Тема: Інструментальні засоби для роботи користувача.
План.
1. Сучасні технологічні засоби автоматизації функцій управління .
2. Засоби автоматизованого формування документів.
3. Технологічні засоби роботи з базами даних (БД) та банками даних
(БнД).
4. Реляційні бази даних: SQL.
5. Основні аналітичні технології в підтримці прийняття рішень.
6. Засоби складання зведених таблиць, діаграм і графіків для прийняття управлінських рішень.
7. Корпоративні інформаційні системі.
8. Аналітичні комп'ютерні системи для управління.
Сучасні програмні продукти можна класифікувати по різних ознаках.
Класифікація по сфері (області) використання програмних продуктів:
• апаратна частина автономних комп'ютерів і мереж ЕОМ;
• функціональні задачі різних предметних областей;
• технологія розробки програм
У цих областях виділяють відповідно три класи програмних продуктів:
• системне програмне забезпечення;
• пакети прикладних програм;
• інструментарій технології програмування.
Системне програмне забезпечення спрямоване:
• на створення операційного середовища функціонування інших програм;
• на забезпечення надійної й ефективної роботи самого комп'ютера й обчислювальної мережі;
• на проведення діагностики і профілактики апаратури комп'ютера й обчислювальних мереж;
• на виконання допоміжних технологічних процесів (копіювання, архивирование, відновлення файлів програм і баз даних і т.д.). Даний клас програмних продуктів тісно зв'язаний з типом комп'ютера і є його невід'ємною частиною.
Програмні продукти в основному орієнтовані на кваліфікованих користувачів-професіоналів у комп'ютерній області: системного програміста, адміністратора мережі, прикладного програміста, оператора.
Програмні продукти даного класу носять загальний характер застосування, незалежно від специфіки предметної області. До них пред'являються високі вимоги по надійності і технологічності роботи, зручності й ефективності використання.
Системне програмне забезпечення - сукупність програм і програмних комплексів для забезпечення роботи комп'ютера і мереж ЕОМ.
Пакети прикладних програм (application program package) – комплекс взаємозалежних програм для рішення задач визначеного класу конкретної предметної області. Вони є самим численним класом програмних продуктів. У даний клас входять програмні продукти, що виконують обробку інформації різних предметних областей. Установка програмних продуктів на комп'ютер виконується кваліфікованими користувачами, а безпосередню їхню експлуатацію здійснюють, як правило, кінцеві користувачі – споживачі інформації.
Даний клас програмних продуктів може бути дуже специфічним для окремих предметних областей.
Форма введення-коректування інформації є основою екранного інтерфейсу ИС. Від того, як побудована форма, які є засобу автоматизації заповнення даних залежить ефективність роботи оператора, а отже ИС у цілому.
Екранна форма повинна бути максимально наближена до форми первинного документа для чи формування висновку якого вона призначена.
Екранні форми підрозділяються на три типи:
Електронні формуляри – дані однієї записи основної таблиці і записів зв'язаних з нею таблиць виводяться у виді бланка;
Електронні таблиці – оператор може бачити на екрані одночасно кілька записів;
Складені формуляри –якщо дані вводяться одночасно в кілька таблиць, причому основна таблиця зв'язана з породженими за принципом «Один до многим»
Проектування макета форми.
При проектуванні макета форми варто враховувати обмеження, що накладаються монітором, а також базовим програмним забезпеченням. В операційній системі ДОС розмір екрана 25*80, в ОС із графічним інтерфейсом кількість виведених рядків і знаків може бути значно більше і залежить тільки від технічних властивостей дисплея.
Якщо число реквізитів в електронному формулярі не міститься на екрані, можна передбачити многоэкранный формуляр. Розробка екранної форми формування, введення і коректування первинної інформації включає виконання наступних стадій:
Визначення пореквизитного складу форми.
Вибір типу екранної форми.
Складання таблиці реквізитів.
Складання макета екранної форми.
Опис методів заповнення полів введення і контролю вірогідності інформації, що вводиться.
Усі використовувані зараз форми документів зведені в Загальний класифікатор управлінської документації. Згідно цього класифікатора форми документів підрозділяються на групи – Уніфіковані системи документів (УСД).
Для кожної УСД розроблені стандарти: Формуляр зразок документа і Загальні положення.
Складання таблиці реквізитів
Реквізити, включені в проектований чи документ екранну форму підрозділяються на постійні і перемінні. Постійні (найменування документа, індекс форми, реквізити підприємства-джерела) є атрибутами форми документа і не вимагають додаткового формального опису. Перемінні реквізити виводяться у форму з БД чи оперативної пам'яті ЕОМ. Тому необхідно додатково обмовити способи їхнього відображення на екранній формі.
Приклад складання таблиці реквізитів екранної форми формування і печатки рахівниць-фактур
База даних є сукупністю даних, що використовуються багатьма користувачами для різних цілей. Кожен користувач може не знати всіх даних, що зберігаються в базі даних, і способів використання даних для різних цілей.
У цілому, індивідуальні користувачі знають тільки про дані, якими вони користуються, і можуть розглядати дані як комп'ютерні файли, що використовуються прикладними програмами.
Системи баз даних складаються, переважно, з двох основних компонентів — бази даних і системи управління базою даних (СУБД). Бази даних взаємодіють з іншими технічними і програмними засобами всієї комп'ютерної системи. Системи баз даних відрізняються двома важливими характеристиками: спільним користуванням даними і незалежністю даних.
Оскільки інфраструктура безпеки підприємства відіграє важливу роль у забезпеченні цілісності виробленої інформації, аудитору необхідно розглянути цю інфраструктуру перед перевіркою контрольних засобів* Загалом внутрішній контроль у середовищі баз даних потребує ефективної системи контролю за базою даних, СУБД і прикладними програмами. Ефективність системи внутрішнього контролю залежить великою мірою від характеру завдань адміністрування бази даних і того, як вони виконуються.
Представники даного класу програмних продуктів.
1.Настільні системи керування базами даних (СУБД), що забезпечують організацію і збереження локальних баз даних на автономно працюючих комп'ютерах або централізоване збереження баз даних на файлі-сервері і мережний доступ до них. В даний час найбільш широке представлені реляционные СУБД для персональних комп'ютерів, що здійснюють:
• роботу з базою даних через екранні форми;
• організацію запитів на пошук даних за допомогою спеціальних мов запитів високого рівня;
• генерацію звітів різної структури даних з підведенням проміжних і остаточних підсумків;
• обчислювальну обробку шляхом виконання убудованих функцій, програм, написаних з використанням мов програмування і макрокоманд.
У сучасних СУБД (наприклад, у СУБД Access містяться елементи CASE-технології процесу проектування, зокрема:
• визуализирована схема баз даних;
• здійснено автоматичну підтримку цілісності баз даних при різних видах обробки (включення, чи видалення модифікація даних баз даних);
• надаються так називані майстри, що забезпечують підтримку процесу проектування (режим "конструктор") - майстер таблиць, майстер форм, майстер звітів, построитель меню і т.п.;
• створені для широкого використання шаблони структур баз даних, форм, звітів і т.д.
2.Сервери баз даних - успішно розвивається вид програмного забезпечення, призначений для створення і використання при роботі в мережі інтегрованих баз даних в архітектурі клієнт-сервер.
Многопользовательские СУБД (типу Paradox, Access, FoxPro і ін.) у мережному варіанті обробки даних зберігають інформацію на файлі-сервері -спеціально виділеному комп'ютері в централізованому виді, але сама обробка даних ведеться на робочих станціях, сервери баз даних, навпроти, всю обробку (збереження, пошук, витяг і передачу даних клієнту)виконують самостійно, одночасно забезпечуючи даними велике число користувачів мережі.
Загальним для різних видів серверів баз даних є використання реляционного мови SQL (Structured Query Language) для реалізації запитів до даних.
Найбільшою проблемою застосування серверів баз даних є забезпечення цілісності (несуперечності) баз даних, рішення питання, зв'язаного з дублюванням (тиражуванням) даних по вузлах мережі і їх синхронним відновленням.
Реляційною називають модель, основою якої є спеціальний тип таблиці.
Таблиця, використовувана а реляційної моделі даних називається відношенням.
Таблиця-відношення (надалі таблиця) має наступні важливі обмеження:
У таблиці не повинне бути ідентичних записів
Порядок проходження стовпців і записів не має значення
На перетинанні стовпців і рядків таблиці повинні знаходиться єдині і неподільні елементи даних. Тобто клітки таблиці не повинні містити списків чи значень складених значень. Осередку таблиці не можна об'єднати в один чи осередок розбити на складові елементи.
Дані умови дозволяють максимально спростити структуру таблиці і як наслідок спростити її обробку. Більш того для обробки даних представлених у виді відносин карди розроблена спеціальна мова SQL (мова структурних запитів).
Кожна таблиця відносин має наступні атрибути:
· ім'я таблиці, служить для ідентифікації таблиці в БД;
· тип таблиці, визначається набором і атрибутами стовпців;
· кардинальнее число, максимально можливе число записів у таблиці.
Кожен стовпець таблиці має наступні атрибути:
· ім'я стовпця;
· тип стовпця (текстова, числовий, дата/час, логічний);
· додаткові властивості стовпця (довжина, формат відображення даних, наявність індексу – спеціальний метод доступу);
· домен стовпця ( область визначення значень для стовпця);
Сьогодні аналітичні процедури проводять здебільшого вручну або за
допомогою комп'ютерної техніки, яка є допоміжним засобом. Аудитор аналізує місячні коливання продажу, дебіторської та кредиторської заборгованості, запасів тощо. При цьому в програмі Excel будуються відповідні графіки, які дають змогу наочно побачити ті чи інші тренди. Проте в умовах автоматизованого бухгалтерського обліку, коли збір та обробку обліково-економічної інформації виконують за допомогою електронних обчислювальних машин, аудитору набагато доцільніше та ефективніше використовувати комп'ютер не лише для обробки та подання інформації, а й безпосередньо в процесі аналізу даних та формулювання певних висновків.
Цей абсолютно інший за своєю суттю підхід до комп'ютеризації аналітичних процедур дає можливість, крім підвищення ефективності, значно зменшити ризик неви-явлення навмисного чи випадкового викривлення даних чи неправильно поставленої системи обліку.
Для того щоб мінімізувати цей ризик, аудитор може використовувати інформаційну базу, організовану саме у вигляді набору локальних файлів.
Обробляти цю базу можна за допомогою бази правил, яка відображає знання аудитора у формі правил і яку обробляють засобами логічного програмування або іншими програмними системами.
Сьогодні аудитори широко використовують такі методи аналітичних процедур, як трендовий аналіз, аналіз показників, тест на прийнятність.
Натомість регресійний аналіз, який потребує використання спеціального програмного забезпечення, використовують украй рідко. Однак саме регресійний аналіз дає змогу враховувати вплив багатьох факторів на змінну величину та надає досить високу надійність і правильність очікуванням аудитора. Першим кроком під час проведення регресійного аналізу є розробка моделі.
Після того як модель розроблено, на її основі аудитор прогнозує залежну змінну. Цей процес важко уявити собі без використання комп'ютера. На сьогодні в світі розроблені декілька програм, які дають змогу розраховувати ре гресію та придатні для використання на персональних комп'ютерах. На сучасному ринку статистичних програм лідерами за якістю є такі зарубіжні пакети, як Statgraphics, Systat, SPSS, SAS, BMDP, E.Views та вітчизняні пакети "Мезозавр", "Сани", "Сигамд" та ін.
Спеціалізовані статистичні пакети загального призначення аудитори використовують при проведенні досить складних розрахунків. Вони реалізують набір різних статистичних методів, дають змогу здійснювати обмін з найбільш поширеними СУБД, мають можливість графічного подання даних, зручний для користувача інтерфейс. Сьогодні найбільш популярні з них Mathematics, Statistics, Quick, Statgraphics.
Табличні процесори з потужними обчислювальними можливостями, засобами ділової графіки, обробки текстів і ведення баз даних набули широкого застосування при проведенні аудиторських перевірок. їх використовують при складанні різних аналітичних таблиць; реалізації аналітичних процедур, насамперед пов'язаних з оцінкою фактичних показників бухгалтерської звітності й аналізом фінансового стану економічного об'єкта, що перевіряється; поданні отриманої інформації у графічному вигляді; складанні альтернативних прогнозних балансів; при ство ренні різних робочих табличних документів, наприклад кошторисів, фінансової звітності тощо. Убудовані функції, у тому числі фінансові, статистичні функції, можливість розв'язання задач на кшталт "що буде, якщо" зробили табличні процесори популярними серед аудиторів.
Найбільшого поширення набули табличні процесори Excel.
Даний 9рогр програмних продуктів охоплює програми, що забезпечують організаційне керування діяльністю офісу:
1. Органайзеры (планувальники) – програмне забезпечення для планування робочого часу, складання протоколів зустрічей, розкладів, ведення записної і телефонної книжки.
До складу программ органайзеров входять: калькулятор, записна книжка, годинник, календар і т.п. Найбільше часто подібне програмне забезпечення розробляється для ноутбуков, персональних комп'ютерів блокнотного типу.
2.Програми-перекладачі, засоби перевірки орфографії і розпізнавання тексту включають:
• програми-перекладачі, призначені для створення дослівника вихідного тексту зазначеною мовою;
• словники орфографії, використовувані при перевірці текстів;
• словники синонімів, використовувані для стильового виправлення текстів;
• програми для розпізнавання ліченої сканерами інформації і перетворення в текстове представлення.
3. Комунікаційні ППП – призначені для організації взаємодії користувача з вилученими чи абонентами інформаційними ресурсами мережі.
Електронна пошта також стає обов'язковим компонентом офісних ППП.
Вона повинна забезпечувати шифрування переданої інформації, факсиміле підпису, перевірку орфографії на кожній з мов, керування повідомленнями по електронній пошті (оповіщення про нову пошту, організація поштових скриньок, пошук, цитування кореспонденції і т.д.).
1. Настільні видавничі системи
Даний 10рогр программ включає програми, що забезпечують інформаційну технологію комп'ютерної видавничої діяльності:
• форматування і редагування текстів;
• автоматичну розбивку тексту на сторінки;
• створення заголовків;
• комп'ютерну верстку друкованої сторінки;
• монтування графіки;
• підготовку ілюстрації і т.п.
Для виконання аналітичних процедур використовують програми фінансового аналізу та їх окремі модулі. Для реалізації процедур аналізу фінансово-господарської діяльності економічних суб'єктів поряд з табличними процесорами аудиторські фірми використовують спеціальні програми фінансового аналізу. Вони орієнтовані на аналіз фінансового стану підприємства, вироблення стратегічних і тактичних рішень управління підприємством.
Програми аналізу дають змогу виконати перевірку фінансової, податкової й іншої звітності завдяки закладеному в них механізму звіряння взаємозалежних показників. Вони забезпечують проведення фінансового аналізу за різними методиками і розраховують велике число економічних показників, дозволяють складати й аналізувати бізнес-плани. Деякі програми містять можливість трансформації фінансової звітності до міжнародних стандартів МСФЗ, наприклад, Pro-Invest Consulting (Audit Expert, Project Expert). Останнім часом засоби фінансового аналізу часто інтегрують в системи бухгалтерського обліку та управління підприємством, наприклад у розробки фірм "Галактика", "Інфософт", "Інтелект-Сервіс", "R-Style Software Lab" тощо.
Лекція №5