Підготовка бухгалтерських проводок на базі типових операцій
Для підготовки бухгалтерських проводок на базі типових операційпотрібно:
- Відфільтрувати записи списку типових сперацій за назвами операцій –команда меню Данные – Фильтр - Автофильтр, встановити фільтр по полю Операція;
- Заповнити вихідні дані шаблонів операцій і значення параметрів (дата, номер документа, пояснення);
- Виділити блок ячейок, які переносяться в ЖГО та скопіювати;
- Перейти на лист ЖГО, виконати команду меню Правка - Специальная вставка, вказати Значення;
Для зручності виконання спеціальної вставки (без виклику меню) можна створити макрос, який запускається за допомогою “гарячих” клавіш після встановлення курсору в місце Натиснути кнопку на листі ЖГО.
Послідовність дій для створення макросу
- Скопіювати підготовлені проводки на листі ТО в буфер обміну;
- Перейти на лист ЖГО;
- Виконати команду меню Сервис – Макрос - Начать запись;
- В діалоговому вікні Запис макросу ввести: ім’я макросу , сполучення клавіш для виклику макросу CTRL+Q (або будь які інші), вказати збереження макросу в даній робочій книзі, далі - ОК;
- На панелі інструментів Остановить запись натиснути кнопку относительная ссылка;
- Встановити курсор в місце вставки буферу обміну;
- На панелі інструментів Остановить запись натиснути кнопку Остановить запись.
Завдання 6. Встановлення критеріїв фільтрації проводок ЖГО рахункам
Для автоматичного формування оборотів по рахункам , субрахункам використовуються вбудовані функції категорії Работа с Базой данных, для яких задаються три аргументи:
- звітного періоду комірок , які утворюють список (Базу данных Microsoft Excel), або ім’я блока бази даних . Блок комірок включає імена полів і рядків;
- ім’я або порядковий номер поля в структурі запису бази даних, для яких робиться розрахунок. Нумерація починається з першого поля , виконується зліва на право;
- умови фільтрації записів, які беруть участь у розрахунку.
Для формування дебетових і кредитових оборотів по рахункам , субрахункам на листі ОСВ використовуються вбудована функція БДСУММ. В якості списку виступає блок під іменем База_даних, який знаходиться на листі ЖГО. Поле по якому виконується розрахунок - називається Сума, відповідає сумі бухгалтерських проводок. Умови повинні забезпечувати фільтрацію проводок для визначеного рахунку, субрахунку, за вказаний інтервал часу, зазвичай за місяць.
Лист Категорії має спеціальним чином підготовлені умови фільтрації записів листа ЖГО для всіх рахунків, субрахунків за всі періоди обліку. Умови фільтрації записів за один звітний період визначеного рахунку , субрахунку включає 2 рядка:
· назву полів списку (БД Microsoft Excel);
· значення рахунку, субрахунку по дебету і по кредиту;
· дата початку і дата кінця звітного періоду.
Для фільтрації проводок по дебету рахунка, субрахунку в якості умови використовується діапазон комірок, які включають стовпці Д, Дс, Дата, Дата. Для фільтрації проводок по кредиту рахунка, субрахунку в якості умови використовується діапазон комірок, які включають стовпці Дата, Дата, К, Кс. Поле Дата використовується два рази для вказівки верхнього і нижнього кордону звітного періоду.
Для визначеного звітного періоду діапазон умов фільтрації проводок по всім рахункам, субрахункам розміщується “вертикально”, перед кожним рядком умови з іменем полів списку (бази даних).
Послідовність виконання
1. Відкрити файл БУХГАЛТЕРСЬКИЙ УЧЕТ.XLS.
2. Надати ім'я новому листу - Критерії.
3. Вставити блок План_рахунків на лист Критерії:
Блок План_рахунків скопіювати в буфер обміну:
- Встановити в ячейку А2, Е2 на листі Критерії дані з буферу обміну;
- Виділити стовпці C,D,G,H;
- Виконати команду Правка-Очистить-Все.
- Сформувати в рядку 1 листа Критерії заголовки діапазону умов зі заголовків діапазону умов на листі ЖГО, за допомогою спеціальної вставки;
4. Записати границі для дати проводок звітного періоду:
- Для нижньої границі >=01.01.01(якщо облік починається 01.01.2001і для дати ЖГО вибрано формат типу 14.03.99);
- Для верхньої границі<01.02.01(якщо облік починається 01.01.2001і для дати ЖГО вибрано формат типу 14.03.99)/
5. Розмножити задані границі по даті методом автозаповнення комірок:
- Виділити блок С2-D2, який містить границі по даті;
- Встановити курсор на маркер автозаповнення і протягнути виділену область при натисненій правій клавіші миші для заповнення комірок стовпців С і D.