Оформление приказов по основной деятельности
Приказ – широко применяемый в управлении правовой распорядительный документ, издаваемый на правах единоначалия руководителем организации в целях решения возникающих в процессе деятельности как текущих (оперативных), так и перспективных задач.
Приказы подразделяются на две группы: приказы по основной (производственной) деятельности и приказы по личному составу (персоналу) организации.
Приказы по основной деятельности оформляются на специальном, заранее заготовленном бланке, - бланке приказа или на общем бланке организации с указанием вида документа – ПРИКАЗ.
Текст приказа обычно состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагаются основания, причины, побудившие руководителя организации издать данный приказ, указываются его цели и задачи.
Возможен вариант приказа без констатирующей части в том случае, если поручаемые действия не требуют особого пояснения и являются очевидными.
Распорядительная часть документа начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ (без кавычек), печатаемого с новой строки от левого поля бланка прописными буквами. После слова ПРИКАЗЫВАЮ ставится двоеточие.
Так как приказ предусматривает несколько разнохарактерных действий, то его распорядительная часть делится на пункты, а иногда и на подпункты. Каждый пункт начинается с указания в дательном падеже ответственного должностного лица, структурного подразделения или организации, затем в сжатой, повелительной форме излагаются предписываемые действия и указываются сроки исполнения мероприятий. Последним пунктом приказа назначается должностное лицо, структурное подразделение или организация, которым вменяется контроль за исполнением приказа (рис. 2, 3).
Приказ вступает в силу с момента его подписания и регистрации, которая проводится отдельно от других документов. Регистрационные индексы присваиваются приказам в пределах календарного года.
Часто ответственному исполнителю для выполнения работы не требуется полный текст приказа. В этом случае в практике документирования делается выписка из него. По составу реквизитов и оформления выписка не отличается от самого приказа. В выписке лишь следует уточнить название документа: вместо ПРИКАЗ - ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА, вместо полного текста приказа печатается та его часть (пункт, подпункт), которая касается непосредственно конкретного исполнителя.
Выписка из приказа может быть напечатана на чистом листе бумаги формата А4, А5 в угловом варианте расположения постоянных реквизитов флаговым способом (рис.3).
Выписка заверяется секретарем-референтом (секретарем) и выдается ответственному исполнителю под расписку.
Оформление распоряжений
Распоряжение – один из видов распорядительных документов, носящих характер обязательного поручения руководителя структурного формирования любого уровня управления, действующего в соответствии с принципом единоначалия, о необходимости выполнения подчиненными организациями, подразделениями и рядовыми исполнителями определенных действий в оговоренный срок.
Распоряжения используют руководители государственных органов власти, руководители администраций на местах, а также организаций, учреждений, предприятий и фирм.
Распоряжение – способ доведения до исполнителей оперативных вопросов, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц.
Распоряжения готовятся и оформляются по тем же правилам, что и приказы, оформляются также на специальном бланке распоряжения или общем бланке организации с указанием вида документа – РАСПОРЯЖЕНИЕ.
Распоряжение имеет ограниченный срок действия и распространяется на узкий круг исполнителей (структурных подразделений).
Состав реквизитов аналогичен их составу в приказе, однако текст документа зачастую не содержит констатирующей (вступительной) части.
В тех случаях, когда распоряжение имеет констатирующую часть с объяснением причин издания документа, текст распорядительной части начинается с ключевого слова ПРЕДЛАГАЮ или ОБЯЗЫВАЮ (рис.4). Упрощенное оформление широко применяется на практике для решения внутренних задач организации, её структурных подразделений (рис.5)
Оформление указаний
Указание – распорядительный документ федеральных органов исполнительной власти и управления, других вышестоящих организаций по вопросам информационно-методического характера, связанных с исполнением нормативно-правовых актов, инструкций, методики руководящих документов. Руководители низовых организаций, предприятий, фирм на правах единоначалия также имеют право на издание указаний при оформлении решений по оперативным и административным вопросам (командировка сотрудников, наложение взысканий и т.д.)
Указание в целом по оформлению не отличается от оформления приказа и распоряжения, имеет такой же формуляр, состав и расположение реквизитов, но ключевыми словами в констатирующей части текста, в зависимости от содержания, используются слова ОБЯЗЫВАЮ или ПРЕДЛАГАЮ. Указание, как и приказ, имеет заголовок к тексту, может иметь констатирующую часть и обязательно пункт о контроле за исполнением и конкретных адресатов (рис 6,7,8)
Указания, направляемые в адрес подведомственных организаций, оформляются на общем бланке организации ил на бланке конкретного вида документа с нанесением реквизита «Адресат». При большом числе организаций, которым направляется указание, адресат оформляется обобщенно:
Главам администраций
городов и районов области
Оформление постановлений
Постановление – правовой акт, принимаемый высшими федеральными органами государственной власти, некоторыми органами коллегиального управления (комитетами, комиссиями) и властными органами субъектов РФ в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными руководящими структурами. Постановления также принимаются руководителями коллегиальных органов общественных организаций по важнейшим вопросам их деятельности.
Постановления главы администрации, области (губернатора) принимаются в целях решения задач длительного действия: по вопросам социально-экономического и культурного развития области, экономических реформ, финансовым вопросам.
Подготовка постановлений осуществляется на основании поручения главы администрации области. Правом вносить проекты постановлений обладают заместители главы администрации, руководители структурных подразделений аппарата и органов администрации, мэры городов и главы районов.
Проекты постановлений должны соответствовать действующему федеральному и областному законодательству, Уставу области, Договору о разграничении предметов ведения и полномочий между органами государственной власти РФ и органами государственной власти соответствующей области, ранее принятым постановлениям и распоряжениям главы администрации области.
Если принимаемое постановление исключает действие ранее принятых нормативных актов, оно должно содержать пункт о признании их утратившими силу.
Постановления, принимаемые во исполнение законов, указов, постановлений и распоряжений федеральных органов власти и управления, а также Законодательного собрания области, должны содержать ссылку на дату, номер и полное наименование этих документов.
При внесении проектов постановлений, требующих принятия закона или решения Законодательного собрания области, одновременно должны представляться проекты соответствующих актов.
Объем постановления не должен превышать трех страниц, а приложений к нему – не более пяти. Подготовленный проект печатается на компьютере в одном экземпляре на чистом листе бумаги через 1,5 интервала 14 шрифтом. Ниже подписи указывается должность, фамилия и инициалы заместителя главы администрации (губернатора) области, структурное подразделение аппарата или орган администрации, мэр города или глава района, которыми вносится проект.
Исполнитель постановления организует согласование и визирование проекта. Не допускается отказ от визирования, а также внесение каких-либо исправлений или дополнений непосредственно в текст проекта документа.
Особое мнение (замечание) должностного лица, визирующего постановление, излагается отдельной запиской, которая прилагается к проекту документа. Если в процессе доработки в проект документа внесены существенные изменения, то он подлежит повторному визированию.
Оформленный на бланке документ передается на визу заместителю главы администрации области, он проводит организационную работу по подписанию документов.
Оформление бланков и реквизитов постановлений органов исполнительной власти всех уровней управления должно отвечать рекомендациям ГОСТ Р 6.30-2003. (рис. 9-11).
Оформление решений
Решение – правовой акт коллегиального или совещательного органа министерств, комитетов, общественных организаций, ученых советов НИИ, вузов, а также советов директоров предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. По форме и структуре решение оформляется аналогично постановлению (рис.12).
В соответствии с Уставами субъектов РФ, городов, районов, главы соответствующих территориальных единиц, руководители структурных подразделений могут принимать решения по текущим вопросам в пределах их компетенции.
К решениям также относятся совместные распорядительные документы, принимаемые двумя или несколькими коллегиальными органами или организациями, фирмами. (рис.13).
Текст решения состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Если решение издается по инициативе данного органа управления, то в констатирующей части указывают причины издания и цели, которые должны быть достигнуты при его выполнении. Если решение издается на основании распорядительного документа вышестоящего органа управления, то в констатирующей части дается ссылка на него.
Распорядительная часть решения начинается с названия принимающего его органа и слова РЕШИЛ. Распорядительная часть состоит из нескольких пунктов, в каждом из которых указываются исполнитель, предписываемое действие и срок исполнения. В последнем пункте решения называют лицо, на которое возлагается контроль за исполнением.
Юридическую силу решение обретает после его подписания, регистрации (присвоения номера) и проставлению даты. Датой решения является дата проведения заседания коллегиального органа, на котором оно было принято.