Тема 1. Інформаційні системи обліку та їх роль в управлінні економічними об’єктами

Іванова Т.С., Постіл С.Д., Сафронова І.О.

Інформаційні системи і технології

Обліку

Навчальний посібник

За загальною редакцією Ріппи С.П.,

Доктора економічних наук, професора

 

Ірпінь, 2009

 


Навчальний посібник для самостійного вивчення дисциплін “Інформаційні системи і технології обліку”

Рецензенти: Хомин П.Я., доктор економічних наук, професор

Файнзільберг Л.С., доктор технічних наук, доцент

 

Консультанти: Шара Є.В., кандидат економічних наук, доцент,

Дудкевич С.П., директор ТОВ «СНЕІП ЛТД»

 

За загальною

редакцією Ріппи С.П., доктора економічних наук, професора

 

 

Автори:

Іванова Т.С. – частина 1: теми 1, 2 (п.2.2, п.2.4), 5, 6; частини 2, 3;

Постіл С.Д., доцент, канд. техн. наук – частина 1: теми 3,4;

Сафронова І.О. – частина 1: тема 2 (п.2.1., п.2.3)

 

Навчальний посібник підготовлений викладачами НУДПС України. У посібнику викладено теоретичні основи побудови і функціонування інформаційних систем і технологій обліку; наведено стислу інформацію щодо спеціалізованих програм для автоматизованого виконання завдань обліку на підприємствах з різними формами власності, а також комп’ютерних технологій MS Office для розв’язку завдань обліку й внутрішнього аудиту. Крім цього, у посібнику містяться завдання та методичні рекомендації щодо їх виконання для набуття вмінь ведення бухгалтерського обліку в інформаційних системах.

Навчальний посібник призначено для студентів вищих навчальних закладів освіти, які навчаються за ОКР «бакалавр» напрямку „Облік і аудит”. Він може бути корисним для бухгалтерів, аудиторів, а також усіх, хто цікавиться технікою і технологією ведення бухгалтерського обліку в автоматизованих системах.


Зміст

Повний зміст. 5

Список скорочень 9

Вступ.. 11

тема 1. Інформаційні системи обліку та їх роль в управлінні економічними об’єктами.. 13

1.1. Інформаційні системи обліку в економіці 13

1.2. Класифікація інформаційних систем обліку. 17

1.3. Архітектура обробки даних в інформаційних системах. 19

1.4. Структура інформаційної системи обліку. 22

Питання для самоперевірки. 26

тема 2. Облікова інформація як складова Економічної інформації. Засоби її формалізованого опису.. 27

2.1. Економічна інформація, її види та властивості 27

2.2. Особливості облікової інформації 28

2.3. Структуризація та формалізоване подання економічної інформації 30

2.4. Класифікація та кодування облікової інформації 33

Питання для самоперевірки. 45

Тема 3. Організація інформаційних баз систем обробки економічної інформації 46

3.1.Особливості інформаційного забезпечення автоматизованих інформаційних систем (АІС) в обліку 46

3.2. Концепція інтеграції даних при функціонуванні автоматизованих інформаційних систем.. 48

3.3. Архітектура подання даних в автоматизованій інформаційній системі 50

3.4. Проектування та оптимізація структури баз даних. 53

3.5. Проектування і реалізація внутрішнього рівня БД.. 61

Питання для самоперевірки. 71

тема 4. Життєвий цикл ІС ОБЛІКУ та їх програмного забезпечення.. 73

4.1. Сутність, структура та принципи життєвого циклу ІС обліку. 73

4.2. Основні процеси ЖЦ ПЗ. 74

4.3. Допоміжні процеси ЖЦ АІС.. 79

4.4. Організаційні процеси ЖЦ АІС.. 83

4.5. Взаємозв'язок між процесами ЖЦ АІС.. 84

4.6. Стадії життєвого циклу АІС.. 85

4.7. Моделі ЖЦ АІС і відповідного ПЗ. 92

Питання для самоперевірки. 95

тема 5. Організаційно-методичні основи створення та функціонування інформаційних систем в обліку.. 96

5.1. Методологія бухгалтерського обліку в умовах автоматизованої обробки інформації 96

5.2. Комп’ютеризовані форми та системи бухгалтерського обліку. 98

5.3. Сучасні концепції створення і впровадження ІС обліку. 101

5.4. Узагальнений аналіз ІС обліку та перспективні напрямки їх розвитку. 105

5.5. Огляд найбільш розповсюджених в країні бухгалтерських програм.. 108

Питання для самоперевірки. 117

Тема 6. Інформаційні технології обробки інформації

в АІС обліку.. 118

6.1. Інформаційні технології та їх класифікація. 118

6.2. Комп’ютерні технології Microsoft Office в обліку. 122

6.3.Інформаційні технології Microsoft Word. 125

6.4. Можливості Microsoft Excel для обліку. 126

Питання для самоперевірки. 130

7.1. практичні завдання до теми 2 «Аналіз та кодування економічної інформації». 135

7.2. Практичні завдання та Методичні вказівкидо теми 3 «Робота в MS Access 2002 зі створення БД»……………………………………………………………………… 135

7.3. Практичні завдання та методичні вказівки до теми 6 “Створення системи бухгалтерського обліку (ІСБО) на базі табличного процесора Microsoft Excel”. 143

7.4. ЗАВДАННЯ ДЛЯ Самостійної роботИ «Створення зведених регістрів в ТП Excel». 159

7.5. ЗАВДАННЯ ДЛЯ Самостійної роботИ «Технологія ведення обліку за допомогою бухгалтерської програми «1С: Бухгалтерія». 161

Термінологічний довідник.. 162

РЕКОМЕНДОВАНА ЛІТЕРАТУРА.. 167

ТЕМИ ІНДИВІДУАЛЬНИХ ЗАВДАНЬ. 170

 


Повний зміст

 

  Список скорочень  
  Вступ  
1. тема 1. Інформаційні системи обліку та їх роль в управлінні економічними об’єктами  
  1.1. Інформаційні системи обліку в економіці  
  1.1.1. Сутність інформаційної системи  
  1.1.2. Роль ІС обліку в управлінні підприємством  
  1.1.3. Основні етапи та перспективи розвитку ІС обліку та управління економічними об’єктами  
  1.2. Класифікація інформаційних систем обліку  
  1.3. Архітектура обробки даних в інформаційних системах  
  1.4. Структура інформаційної системи обліку  
  1.4.1. Структура ІС та її головні компоненти  
  1.4.2. Структура ІС як сукупність підсистем  
  1.4.3. Структура ІС як склад базових компонентів  
  Питання для самоперевірки  
     
2. тема 2. Облікова інформація як складова Економічної інформації. Засоби її формалізованого опису  
  2.1. Економічна інформація, її види та властивості  
  2.1.1. Сутність економічної інформації  
  2.1.2. Види економічної інформації  
  2.1.3. Властивості економічної інформації  
  2.2. Особливості облікової інформації  
  2.3. Структуризація та формалізоване подання економічної інформації  
  2.3.1. Структуризація економічної інформації  
  2.3.2. Формалізоване подання економічної інформації  
  2.4. Класифікація та кодування облікової інформації  
  2. 4.1. Необхідність класифікації облікової інформації  
  2. 4.2. Основні системи класифікації облікової інформації  
  2.4.3. Системи і методи кодування об’єктів класифікації  
  2.4.4. Кодування облікової інформації в ІС  
  2.4.5. Штрихове кодування як метод формалізації інформації  
  2.4.6. Єдина система класифікації та кодування ТЕІ  
  Питання для самоперевірки  
     
3. Тема 3. Організація інформаційних баз систем обробки економічної інформації  
  3.1.Особливості інформаційного забезпечення автоматизованих інформаційних систем в обліку  
  3.1.1. Структура інформаційного забезпечення АІС в обліку  
  3.1.2. Уніфікація та стандартизація документації  
  3.2. Концепція інтеграції даних при функціонуванні автоматизованих інформаційних систем  
  3.2.1. Інформаційні бази: історична неминучість появи  
  3.2.2. Концепція інтеграції даних в інформаційних системах  
  3.3. Архітектура подання даних в автоматизованій інформаційній системі  
  3.3.1. Користувачі АІС та їх функції  
  3.3.2. Архітектура подання даних інформаційної системи  
  3.3.3. Структурний аналіз моделей інформаційної системи  
  3.4. Проектування та оптимізація структури баз даних  
  3.4.1.Проектування баз даних на зовнішньому рівні  
  3.4.2. Інфологічне проектування баз даних  
  3.4.3. Концептуальне проектування бази даних  
  3.4.4. Оптимізація структури баз даних  
  3.5. Проектування і реалізація внутрішнього рівня БД  
  3.5.1. Вимоги до СУБД як програмного засобу створення БД  
  3.5.2. Огляд СУБД  
  3.5.2.1. СУБД Microsoft Access 2000  
  3.5.2.2. СУБД Microsoft Access 2003 і її нові можливості  
  3.5.2.3. Сумісність файлів у СУБД Access  
  3.5.2.4. Нові можливості СУБД Access 2007  
  3.5.3. Внутрішнє проектування баз даних в СУБД типу Access  
  Питання для самоперевірки  
     
4. Тема 4. Життєвий цикл ІСБО та їх програмного забезпечення (ПЗ)  
  4.1. Поняття життєвого циклу ІСБО та їхнього ПЗ  
  4.1.1. Принципи підтримки ЖЦ  
  4.1.2. Структура ЖЦ  
  4.2. Основні процеси ЖЦ ПЗ  
  4.2.1. Процес придбання (acquisition process)  
  4.2.2. Процес постачання (supply process)  
  4.2.3. Процес розроблення (development process) 4.2.4. Процес експлуатації (operation process)  
  4.2.5. Процес супроводження (maintenance process)  
  4.3. Допоміжні процеси ЖЦ АІС  
  4.3.1. Процес документування (documentation process)  
  4.3.2. Процес управління конфігурацією (configuration management)  
  4.3.3. Процес забезпечення якості (quality assurance process)  
  4.3.4. Процес верифікації (verification process)  
  4.3.5. Процес атестації (validation process)  
  4.3.6. Процес спільного оцінювання (joint review process)  
  4.3.7. Процес аудиту (audit process)  
  4.3.8. Процес розв'язування проблем (problem resolution process)  
  4.4. Організаційні процеси ЖЦ АІС  
  4.4.1. Процес управління (management process)  
  4.4.2. Процес створення інфраструктури (infrastructure process)  
  4.4.3. Процес удосконалювання (improvement process)  
  4.4.4. Процес навчання (training process)  
  4.5. Взаємозв'язок між процесами ЖЦ АІС  
  4.6. Стадії життєвого циклу АІС  
  4.6.1. Стадія формування вимог до АІС  
  4.6.2. Стадія розробки ескізного проекту та технічного завдання  
  4.6.3. Стадія розроблення технічного проекту та робочої документації  
  4.6.4. Стадія впровадження проекту в дію  
  4.7. Моделі ЖЦ АІС і відповідного ПЗ  
  4.7.1. Каскадна модель ЖЦ  
  4.7.2. Спіральна модель ЖЦ  
  Питання для самоперевірки  
     
5. тема 5. Організаційно-методичні основи створення та функціонування інформаційних систем в обліку  
  5.1. Методологія бухгалтерського обліку в умовах автоматизованої обробки інформації  
  5.2. Комп’ютеризовані форми та системи бухгалтерського обліку  
  5.2.1. Поняття та ознаки форми бухгалтерського обліку  
  5.2.2. Комп’ютеризовані форми бухгалтерського обліку в історичному розвитку  
  5.3. Сучасні концепції створення і впровадження ІС обліку  
  5.3.1. Бухгалтерські рахунки в ІС обліку  
  5.3.2. Регістри бухгалтерського обліку в ІС обліку  
  5.3.3. Технологічний процес обробки облікової інформації в ІС обліку  
  5.4. Узагальнений аналіз ІС обліку та перспективні напрямки їх розвитку  
  5.5. Огляд найбільш розповсюджених в країні бухгалтерських програм  
  5.5.1. Програма автоматизації обліку «Бухгалтер +»  
  5.5.2. Програма «1С:Підприємство» та її компоненти  
  5.5.3. Комплексна система управління та обліку «Парус-Підприємство 7»  
  5.5.4. Програма «Бухгалтерія» комплексу управління підприємством «VirGo® - 2.5М»  
  5.5.5. «Нова бухгалтерія». Комплекс бухгалтерських програм  
  5.5.6. Інформаційна система «Галактика»  
  5.5.7. Система FinExpert™ Компанії ІDМ  
  5.5.8. Допоміжні системи для бухгалтера  
  Питання для самоперевірки  
     
6. Тема 6. Інформаційні технології обробки інформації в АІС обліку  
  6.1. Інформаційні технології та їх класифікація  
  6.1.1. Основні поняття інформаційної технології  
  6.1.2. Інструментарій інформаційної технології в ІС обліку  
  6.1.3. Класифікація інформаційних технологій  
  6.2. Комп’ютерні технології Microsoft Office в обліку  
  6.2.1. Пакет офісних додатків MS Office для організації автоматизованої обробки даних  
  6.2.2. Версія 2007 Microsoft Office та Office Standard 2007  
  6.3. Інформаційні технології Microsoft Word  
  6.3.1. Microsoft Word для роботи з документами  
  6.3.2. Microsoft Word для автоматизації обліку  
  6.4. Можливості Microsoft Excel для обліку  
  6.4.1. Базові технології обробки даних в MS Excel  
  6.4.2. Спеціальні інформаційні технології аналізу даних в MS Excel  
  6.4.3. Технології Excel, які потрібні кожному бухгалтеру  
  6.4.4. Нові можливості MS Excel 2007  
  Питання для самоперевірки  
     
7. Практичні завдання та методичні рекомендації щодо їх виконання  
  7.1. Практичні завдання до теми 2: «Аналіз та кодування економічної інформації»  
  7.2. Практичні завдання та Методичні вказівки до теми 3: «Робота в MS Access 2002 зі створення БД»  
  7.2.1. Етапи створення БД у MS Access  
  7.2.2. Робота в MS Access 2002 зі створення БД  
  7.2.3 Способи створення бази даних  
  7.2.4. Створення нової бази з існуючого файлу  
  7.2.5. Створення нової бази за допомогою шаблону  
  7.2.6. Створення порожньої бази даних  
  7.2.7. Створення таблиць  
  7.2.8. Створення нової таблиці в режимі конструктора  
  7.2.9. Створення таблиць за допомогою майстра  
  7.2.10. Створення зв'язків між таблицями  
  7.2.11. Створення запитів  
  7.2.12. Створення запитів на зміну даних  
  7.2.13. Створення форм  
  7.2.14. Створення звітів  
  7.3. Практичні завдання та методичні вказівки до теми 6: “Створення системи бухгалтерського обліку (ІСБО) на базі табличного процесора Microsoft Excel”  
  7.3.1. Завдання 1. Підготовка структури робочої книги ІСБО  
  7.3.2. Завдання 2. Створення робочого плану рахунків  
  7.3.3. Завдання 3. Створення оборотно-сальдової відомості  
  7.3.4. Завдання 4. Створення журналу господарських операцій  
  7.3.5. Завдання 5. Формування типових бухгалтерські операції  
  7.3.6. Завдання 6. Встановлення критеріїв фільтрації проводок ЖГО рахункам  
  7.3.7. Завдання 7. Формування оборотів по рахунку  
  7.4. Завдання для самостійної роботи. «Створення зведених регістрів в ТП Excel»  
  7.4.1. Побудова регістру “Аналіз ЖГО”  
  7.4.2. Створення шахової відомості по рахункам і субрахункам  
  7.4.3. Вибірка проводок ЖГО за дату  
  7.4.4. Створення картки рахунку, субрахунку  
  7.4.5. Створення та перегляд Журналу (відомості) рахунку  
  7.4.6. Створення Головної книги  
  7.5. Завдання для самостійної роботи. «Технологія ведення обліку за допомогою бухгалтерської програми «1С: Бухгалтерія»  
  РЕКОМЕНДОВАНА ЛІТЕРАТУРА  
  ТЕМИ ІНДИВІДУАЛЬНИХ ЗАВДАНЬ  

 

 


Список скорочень

CASE - (Computer Assisted Software Enginieering) технології

автоматизованого проектування програмного забезпечення,

DDE - (Dynamic Data Exchange) протокол динамічного обміну даними

DM - (Data Mining) інтелектуальний аналіз даних

DSS - (Decision Support Systems) системи підтримки прийняття рішень

DW - (Data WareHouse) сховища даних

E-R - (Entity-Relations) методологія «сутність — зв'язок»

ERP - (Enterprise Resource Planning) системи планування ресурсів

ISIC - (International Standard Industrial Classification of All Economic

Activities, Rev.3.1) міжнародна класифікація видів економічної

діяльності

ODBC - (Open Data Base Connectivity) система драйверів доступу до БД

OLAP - (ON-Line Analytical Processing) засоби аналітичної обробки даних

OLE - (Object Linking and Embedded) – технологія впровадження/

зв’язування об’єктів різних додатків

OLTP - (On-Line Transaction Processing) системи оперативної обробки

даних

SQL - (Structured Query Language) мова структурованих запитів

VBA - (Visual BASIC for Application) мова програмування

WWW - (World Wide Web або просто Web) найбільш потужна мережна

інформаційна система в світі

АІАС - автоматизована інформаційно-аналітична система

АІС - автоматизована інформаційна система

КІС - корпоративна інформаційна система

АРМ - автоматизоване робоче місце

АРМБ - автоматизоване робоче місце бухгалтера

БД - база даних

ГКУ - господарський кодекс України

ДРФО - державний реєстр фізичних осіб - платників податків

ДСТУ - Державний стандарт України

ЕОМ - електронна обчислювальна машина

ЕОС - електронно-обчислювальна система

ЕТ - електронна таблиця

ЄДРПОУ - єдиний державний реєстр підприємств, організацій України ЄСКД - Єдина система конструкторської документації

ЄСКК - єдина система класифікації та кодування

ЄСПД - єдина система проектної документації

ЖЦ - життєвий цикл

ІАСУ - інтегрована автоматизована система управління

ІБ - інформаційна база

ІЛМ - інформаційно-логічна модель

ІПС - інформаційно-пошукова система

ІС - інформаційна система

ІСБО - інформаційна система бухгалтерського обліку

ІСО - інформаційна система обліку

IT - інформаційна технологія

КВЕД - класифікатор видів економічної діяльності

КМУ - Кабінет Міністрів України

КОАТУУ - класифікатор об’єктів адміністративно-територіального

устрою України

КОПФГ- класифікатор організаційно-правових форм господарювання

КСБО - комп’ютерна система бухгалтерського обліку

КФВ - класифікатор форм власності

НДІ - нормативно-довідкова інформація

НДР - науково-дослідна робота

БКНФ - нормальна форма Бойса — Кодда

1НФ - перша нормальна форма

2НФ - друга нормальна форма

3НФ - третя нормальна форма

4НФ - четверта нормальна форма

5НФ - п’ята нормальна форма

ОС - операційна система

ПЗ - програмне забезпечення

ПК - персональний комп'ютер

ПО - предметна область

ПС - предметна сфера

ПСБО – пакет стандартів бухгалтерського обліку

РСОД - розподілена система обробки даних

СУБД - система управління базами даних

СУБД - система управління базами даних

ТЕІ - техніко-економічна інформація

ТЗ - технічне завдання

УБК - Українська бюджетна класифікація

УСД - уніфікована система документації

ЦКУ - цивільний кодекс України


Вступ

 

Інформаційні системи і технології все більше входять у наше життя. Сьогодні майже всі керівники різних рівнів управління економічними об’єктами розуміють, що ефективне застосування інформаційних систем - це шлях до успіху в будь-якій сфері діяльності завдяки більш точному прогнозу, оперативному отриманню якісної інформації для своєчасного прийняття управлінських рішень та запобіганню можливих помилок в управлінні.

В основі сучасного управління лежать інформаційні системи і технології бухгалтерського обліку, метою ведення якого є документальне спостереження, відображення й контроль за господарською і фінансовою діяльністю різноманітних економічних об’єктів (підприємств, організацій, товариств тощо). Разом із тим, відповідно Закону України від 16.07.99р. № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», є надання користувачам для прийняття рішень повної, правдивої та неупередженої інформації про фінансове станови­ще, результати діяльності та рух грошових коштів.

Бухгалтерській облік є класичною сферою застосування інформаційних систем і технологій. Це пояснюється тим, що задачі обліку є досить трудомісткими, але вони достатньо легко формалізуються, тому створення такої автоматизованої системи не належить до технічно складних проблем. Ось чому сучасний ринок програмних продуктів насичений різноманітними програмами для автоматизованого ведення бухгалтерського обліку, впровадження яких суттєво підвищує якість обробки облікової інформації; дозволяє бухгалтеру уникнути помилок, які можуть дорого коштувати підприємству; змінює зміст та організацію роботи облікового персоналу, праця якого стає більш творчою, спрямованою й на вдосконалення обліку та внутрішньогосподарського аудиту, й на більш ефективне управління.

Зрозуміло, що за таких умов сучасний бухгалтер повинен вміти як користуватись спеціалізованими програми для автоматизованого ведення бухгалтерського обліку, так і ставити задачу розробнику програмного продукту щодо створення нової або модернізації існуючої системи. Крім цього, як спеціаліст економічного напрямку, бухгалтер повинен орієнтуватись на ринку програмних продуктів, призначених для застосування в бухгалтерському обліку і управлінні економічним об’єктом.

На менш важливим є знання інформаційних систем і технологій обліку для проведення аудиту: і при самостійному проведенні аудиту, і при залученні експертів відповідальність за висновки щодо результатів перевірки цілком несе аудитор, тому йому необхідно володіти технологіями формування облікової інформації в інформаційних базах та вміннями самостійно розбиратися в системі автоматизованого обліку підприємства.

Допомогти спеціалісту з обліку і аудиту крокувати в ногу з часом є метою дисципліни «Інформаційні системи і технології обліку» і даного посібника.

Спеціалізація певної галузі наукової дисципліни безпосередньо пов’язана з чітким визначенням мети, вивченням предмета та об’єктів дослідження.

Головною метою дисципліни є підготовка фахівців за напрямом “Облік і аудит”, здатних розв’язувати професійні завдання в умовах застосування сучасних автоматизованих систем обліку.

Предметом дисциплін є облікова інформація, яка відображає результати господарської діяльності економічного об’єкта, а також методологічні та методичні аспекти її формування в умовах функціонування автоматизованих систем обліку відповідно до чинного законодавства країни.

Кожна із складових предмета автоматизованого обліку має свої специфічні об’єкти. Об’єктами даної дисципліни є програмні засоби для обробки облікової інформації, створені на базі об’єктів та методів бухгалтерського обліку.

Завдання дисципліни “Інформаційні системи і технології обліку” передбачають надання системи теоретичних знань в галузі побудови і функціонування інформаційних систем на базі комп’ютерних технологій для автоматизованого виконання завдань обліку, а також - практичних вмінь виконувати постановку типових фахових задач, складати алгоритми їх розв’язування за допомогою систем управління базами даних, табличних процесорів та інших пакетів прикладних програм; застосовувати спеціалізовані програмні засоби для ведення бухгалтерського, податкового та управлінського обліку, проведення внутрішнього аудиту з метою сприяння ефективному управлінню економічними об’єктами.

Матеріал дисципліни “Інформаційні системи і технології обліку” базується на знаннях навчальних дисциплін “Економічна інформатика” “Бухгалтерський облік”, “Фінансовий облік І”, “Фінансовий облік ІІ”, «Аудит» тощо. Знання дисципліни необхідні для вивчення вибіркової дисципліни професійної підготовки: «Комп’ютерний аудит» - її логічного продовження, а також для виконання дипломних робіт та професійної діяльності за напрямком “Облік і аудит”.

Навчальний посібник складений з урахуванням впровадження в освіту країни кредитно-модульної технології організації навчального процесу, яка передбачає перенесення центру ваги процесу навчання на самостійну роботу студентів.

Для самостійного вивчення дисципліни у посібнику містяться:

· основні теоретичні відомості з найбільш важливих питань;

· завдання та методичні рекомендації щодо їх виконання під час самостійної практичної роботи, які сприятимуть засвоєнню теоретичного матеріалу дисципліни, набуттю вмінь їх застосовувати.

У матеріалах посібника використана чинна законодавча база, відповідно до якої здійснюється бухгалтерський облік в Україні та виконуються роботи із створення автоматизованих систем.

 


 

тема 1. Інформаційні системи обліку та їх роль в управлінні економічними об’єктами