предприятиях независимо от формы собственности. Порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими устанавливается Правительством РФ.
Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше 5 дней, в случае если работа в этой организации является для работника основной.
При приеме на работу трудовую книжку представляют в кадровую службу предприятия.
На работника, поступающего на работу в первые, заводится трудовая книжка, которая заполняется в его присутствии не позднее недельного срока после приема на работу. В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.
На титульном листе трудовой книжки указываются фамилия, имя и отчество работника полностью без сокращений. Дата рождения в трудовой книжке должна содержать число, месяц и год. Записи в трудовой книжке производятся на основании паспорта. Сведения об образовании и специальности или профессии указываются на основании документов: аттестатов, дипломов, сертификатов.
На титульном листе обязательно ставится подпись лица, выдавшего трудовую книжку, и печать предприятия, где она была впервые заполнена.
Запись на следующих страницах трудовой книжки начинается с постановки штампа предприятия или написания от руки наименования предприятия.
Если предприятие изменило свое название, то делается запись отдельной строкой.
Все записи производятся в точном соответствии с приказом о приеме, переводе или увольнении, аккуратно, без зачеркиваний и помарок. Если возникнет необходимость исправлений, то они оговариваются и заверяются подписью должностного лица и печатью. Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора должны производиться в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса РФ и со ссылкой на соответствующую статью и пункт. Ниже ставится подпись должностного лица, ее расшифровка и печать предприятия.
С каждой записью в трудовой книжке необходимо ознакомить ее владельца.
При прекращении трудового договора предприятие обязано выдать работнику трудовую книжку в день увольнения (последний день работы).
Глоссарий
Автор документа- физическое или юридическое лицо, создавшее документ.
Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты, события.