Оформление служебных писем.
Деловая переписка – неотъемлемое средство связи предприятий, учреждений и организаций с внешними инстанциями. Несмотря на наличие современных форм связи: телефона, телеграфа, факса, модемной связи и т.п., объем переписки даже в небольшой организации весьма велик. В системе ОВД РФ посредством служебных писем запрашивают необходимую информацию, дают ответы на запросы вышестоящих органов, организаций по заявлениям граждан, возбуждают ходатайства и пр.
В переписке можно выделить два основных вида документов: письма и факсы.
Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте.
Факс представляет собой письмо, переправляемое посредством факсимильной связи.
Деловая переписка в целом делится на две части:
- поступающие (входящие) в организацию письма;
- отправляемые (исходящие) из организации письма.
По содержанию и назначению письма могут быть: инструкционные, гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, рекламационные, письма-запросы, письма-извещения, письма-приглашения, письма-ответы и др.
Разновидность письма определяется содержанием текста.
В некоторых случаях составляют сопроводительные письма, когда направляемый адресату основной документ требует дополнительного пояснения. В сопроводительном письме указывается, с какой целью направляется основной документ, что с ним необходимо сделать и в какие сроки.
Служебное письмо, как правило, подписывается руководителем органа внутренних дел или его заместителями, или руководителями тех структурных подразделений, которым предоставлено право подписи в пределах их компетенции.
Для оформления служебных писем обычно применяются бланки формата А4 или формата А5 в тех случаях, если текст не превышает семи строк, напечатанных с одинарным межстрочным интервалом.
Для служебного письма рекомендуется следующий состав реквизитов:
1) Государственный герб Российской Федерации помещается на бланках писем, подписываемых Министром внутренних дел или его заместителями, а в других случаях эмблема МВД России;
2) наименование органа внутренних дел (полное и сокращенное);
3) справочные данные об органе внутренних дел;
4) дата;
5) регистрационный номер документа;
6) ссылка на регистрационный номер и дату (входящего) документа;
7) адресат;
8) заголовок к тексту;
9) текст;
10) отметка о наличии приложения;
11) подпись;
12) отметка об исполнителе;
13) идентификатор электронной копии документа.
Официальное письмо (факс) является единственным документом, на котором не ставиться название его вида.
Объем письма не должен превышать двух страниц, и оно должно быть посвящено одному вопросу. Письма, содержащие один вопрос, значительно быстрее обрабатываются и исполняются. Письмо может касаться нескольких вопросов, если они связаны между собой и будут рассмотрены в одном структурном подразделении организации-адресате.
Текс письма печатают с соблюдением тех же требований, что и в случае других документов: он должен быть лаконичным (т.е. кратким), последовательным, ясным и логичным, убедительным и корректным. Факты и события должны представляться объективно, а се стороны излагаемого вопроса должны освещаться с достаточной полнотой, при этом должно исключаться двойное толкование написанного.
Убедительность служебного письма определяется доказательностью, бесспорностью содержащихся в нем данных, а не применяемыми грамматическими средствами выражения эмоций составителя письма. Поэтому при составлении текста следует экономно употреблять такие наречия, как «очень», «срочно», «безотлагательно». Они далеко не всегда придают письму желаемую убедительность, а частое их повторение ведет к снижению ускорительной функции.
Следует иметь в виду, что служебное письмо составляется от имени органа (учреждения), поэтому личный момент в нем должен быть сведен к минимуму, тон изложения должен быть нейтральным, исключающим иронию, проявление бестактности.
Если письмо оформляется на бланке должностного лица, то его текст излагается от первого лица единственного числа: «прошу», «направляю».
При оформлении письма на нескольких листах их нумеруют.
Текст письма строиться, как правило, по следующей схеме: введение; основная часть и заключение, в котором формулируется основная цель письма.
Оформление справок.
Справка – документ, содержащий описание или подтверждение тех или иных фактов или событий.
Различают справки личного и служебного характера.
В справках личного характера описываются или подтверждаются факты или события, касающиеся конкретного лица.
В справках служебного характера приводится информация по тем или иным направлениям деятельности органа внутренних дел. Как правило, такие справки составляются по запросам вышестоящих органов или должностных лиц.
Служебные справки могут быть внутренними и внешними.
Внешняя справка выходит за пределы органа внутренних дел и оформляется на общем бланке с указанием конкретного вида документа – СПРАВКА.
Служебные справки, прежде всего внешние, оформляют в двух экземплярах, один из которых направляют адресату, а второй подшивают в дело.
Справки, предназначенные для вышестоящего должностного лица внутри одного органа (подразделения), т.е. внутренние, оформляются на стандартных листах бумаги и подписываются составителем (непосредственным исполнителем, руководителем структурного подразделения).
Справка обязательно должна иметь дату ее подписания. В тех случаях, когда ведется учет выдачи справок по журналу, ставят порядковый номер справки рядом с датой.
Оформление актов.
Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты или события.
Этот документ служит для подтверждения каких-либо фактов, событий, состояний, имеющих юридическое значение.
В системе организационно-справочной документации акт относится к группе информационно-справочных документов.
Поводы для составления актов могут быть различными, отсюда и большое количество разновидностей этого документа: акт ликвидации организации, акт приема-передачи дел (материальных ценностей), приема работ, инвентаризации, ревизии финансово-хозяйственной деятельности, обследование объекта и др.
Чаще всего акты составляются комиссиями: как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным документом, обычно приказом руководителя или вышестоящей организации. Однако нередки случаи составления актов одним или несколькими уполномоченными на то должностными лицами в присутствии других лиц.
Независимо от разновидности акты составляются по единой схеме, и в них отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, составившими этот акт.
Акты в зависимости от назначения могут составляться на общем бланке или стандартных листах бумаги.
В состав актов входят следующие реквизиты: наименование ведомства (например, МВД России); наименование учреждения; адрес учреждения и место его составления; название вида документа (А К Т); дата; заголовок к тексту; текст; подписи составителей акта. Кроме того, он может содержать такие реквизиты, как номер (индекс) и гриф утверждения.
Текст, как правило, должен состоять из двух частей: вводной и констатирующей. Вводная часть включает указание на основания составления и составителей акта (лиц, присутствующих при его составлении).
При перечислении лиц, участвовавших при составлении акта, указываются их инициалы, фамилии и должности. Если акт составляется комиссией, то первым указывают фамилию председателя комиссии, а затем фамилии членов комиссии в алфавитном порядке.
В констатирующей части излагаются цели, задачи, существо и характер проделанной работы, фиксируются установленные факты.
При необходимости в акт может быть включена третья, заключительная часть, содержащая решения, выводы, заключения комиссии.
Текст акта заканчивается указанием количества экземпляров составленного акта и места их нахождения.
Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в установлении фактов или событий. Член комиссии, имеющий замечание по содержанию акта, подписывает его с указанием о своем несогласии и прилагает к акту свое мнение, изложенное на отдельном листе с его подписью.
Следует иметь в виду, что во многих ведомствах разработаны собственные формы актов.
Заключение.
В деятельности органов внутренних дел используются различные виды документов. Организационно наиболее важной является их классификация в зависимости от функционального назначения. Сотрудникам органов внутренних дел для эффективной работы необходимо владеть правилами оформления организационных, распорядительных и справочно-информационных документов.