Схема расположения реквизитов
Лекция 5
ГОСТ Р 6.30-2003. Классификация организационно-распорядительных документов
ГОСТ Р 6.30-2003 распространяется на организационно-распорядительные документы (ОРД), относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД) – постановления, приказы, распоряжения, письма, протоколы, акты и другие документы, включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) (класс 0200000).
Стандарт устанавливает состав и схемы расположения реквизитов, требования к оформлению реквизитов, требования к бланкам документов, включая бланки с воспроизведением Государственного герба РФ.
ОРД является наиболее распространенным видом документации. Исходя из функций, предусмотренных ОКУД, ОРД можно классифицировать на четыре группы:
- организационно-правовая документация (учредительный договор, уставы, положения, правила, инструкции, штатные расписания);
- распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания);
- информационно-справочная документация, которая условно подразделяется на: оперативно-информационную (письма, телеграммы, факсы, докладные и служебные записки и др.), справочно-информационную (акты, протоколы, отчеты и др.);
- документация по личному составу (заявления, трудовые договоры, характеристики, личные карточки, учетные формы и др.).
Внедрение ГОСТ Р 6.30-2003 в организации предполагает разработку инструкции по документационному обеспечению управления, оформление бланков, проведение учебных занятий с работниками, имеющими отношение к вопросам подготовки документов.
Требования ГОСТ Р 6.30-2003 являются рекомендуемыми, что следует истолковывать как требования, допускающие некоторые послабления в оформлении документов по сравнению с с жесткими требованиями ранее действовавших и ныне отмененных стандартов (ГОСТ Р 6.30-97, ГОСТ 6.38-72, ГОСТ 6.39-92).
Состав реквизитов ОРД
При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:
01 – Государственный герб РФ
02 – герб субъекта РФ
03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)
04 – код организации
05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица
06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)
07 – код формы документа
08 – наименование организации
09 – справочные данные об организации
10 – наименование вида документа
11 – дата документа
12 – регистрационный номер документа
13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа
14 – место составления или издания документа
15 – адресат
16 – гриф утверждения документа
17 – резолюция
18 – заголовок к тексту
19 – отметка о контроле
20 – текст документа
21 – отметка о наличии приложения
22 – подпись
23 – гриф согласования документа
24 – визы согласования документа
25 – оттиск печати
26 – отметка о заверении копии
27 – отметка об исполнителе
28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело
29 – отметка о поступлении документа в организацию
30 – идентификатор электронной копии документа
Предусмотренный стандартом состав реквизитов следует считать типовым, поскольку набор их при подготовке документов одного и того же наименования в различных управленческих ситуациях может быть различным.
Состав реквизитов подразделяют на постоянные и переменные реквизиты. Постоянные в обязательном порядке повторяются на бланках всех документов данного наименования. Переменные реквизиты наносятся непосредственно при подготовке конкретного документа.
При работе с электронными (машиночитаемыми) документами следует учитывать требования ГОСТ 6.10.4-84, который устанавливает обязательные реквизиты машиночитаемых документов, код и наименование организации – создателя документа, местонахождение организации – создателя документа или почтовый адрес, код формы документа, название документа, дату подписания документа, кодовое наименование лица, ответственного за изготовление документа. При создании дубликатов и копий электронных документов в состав реквизитов включается отметка о подлинности документа (подлинник, дубликат, копия).
Схема расположения реквизитов
Схемы расположения реквизитов (формуляры) для наиболее широко применяемого формата бумаги А4 при угловом и продольном размещении постоянных реквизитов (составляющих «штамп» документа) представлены на рисунках 1 и 2.
На рисунках цифрами от 01 до 30 обозначены реквизиты в границах зон, очерченных штриховыми линиями. Использование штриховых линий символизирует возможность некоторого перемещения реквизитов в площади формата. Такие перемещения в основном связаны с колебаниями числа строк текста (реквизит 20).
Все поле формата, кроме разбиения на зоны размещения реквизитов, условно разделяют на три части: служебное поле документа, поле для размещения реквизитов углового или продольного штампов и рабочее поле документа.
Служебным полем документа является часть площади формата, предназначенная для полей документа и закрепления его в средствах хранения. Поле для размещения углового штампа располагается в левом верхнем углу формата или в верхней его части при продольном варианте расположения штампа. Остальная – большая часть площади формата – составляет рабочее поле документа.