Оформление докладной, служебной и объяснительной записок
Докладная записка – документ, адресованный вышестоящему руководителю, с изложением конкретной проблемы ил постановкой вопроса и содержащий ответы и предложения.
В зависимости от содержания назначения докладные записки делятся на информационные и отчетные.
Докладная записка может быть составлена как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки – побудить руководителя принять решение. Информационные докладные записки о ходе работ могут представляться руководству систематически.
В зависимости от адресата докладные записки бывают внутренние (направленные руководителю) и внешние (направленные в вышестоящие организации).
Внешние записки оформляют на общем бланке формата А4. Подписывает их руководитель организации. Внутренние записки пишут на листе бумаги (допускается рукописный способ) формата А4 с угловым расположением постоянных реквизитов.
Служебная записка – форма внутренней деловой переписки между подразделениями организации или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении.
Служебная записка может иметь информационный, инициативный или отчетный характер. Записка может содержать предложение, просьбу или отчетную информацию. Подписывает её руководитель подразделения или соответствующее должностное лицо. Текст служебной записки обычно оформляется на бумаге формата А4.
Объяснительная записка – документ, объясняющий вышестоящему непосредственному руководителю причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или технологической дисциплины.
Объяснительная записка может быть оформлена рукописным способом на стандартном листе бумаги, реквизиты её аналогичны докладной записке.
Оформление акта
Актом называют документ, составленный несколькими лицами (комиссией), подтверждающий установленные факты, события или действия. Актами фиксируются результаты ревизий, инвентаризаций, приема-передачи или списания материальных ценностей, прием законченный работ и т.д.
Акт оформляется на общем бланке организации или на чистом листе бумаги формата А4 с сокращенным воспроизведением постоянных реквизитов. Название документа печатается от левого поля формуляра в разрядку.
Текст акта состоит из двух частей – вводной и констатирующей. Вводная часть включает изложение основания для составления акта и перечень лиц, присутствовавших при актировании. При необходимости в состав реквизитов акта включается реквизит утверждения.
В тексте акта допускается заключительная часть, содержащая выводы или заключения комиссии.
При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о несогласии, оформив его на отдельном листе.
Оформление протокола
Протокол – документ, в котором фиксируется последовательность и содержание обсуждаемых коллегиальным органом (совещанием, конференцией, советом и т.д.) поставленных вопросов и принятых решений. Протоколы документируют деятельность постоянно действующих коллегиальных органов (коллегии комитетов и министерств, муниципальных органов управления, ученых, технических, методических советов). Обязательному протоколированию подлежат собрания акционеров, заседания советов директоров, временные коллегиальные органы (конференции, собрания, совещания, семинары и т.д.). Протоколы представляются в органы государственной власти для регистрации (коммерческих банков, торгово-промышленных палат и т.д.).
С одной стороны протокол можно отнести к информационным документам, т.к. он содержит информацию о ходе обсуждения каких-то управленческих вопросов, а с другой – к распорядительным документам, поскольку содержат постановляющую часть
Протокол оформляется на основе записей, которые велись на заседании секретарем вручную или с использованием диктофона. В зависимости от вида заседания и статуса коллегиального органа выбирается форма протокола: краткая, полная (развернутая) или стенографическая.
Краткий протокол фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Такой протокол рекомендуется вести только в тех случаях, когда заседание стенографируется, доклады и тезисы выступлений будут представлены секретарю или когда заседание носит оперативный характер.
Полный протокол фиксирует не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и достаточно подробные записи, передающие содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания. Полный протокол документирует подробную картину заседания.
Стенографический протокол составляется на основе стенографического отчета о заседании (стенограммы) и дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему.
Развернутые протоколы, содержащие не только суть, но и характер обсуждения, - предпочтительнее. Первая страница протокола оформляется на общем бланке организации формата А4. Последующие страницы печатаются на обычной бумаге.
Используемые реквизиты – 08, 10, 11, 12, 14, 18. Датой протокола является дата заседания (протоколы оформляются после заседания). Если оно продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания (21 – 24.01.2006).
Номером (индексом) протокола является порядковый номер заседания. Нумерация протокола ведется в пределах календарного года или срока полномочия коллегиального органа.
Заголовок к тексту протокола отражает вид заседания или коллегиальной деятельности и согласуется с названием документа («Протокол заседания кафедры», «Протокол собрания трудового коллектива»).
Текст протокола состоит из вводной и основной части. В вводной части приводятся данные о председателе, секретаре и присутствующих членах коллегиального органа. С новой строки после слова «Присутствовали» перечисляют фамилии, инициалы постоянных членов коллегиального органа ( в алфавитном порядке), фамилии, инициалы и должности приглашенных на заседание. При оформлении протокола расширенного заседания фамилии участников не перечисляются, а указывается цифрой их общее количество. Подсчет участников проводится по спискам регистрации, которые передаются секретарю собрания и становятся одним из приложений к протоколу.
В вводную часть протокола включается также повестка дня, где перечисляются обсуждаемые на заседании вопросы с фамилиями выступающих (докладчиков) и закрепляется последовательность их обсуждения. Повестка дня составляется заранее и должна включать оптимальное количество вопросов, которые можно рассмотреть и обсудить на заседании.
Текст основной части протокола составляется в соответствии с последовательностью вопросов, установленных повесткой дня и содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. В соответствии с ней разделы нумеруются, каждый из них состоит из трех частей: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Каждая часть, каждая фамилия и инициалы выступающего печатается с абзаца в именительном падеже для выделения в тексте протокола записи речи основного докладчика, участников обсуждения вопроса и постановляющей части, формулирующей решение собрания. Запись выступления отделяется от фамилии дефисом и излагается от 3 лица ед.ч.
Все реквизиты и их части, кроме пунктов повестки дня, разделов СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ, печатают от левого поля формуляра
Протокол оформляет секретарь заседания, подписывают – председатель и секретарь.
При необходимости практикуется оформление выписок из протокола. Оформление и заверение выписок подобно оформлению выписок из приказа по основной деятельности.
Выписка из протокола – точная копия части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. При этом воспроизводят все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение. Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же составляет заверительную надпись, состоящую из слова «Верно», указания должности лица, заверяющего копию (выписку), личной подписи, фамилии, инициалов даты. Если выписка дается в другую организацию, то она заверяется печатью.
Для протоколов совещаний, касающихся сугубо внутренних вопросов работы организации или её подразделений, возможно оформление документов на чистом листе бумаги формата А4 с сокращенным воспроизведением постоянных реквизитов, флаговым методом в угловом варианте исполнения.