Комп’ютерні технології Microsoft Office в обліку
Як було визначено раніше, поява комп’ютерних технологій пов’язана з появою персональних комп’ютерів, але це є не зовсім точним визначенням. Комп’ютерні технології своєю появою зобов’язані розробці і швидкому розповсюдженню операційної системи Microsoft Windows для комп’ютерів платформи IBM PC. Ця графічна операційна система з об’єктно-орієнтованим середовищем здійснила революцію в області інформаційних технологій. Взамін послідовності заздалегідь встановлених процедур обробки інформації (введення, перетворення даних, розрахунків тощо) в Microsoft Windows запропонована так звана “віконна технологія” із стандартизованим інтерфейсом користувача. Процедури обробки інформації в графічній системі перетворились у сукупність об’єктів (вікон, кнопок, списків тощо) та подій (клацання по миші, натискування клавіш клавіатури, сигнал від апаратури і т. ін.).
Швидкому завоюванню ринку операційною системою Microsoft Windows сприяло багато її переваг, одною з яких є розроблений на єдиній з Microsoft Windows платформі пакет офісних додатків Microsoft Office.
Microsoft Office – пакет офісних програм, який на сьогоднішній день займає величезну долю ринка офісних додатків. Комплект містить декілька додатків, які утворюють єдине середовище для обробки різноманітної інформації. До складу Microsoft Office входять: текстовий редактор Microsoft Word; електронна таблиця Microsoft Excel; засоби для управління базами даних MS Access та підготовки і демонстрації презентацій Power Point; інструмент для організації і планування роботи MS Outlook.
Microsoft Office містить набір інструментів, загальних для всіх додатків: засоби перевірки правопису і граматики, графічний редактор, редактори математичних формул, організаційних діаграм тощо. Всі додатки можуть легко обмінюватися інформацією один з одним завдяки використанню інтерфейсів.
Всі додатки, що працюють під управлінням операційної системи Windows, підтримують стандартні технології інтеграції за допомогою методів:
· DDE (Data Dynamic Exchange) – використовує протокол обміну даними додатків Windows, забезпечує запуск додатків, в якому створений об’єкт, для його редагування.
· OLE (Object Linking and Embedded) – технологія впровадження/ зв’язування об’єктів різних додатків.
Не зважаючи на недоліки додатків Microsoft Office (взаємодіють не з усіма базами даних, вимогливість до дискового простору та ресурсів комп’ютера, відносно невелика надійність у роботі) їх можна використовувати для створення спеціальних клієнтських додатків і більшість недоліків переборювати створенням клієнтських програм на базі сучасних засобів швидкої розробки додатків систем візуального програмування.
Для організації автоматизованої обробки даних заслуговують на увагу інформаційні технології Microsoft Office інтегрованої обробки даних. Вони забезпечують масове використання інформаційних ресурсів різних додатків, розширення функцій обробки даних додатків, колективний доступ до інформаційних ресурсів додатків.
Масове використання інформаційних ресурсів (документів, масивів інформації) у додатках Microsoft Office здійснюється за рахунок безпосереднього зв’язку взаємодіючих додатків під час обміну фрагментами (об’єктами), які зберігають властивості додатків-джерел, а також за рахунок конвертування файлів обміну. Windows підтримує динамічний обмін даними двох додатків – DDE (Dynamic Data Exchange), що забезпечує автоматичний запуск початкової програми і відкриття у ній файла обміну.
Перетворення форматів файлів виконується за допомогою внутрішніх або зовнішніх конверторів. Так команди меню різних додатків Microsoft Office 2000 “Открыть” і “Сохранить как” дозволяють обирати формат файла при його відкритті або збереженні. Зовнішні конвертори, що підтримують доступ до баз даних за допомогою стандартної мови SQL, потребують інсталяції драйверів ODBC (Open Data Base Connectivity) за допомогою програми Windows “Администратор источников данных ODBC”.
Розширення функцій додатків з обробки даних досягається за рахунок:
· використання інформаційної технології OLE (Object Linking and Embedded) – “зв’язування” і “запровадження” різнорідних об’єктів у додатках;
· реалізації компонентів моделі об’єктів (Component Object Model – COM), яка реалізує архітектуру сумісного доступу до файлів “настройок” з різних додатків для добавлення команд і спеціальних функцій обробки. Завдяки цьому створюються, наприклад, документи складної структури у текстовому редакторі із полями злиття джерела: таблиці реляційної бази, списку табличного процесору тощо;
· підтримки протоколу динамічного обміну даними (DDE) для додатків, яки працюють у середовищі Windows.
В Microsoft Office є спеціальний програмний засіб - Microsoft Query, що забезпечує доступ до зовнішніх джерел, їх сумісну обробку, а також конвертування форматів даних за допомогою драйверів ODBC. В MS Query реалізуються запити, а їх результати пересилаються в Microsoft Excel або Microsoft Word.
Сьогодні з’явилась нова версія самого популярного у світі пакета ділових додатків - система Microsoft Office 2007. Версія 2007 - це не просто набір інструментів для виконання повсякденних завдань (редагування текстів, електронних таблиць, спільної роботи й т.д.), це пакет додатків, що дає повний спектр нових можливостей, незамінних при веденні бізнесу
Система Microsoft Office 2007 являє собою величезний крок уперед і дозволяє відмовитися від застарілих методів роботи з перевантаженими меню й складними опціями. Вона комбінує зручний і ергономічний зовнішній вигляд з контекстними інструментами, новими файловими форматами й неймовірним рівнем інтеграції додатків, підтримки серверів. Тобто створена потужна система, що заощаджує час, розширює можливості й допомагає працювати швидше й ефективніше.
Для підвищення надійності і безпеки роботи в системі Microsoft Office 2007 створений новий повний набір програм, необхідних для розв’язку повсякденних завдань, - Office Standard 2007.
Склад набору додатків Office Standard 2007:
· Word 2007
· Excel 2007
· Powerpoint 2007
· Outlook 2007
Використовуючи розширені графічні можливості Office Standard 2007, нові прийоми форматування, вдосконалені меню, що полегшують доступ до часто використовуваних команд, можна оформляти документи на професійному рівні.
Меню і панелі інструментів, орієнтовані на результат, дозволяють без зусиль знаходити і використовувати потрібні функції. Поведінка абзаців і списків стає стабільнішою, що робить форматування документів акуратним. Розширені можливості роботи з текстом, галереї графічних об'єктів забезпечують широкий вибір інструментів форматування, а нові стилі і теми Microsoft Office -одноманітність зовнішнього вигляду документів.
Office Standard 2007 підтримує автоматичне відновлення даних, дає можливість видаляти персональну інформацію з документів за допомогою інспектора документів.
Система містить вдосконалені спам- і антифішинг-фільтри. За рахунок вдосконаленого спам-фільтра значно зменшиться кількість спаму. Антифішинг-засоби сповістять користувача про появу у поштовій скриньці потенційно небезпечних і сумнівних листів. Користувач зможе відновити документи Microsoft Office після збою комп'ютера, використовуючи засіб відновлення документів. Інспектор документів виявить і видалить з документів особисті відомості, коментарі і прихований текст.
Громіздкі меню, що розкриваються, замінені стрічкою, яка об'єднує найбільш використовувані команди і кнопки в командні вкладки відповідно їх призначенню.
Гнучкі можливості пошуку дозволять шукати інформацію в будь-яких розділах Outlook: у пошті, календарі і в контактах. На новій панелі із списком справ зібрані всі поточні справи і завдання, інформація з календаря і електронні листи, якими користувач зможе управляти за допомогою прапорів. Використовуючи RSS Aggregator, можна підписуватися на різні RSS-канали і вивчати вміст веб-вузлів прямо з Office Outlook 2007.