Завдання 4. Створення журналу господарських операцій
Журнал господарських операцій є основним обліковим регістром для зберігання бухгалтерських проводок, сформованих на основі первинних облікових документів. Мінімально необхідна структура даних ЖГО: Дата операції, Рахунок дебет, Субрахунок дебет, Рахунок кредит, Субрахунок кредит, Код виду документа, № документа, Сума по операції, Коментарі.
Структура даних ЖГО (рис. 3) може бути доповнена довідковою інформацією, яка забезпечує поглиблений аналітичний облік, наприклад, рахунки аналітичного обліку для дебетової та кредитової частини проводки, код структурного підрозділу, місце здійснення операції та ін.
Рис. 3. Структура даних листа ЖГО
Структура даних ЖГО відповідає усім вимогам, пропонованим до списків (базі даних) Microsoft Excel. До ЖГО можуть застосовуватися основні інформаційні технології обробки списків: фільтрація записів за умовами відбору, агрегування первинної інформації, консолідація списків ЖГО та ін.
ЖГО може формуватися як в результаті ручного заповнення, так і шляхом обміну інформацією з іншими програмними системами, наприклад готовими програмами бухгалтерського обліку. Лист ЖГО дозволяє зберігати до 65535 записів, тобто при інтенсивності 12-15 проводок у день час “ життя” ЖГО більше 15 років.
Для вводу проводок в ЖГО потрібно забезпечити контроль інформації, що вводиться. При вводі даних використовується довідник рахунків, субрахунків, виконується контроль повноти вводу основних даних по проводці. ЖГО може формуватися на основі типових проводок, які містять задану кореспонденцію рахунків та алгоритм розрахунку суми проводок.
Послідовність виконання
1. Відкрити файл БУХ_ ОБЛІК.XLS.
2. Надати ім’я новому листу - ЖГО.
3. Надати ім'я блоку, який містить усі ячейки стовпців А і В – Контировка.
4. Ввести імена стовпців:
- в А1 ввести ім’я стовпця – Д Дс (3 пробіли між літерами Д та Д);
- в В1 ввести ім’я стовпця – К Кс (3 пробілу між літерами К та К).
5. Створити в стовпцях А-В поля зі списком для вибору рахунка, субрахунку для дебетової та кредитової частини проводки:
- виконати команду меню Данные - Проверка, указати тип даних - Список, Источник - блок комірок Вибір (Источник: =Вибір).
6. Створити іменований блок База даних:
- назви стовпців D- K надати ім’я – База_даних.
7. Відформатувати блок БазаДаних:
- ячейкам стовпців E- I: тип даних -Общий; вибрати заливки фону;
- стовпчику D – тип даних вказати Дата, формат типу - 14.03.99;
- виділити стовпець J – тип даних Денежный.
8. Ввести формули в комірки стовпців E- H для створення кореспонденції рахунків проводки:
- виділити ячейки стовпця Е, формулу для дебетового рахунку проводки:
=ЛЕВСИМВ(А1;3)
- виділити ячейки стовпця F ввести формулу для дебетового субрахунку:
=ПСТР (А1;5;2)
- виділити ячейки стовпця G, ввести формулу для кредитового рахунку проводки:
=ЛЕВСИМВ(B1;3)
- виділити комірки стовпця Н, ввести формулу для кредитового субрахунку:
=ПСТР (B1;5;2)
9. Ввести назви стовпців: Дата, № Документу, Сума, Коментарі, Перевірка (мал.1).
10. Ввести умови перевірки в ячейки стовпця D для дати проводки:
- виділити стовпчик D;
- виконати команду - меню Данные - Проверка, вказати тип даних – Дата, наприклад значення между 01.01.2007 і 01.01.2008;
11. Ввести умови перевірки в комірки стовпця J для суми проводки:
- виділити стовпчик J;
- виконати команду меню - Данные - Проверка, вказати тип даних – Действительное, значення – больше или равно 0.
12. Створити іменований блок комірок Перевірка стовпчику М.
13. Ввести формули в комірки стовпця М для перевірки заповнення полів проводки:
- виділити комірки стовпця М (або тільки вхідні до блоку Перевірка, починаючи з комірки М2);
- ввести формулу:
= ЕСЛИ(ИЛИ(ЕПУСТО(D:D); E:E=””; F:F””; G:G=””; H:H=””; ЕПУСТО(J:J)); ”Ошибка”;””)
(натиснути клавіші Ctrl+Enter для поширення формули по всіх ячейках стовпця).
14. Захистити комірки листа ЖГО від змін і сховати формули:
- виділити діапазони ячейок стовпців A- B, E- H, M, I- K;
- виконати команду меню Формат - Ячейки, на вкладці Защита встановити Защищаемая ячейка, Скрыть формулы;
- виконати команду меню Сервис - Защита - Защитить лист.
15. Закрити файл.