Регистрационный номер документа
Лекция № 4. Требования к оформлению реквизитов
Требования к оформлению реквизитов, размещаемых на поле углового штампа
Государственный герб РФ
Его помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации». Допускается воспроизведение герба производить без изображения щита.
Герб субъекта РФ
Его помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов РФ. Порядок использования на бланках документов изображения герба городов, автономных областей, автономных округов определяется нормативными актами соответствующих органов власти.
Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)
Её помещают на бланках организации в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб РФ или герб субъекта РФ.
Код организации
Его проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Код является элементом электронной идентификации документа (рис. 4-6)
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица
Он проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами (рис. 4-6).
06 – Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)
Его проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами (рис.4-6).
Код формы документа
Он проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой (ОКУД). ОКУД предназначен для обеспечения учета и систематизации унифицированных межотраслевых, межведомственных форм документов.
Наименование организации
Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в её учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации (при её наличии) (рис.4). Наименование организаций субъекта РФ, имеющих наряду с государственным языком РФ (русским) государственный язык субъектов РФ, печатают на двух языках. Наименование организации на государственном языке субъекта РФ или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке РФ (рис. 10).
Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного (рис. 11). Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.
Справочные данные об организации
Справочные данные об организации включают: почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации )номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.). ГОСТ Р 6.30-2003 не ограничивает состав сведения, включаемых в данные об организации.
Наименование вида документа
Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000). (рис.7). В письме наименование вида документа не указывают.
Дата документа
Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единственную) дату. Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точками, а год – четырьмя арабскими цифрами. Например, 5 июня 2004 года следует оформлять так: 05.06.2004.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты: 5 июня 2004 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца: 2004.06.05. Это способ оформления дат применяется в больших архивах – даты на стеллажах, папках и в некоторых документах оформляются в «обратной» последовательности.
Регистрационный номер документа
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. (рис. 12). Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документов каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.