Классификация деловых документов.
Все документы, обращающиеся в организациях, можно классифицировать по следующим признакам: видам деятельности, наименованию, способу фиксации информации, месту составления, степени сложности, степени гласности (секретности), срокам исполнения, юридической силе стадиям создания, происхождению, срокам хранения, степени обязательности, степени унификации и характеру содержания.
По видам деятельности (или назначению) документы подразделяются на научно-технические, конструкторские, технологические, проектно-смет-ные, нормативные, организационно-распорядительные, по личному составу, учебно-методические, плановые, финансово-расчетные, отчетно-статистичес-кие, бухгалтерскому учету, по торговле, ценообразованию, изобретениям и открытиям, социальному обеспечению и др.
По наименованиюсуществует множество разновидностей документов: научные чертежи, схемы, графики, технологические и другие карты, приказы, распоряжения, указания, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, деловые письма, факсы, телеграммы, анкеты и т.д.
По способу фиксации информации документы бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, электронные),графические и фото-, фоно-, кинодокументы.
По месту составления документы подразделяются на документы, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя документация, в свою очередь, делится на входящую и исходящую корреспонденцию.
По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные (многоаспектные). Простые – это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных – несколько вопросов.
По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом (совершенно секретные, секретные, документы для служебного пользования, с грифом «конфиденциально», «лично»).
По юридической силедокументы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные в отличие от подложных документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.
По срокам исполнениядокументы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным соответствующими правовыми актами, резолюцией руководителя, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».
По стадиям подготовки (или степени подлинности) документы подразделяются на черновики, беловики, подлинники (оригиналы) и копии. Черновой документ, изготовленный рукописным, машинописным способом или распечатанный с компьютера, отражает работу автора над его содержанием. Он может содержать только текст и не обладает юридической силой. Беловой документ – это рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок исправлении. Подлинник – документ, в котором содержатся сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания). Подлинник официального документа – первый и (или) единичный экземпляр документа, обладающий юридической силой, оформленный и подписанный с черновика в соответствии с установленными требованиями
С подлинника могут быть изготовлены копии, выписки из документа и дубликат подлинника.
Копия – это идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника. Копия документа может быть факсимильной или свободной. Факсимильная копия полностью воспроизводит содержание (информацию) подлинного документа, все его внешние признаки (все реквизиты, включая подпись и печать) или часть их, а также особенности их расположения. Факсимильная копия изготавливается на копировальной технике, с использованием фотографии, аппаратов факсимильной связи, принтеров. Для документов, изготовленных на пишущих машинках, факсимильной копией является второй и последующие экземпляры документов, полученные через копировальную бумагу. Они, как правило, остаются в делах учреждения. Устаревшее название таких копий – отпуск. Свободная копия содержит все реквизиты документа, но не обязательно повторяет его форму.
Все виду копий не имеют юридической силы, если они не получили специального удостоверения. Это, например, нотариально заверенные копии или дубликат документа – повторный, второй экземпляр подлинника, имеющий одинаковую с ним юридическую силу, который обычно выдается при утере документа (свидетельства о рождении, диплома и т.д.).
Документ, полученный из автоматизированной информационной системы, в соответствии с законом приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством РФ. Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-техни-ческих средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования. Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется в РФ на основе лицензии.
Выписка из документа – заверенная часть текста документа.
По происхождению документы классифицируют на служебные (деловые), подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб.
По срокам хранениядокументы делятся на документы постоянного и документы временного хранения. Документы временного хранения, в свою очередь, подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.
По степени обязательностидокументы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные – обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.
По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные (образцовые) и унифицированные в идее анкеты или таблицы. Индивидуальные документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа, излагаемого деловым языком. Типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологический процесс, типовые правила внутреннего распорядка и т.д. Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации. Анкета – способ представления унифицированного документа или текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, строками друг под другом, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. Анкета рекомендуется для использования в тех случаях, когда характеризуется один объект по ряду параметров. Таблица – форма подачи материала, когда постоянная информация размещается в заголовках глав и боковике (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) – на пересечении соответствующих граф и строк. Примерные документы (образцы) носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии.
В хозяйственной деятельности организаций используются разнообразные документы, оформляющие взаимоотношения сторон, вступающих в деловое сотрудничество: договоры (поставки, выполнения работ или услуг, аренды и т.д.), трудовые соглашения и др.
По характеру содержаниядокументы бывают первичные и вторичные. Первичный документ содержит исходную информацию, которая суммируется, обобщается во вторичных документах.