Спільне використання інформації
СУБД Access 2007 володіє підвищеним ступенем безпеки й гнучкими функціональними можливостями, дозволяє легко зібрати інформацію й зробити її доступною для інших.
1. Збір даних за допомогою СУБД Outlook 2007.
СУБД Access 2007 полегшує процес отримання інформації від інших користувачів. Він здійснює автоматичну побудову форми збору даних за допомогою Microsoft InfoPath 2007 або HTML у тексті повідомлення електронної пошти. Користувач може відіслати форму одержувачам за адресами з папки «Контакти» електронної пошти Outlook 2007 або з СУБД Access 2007. Outlook 2007 обробляє вхідні форми й зберігає дані в сховищі СУБД Access 2007, виконуючи швидке й ефективне відновлення даних в обраному користувачем додатку, позбавляючи від необхідності повторного уведення даних вручну.
2. Веб-співпраця за допомогою Windows SharePoint Services.
Веб-вузли на основі Windows SharePoint Services формують середовище, у якому група розроблювачів може спілкуватися, організовувати загальний доступ до документів і разом працювати над проектом. За допомогою СУБД Access 2007 можна опублікувати свої файли Access 2007 у бібліотеках або перемістити додаток в Windows SharePoint Services, що дозволить учасникам групи легко взаємодіяти один з одним за допомогою оглядача.
3. Перегляд списків Windows SharePoint Services за допомогою СУБД Access 2007.
Для більшої зручності користувач має можливість відслідковувати інформацію в списках Windows SharePoint Services за допомогою клієнта СУБД Access 2007 на своєму комп'ютері.
4. Робота в автономному режимі зі списками Windows SharePoint Services.
За допомогою СУБД Access 2007 можна працювати з Windows SharePoint Services в автономному режимі.
5. Об'єднання з документообігом Windows SharePoint Services.
Працюючі в середовищі СУБД Access 2007 можуть скористатися сценарієм бізнес-логіки з підтримкою документообігу в Windows SharePoint Services, щоб створити спільні додатки робочої групи.
6. Електронна пошта й RSS-повідомлення. Користувачі СУБД Access 2007 можуть здійснити передплату на одержання повідомлень електронної пошти, які містять операції додавання, видалення або зміну записів.
7. Мобільне підключення.
Доступ до списків Windows SharePoint Services можна одержати за допомогою мобільного телефону, що дозволяє віддаленим користувачам постійно бути в курсі змін ділової інформації.
8. Підтримка PDF і XPS.
За допомогою СУБД Access 2007 можна зберегти звіт у форматі PDF (Portable Document Format) або XPS (формат XML Paper Specification), що дозволить захистити його від модифікації, але дозволяє друкування або публікацію файлу, а також пересилання його електронною поштою.
Створення й обробка інтегрованих звітів в СУБД Access 2007
СУБД Access 2007 забезпечує об'єднання великих обсягів інформації в інтегровані звіти, що дозволяє покращити прийняття рішень і зробити їх більш інформативними:
1. Інтерактивний режим зміни проекту звіту.
\ Нова функція СУБД Access 2007 дозволяє бачити дані, що з'являються у звіті, у ході його створення.
2. Перегляд звіту в інтерактивному режимі.
Новий режим перегляду звітів робить звіти користувача більш доступними. Можна скористатися комбінацією клавіш CTRL+F для пошуку записів, копіювання даних в інші додатки й редагування.
3.Угруповання інформації у звітах.
Удосконалена область групування забезпечує чітке відображення груп даних і попередній перегляд змін, які можуть бути внесені користувачем у звіт.
Керування й перевірка конфіденційних даних
СУБД Access 2007 полегшує процес керування інформацією користувача, забезпечуючи високу прозорість даних у робочому середовищі:
1. Підвищена безпека.
СУБД Access 2007 має нові поліпшені засоби безпеки, у яких комплексні рішення об'єднані із центром довіри Microsoft Trust Center. З іншого боку, користувач може завантажити додаток СУБД Access 2007 з відключеним кодом макросу для забезпечення безпеки.
2. Протоколи доступу..
Нова функція дозволяє відслідковувати записи й переглядати інформацію про тих, хто створював, редагував і видаляв записи.
3. Установка параметрів доступу.
\ За допомогою Windows SharePoint Services можна управляти доступом інших користувачів до своїх даних.
4. Кошик.
Тепер можна відновлювати випадково вилучені дані за допомогою відповідної функції кошика в Windows SharePoint Services.
Враховуючи те, що внутрішнє проектування БД - це проектування в середовищі конкретної СУБД, розглянемо цей процес для дуже поширених на практиці СУБД типу Access.
У СУБД Access процес створення реляційної БД - це розроблення схеми даних, що наочно відображає таблиці та зв’язки між ними. СУБД орієнтовано на роботу з об’єктами, до яких належать таблиці БД, форми, запити, звіти, макроси і модулі.
До СУБД входять майстри, які допомагають користувачеві виконувати роботу зі створення бази даних, не вдаючись до конструювання форм, таблиць, запитів, звітів.
СУБД Access це перша СУБД, яка використала інформаційні мережні технології для обміну даними в корпоративній інтрамережі.
Процес створення бази даних у MS Access включає виконання наступних етапів:
· створення файлу нової бази даних - у вікні MS Access, що з’являється після завантаження програми, при цьому доцільним для деяких управлінських задач є використання шаблонів БД, що значно прискорює процедуру створення БД;
· створення таблиць бази даних: в режимі конструктора або шляхом введення даних описують структуру кожної таблиці: імена полів, типи, властивості і встановлюють зв’язки між таблицями баз даних за допомогою майстра підстановок (відкривається як значення “Тип данных”) і схеми даних (меню “Сервис”). При використанні майстра створення таблиць для полів, що обираються, вже встановлені типи та властивості, що прискорює процес створення таблиць;
· створення форм - для відображення на екрані табличних даних у впорядкованому і привабливому вигляді, а також для зручного введення, перегляду і друку даних. СУБД MS Access містить також можливості для створення кнопкової форми для автоматизованого виконання вказаних функцій (у режимі “конструктор” для форм потрібно включити “Панель элементов”);
· створення запитів, за допомогою яких здійснюється пошук у таблицях і видача на екран даних, що відповідають умові, заданої користувачем;
· створення звітів, які необхідні для отримання даних у регламентних формах документів.
Питання для самоперевірки
1. Які особливості має позадачний підхід щодо формування даних в файлових системах?
2. В чому полягає сутність принципу інтеграції баз даних АІС?
3. Що входить до функціональних обов’язків користувачів ІС?