Комунікації в управлінні персоналом
Ефективне управління персоналом безпосередньо пов’язане з комунікативним процесом. Комунікація – це обмін інформацією для прийняття ефективних рішень.
Менеджери від 50 до 90 % робочого часу витрачають на комунікації. Комунікації в системі управління персоналом є двостороннім процесом, оскільки має місце взаємний обмін інформацією між суб’єктами управління, тобто між керівниками й підлеглими. Такі комунікації реалізуються як процеси спілкування людей в організації.
Спілкування забезпечує функціонування організації, виконуючи такі функції:
· регулювання;
· соціального контролю;
· соціалізації;
· соціально-педагогічну.
На локальному рівні спілкування між керівником і підлеглим (управлінське спілкування) виконує такі функції:
· контактну, метою якої є встановлення контакту й підтримання взаємозв’язку у формі постійного взаємного орієнтування;
· інформаційного обміну повідомленнями, думками, замислами, рішеннями;
· спонукальну – стимуляція активності працівника, щоб схилити його виконати певні дії;
· координаційну – взаємне орієнтування та погодження дій для організації діяльності;
· розуміння – адекватне сприйняття змісту повідомлення і розуміння намірів, переживань станів співрозмовника;
· амотивну – пробудження у співрозмовника потрібних емоційних переживань, або зміна останніх;
· налагодження стосунків –усвідомлення свого місця в системі статусних ролей, ділових, міжособових зв’язків у групі;
· впливову – зміна станів, поведінки, ціннісно-мотиваційної сфери (намірів, установок, думок, рішень, уявлень, потреб, стандартів поведінки).
У спілкуванні виділяють такі три сторони:
1) комунікативну;
2) інтерактивну;
3) перцептивну.
В управлінському спілкуванні суб’єкт і об’єкт управління обмінюються інформацією у формі рішень, задумів, ідей, звітів, доповідей, повідомлень. Саме ділове спілкування в цьому разі є:
1) Комунікативним процесом, який має такі особливості:
· наявність зворотного зв’язку;
· наявність комунікативних бар’єрів;
· феномен комунікативного впливу.
2) Інтерактивна сторона управлінського спілкування пов’язана з організацією праці – її поділом, кооперацією, синхронізацією відповідно до технологічного процесу.
3) Перцептивна сторона управлінського спілкування визначається як процес сприйняття та взаєморозуміння між учасниками управлінських відносин.
На характер спілкування важливий вплив справляє статус учасників спілкування. За цим показником виділяють:
· горизонтальне спілкування, коли спілкуються особи, які мають однаковий статус;
· вертикальне спілкування, тобто спілкування керівника й підлеглого.
За спрямованістю управлінське спілкування може бути:
· особистісно орієнтованим (звернення адресоване конкретній особі);
· соціально орієнтованим, коли звернення адресоване групі.
За функціональним призначенням виділяють такі види, або жанри, управлінського спілкування:
· наказ – за допомогою наказів управлінські рішення доводяться до виконавців;
· бесіда – використовується для психологічного впливу на працівника, отримання додаткової інформації про ситуації в організації;
· наради – проводяться для обговорення різних варіантів вирішення проблем і прийняття рішень;
· звіти – використовуються для здійснення контролю за виконанням управлінських рішень;
· переговори між різними суб’єктами, які дають змогу прийняти спільне рішення.
Управління персоналом може бути ефективним тоді, коли в комунікативному процесі особлива увага приділяється зворотному зв’язку.
На міжособистісному рівні бар’єри в обміні інформацією зумовлені:
· вибірковим сприйняттям інформації залежно від інтересів, потреб, емоційних станів, статусу людей, життєвого досвіду;
· неадекватним розумінням одних і тих самих словесних висловлювань;
· неадекватністю між вербальною та невербальною інформацією;
· неякісним зворотнім зв’язком.
Дуже важлива функція управління персоналом – це управління стресом.
Стрес – це надмірне психологічне і фізіологічне напруження, викликане несприятливим впливом певного фактора.
Розрізняють організаційні та особистісні фактори стресів. До організаційних факторів належать такі:
· перевантаження або недовантаження працівника в процесі праці, які викликають стурбованість, роздратування, фрустрацію тощо;
· конфлікт ролей, коли до працівника ставляться суперечливі вимоги;
· невизначеність обов’язків, функцій працівника;
· нецікава, беззмістовна робота;
· несприятливі санітарно-гігієнічні умови праці.
Особистісні фактори стресу пов’язані з індивідуальними психічними властивостями людини. Згідно із сучасними уявленнями, стрес розглядається як феномен усвідомлення працівником вимог, що ставляться до нього, і здатності справлятися з цими вимогами. Якщо в цьому механізмі немає рівноваги, тобто людина не впевнена у своїх можливостях, то вона відчуває стрес. Більш схильні до стресів люди з такою рисою характеру, як тривожність, а також ті, хто недооцінюють складність завдання та час його виконання, у зв’язку з чим поспішають, спізнюються і переживають. Працівники, схильні до спокійної, поміркованої діяльності, менше зазнають дистресів.
Концепція управління стресом і його знімання полягає в тому, щоб ліквідувати його причини. По-перше, необхідно внести корективи у сприйняття працівником вимог до роботи, до нього та до власних можливостей. Цього можна домогтися підвищенням професійно-кваліфікаційного рівня працівника, зміною його поведінкових і соціальних реакцій. Процес розвитку персоналу необхідно організувати так, щоб забезпечувалося оволодіння новими знаннями, трудовими навичками та вміннями відповідно до вимог діяльності. Щодо працівників, які відчувають дистрес через старіння і неможливість справлятися з новими вимогами, доцільно практикувати як зниження навантажень, так і періодичне підвищення кваліфікації.
По-друге, якщо причиною дистресу є монотонна робота, то необхідні заходи зі збагачення праці, підвищення її змістовності.
По-третє, підбір і розстановку кадрів слід здійснювати з урахуванням фактора стресостійкості працівника.
По-четверте, у структурі матеріального середовища з кожного стресогенного фактора (шум, вібрація, освітлення тощо) необхідно реалізувати програми заходів щодо його оптимізації.
По-п’яте, слід створювати сприятливі міжособистісні взаємовідносини в колективі, вдосконалювати комунікативні процеси.