IV Письма претензионного характера
1. Письмо-напоминание – деловое письмо, используемое при невыполнении организацией-партнёром взятых на себя обязательств или принятых договорённостей.
Вторично напоминаем Вам …
Напоминаем Вам, что …
Обращаем Ваше внимание на то, что …
Ставим Вас в известность, что …
Считаем необходимым еще раз напомнить Вам о том, что …
2. Письмо-требование составляется в ситуациях, когда организация-партнёр не выполняет взятые на себя обязательства или возложенные на неё функции.Письму-требованию предшествует письмо-напоминание.
Срочно требуем выполнить …
Требуем выполнить взятые на себя обязательства …
Требуем незамедлительно выполнить …
В противном случае, Вам будут предъявлены штрафные санкции
В противном случае, дело будет передано в Арбитражный суд
В противном случае, мы не несем ответственности за последствия
3. Письмо-рекламация (цель – возместить потери, полученные в результате нарушения условий договора)
Заявляем Вам претензию в отношении …
Направляем Вам претензию на …
Предъявляем Вам претензию в связи с …
V Письма, связанные с выражением внимания и участия
1. Письмо-поздравление направляется в торжественных случаях
Искренне поздравляем Вас
Поздравляем Вас в связи с …
Примите наши искренние поздравления в связи с …
Сердечно поздравляем Вас …
2. Письмо-благодарность – деловое письмо, направляемое адресату с выражением благодарности за совершённые действия или оказанные услуги.
Благодарим Вас за …
Благодарим за оказанную помощь …
Выражаем Вам свою благодарность за …
Позвольте Вас поблагодарить за …
Позвольте выразить Вам искреннюю благодарность за …
3. Письмо-соболезнование – письмо, направляемое в трагических или печальных жизненных ситуациях для выражения участия.
Выражаем Вам наши искренние соболезнования по поводу …
Для нас было глубоким потрясением известие о …
Примите наше искреннее сочувствие по поводу смерти …
4. Письмо-извинение – деловое письмо, автор которого приносит извинения адресату за причинённые неудобства.
Мы искренне сожалеем, что …
Пожалуйста, примите наши искренние извинения за …
Позвольте принести Вам свои извинения за …
Приносим свои извинения за то, что …
VI Рекомендательное письмо –письмо, в котором даётся характеристика конкретного человека для устройства его на работу, обучение.
VII Сопроводительное письмо – письмо, используемое для отправки документов, не имеющих адресной части. Обязательным реквизитом сопроводительного письма является отметка о наличии приложения.
Представляем Вам …
Направляем Вам …
Высылаем Вам …
Для писем установлен специальный бланк — бланк письма.
В состав служебного письма могут входить следующие реквизиты:
• Государственный герб Российской Федерации (01);
• герб субъекта Российской Федерации (02);
• эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) (03);
• код организации (04);
• основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (05);
• идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (06);
• код формы документа (07);
• наименование организации (08);
• справочные данные об организации (09);
• дата документа (11);
• регистрационный номер документа (12);
• ссылка на регистрационный номер и дату документа (13) при письмах- ответах;
• адресат (15);
• резолюция (17);
• заголовок к тексту (о чём?) (18);
• текст (20);
• отметка о наличии приложения (21);
• подпись (22);
• гриф согласования документа (23);
• визы согласования документа (24);
• оттиск печати (25);
• отметка об исполнителе (27);
• отметка об исполнении документа и направлении его в дело (28);
• отметка о поступлении документа в организацию (29);
• идентификатор электронной копии документа (30).
К служебному письмупредъявляются те же требования, что и к составлению других ОРД на основе ГОСТа Р 6.30-2003.
Структура текста
Текст служебного письма состоит из двух логически связанных частей.
В первой части (вступление) формулируется тема письма, указываются причины, послужившие основанием для составления письма, факты, события, ссылки на другие документы.
Во второй части письма (заключении)высказывается основная цель письма, делаются выводы, излагаются предложения, просьбы, даются гарантии и т. п.
Письма по вопросам, не нуждающимся в пояснении, оговоренным заранее, могут состоять из одной заключительной части.
В письмах используют следующие формы изложения текста:
• от первого лица множественного числа(просим сообщить; направляем на рассмотрение);
• от третьего лица единственного числа(ВНИИДАД считает возможным; министерство не возражает);
• от первого лица единственного числа(считаю необходимым, прошу направить). Эта форма изложения особенно рекомендуется в том случае, если письмо оформлено на бланке должностного лица.
Несмотря на многообразие вопросов, отражаемых в письмах, в них используется повторяемый набор обращений, начальных и заключительных выражений.
Варианты обращенийв письмах:
• «Уважаемый Михаил Георгиевич!»;
• «Господин Орлов!»;
• «Уважаемый г-н Тенин!»;
• «Иван Тихонович!»;
• «Уважаемые господа!» (употребляется в тех случаях, когда неизвестны имена и фамилии получателей письма).
Варианты заключительных(комплиментарных, лестных) фраз:
• «Надеемся, что наша просьба не будет для Вас затруднительной»;
• «Мы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества»;
• «Мы надеемся на Вашу заинтересованность в расширении связей»;
• «С уважением».
Требования к письму
Служебное письмо 1.должно быть посвящено одному вопросу,так как при работе с документом, содержащим несколько вопросов, возникают сложности:
• при регистрации такого документа (в графе «Содержание» нужно указать не один, а несколько вопросов);
• на этапе контроля исполнения, так как неясно, кому из исполнителей направлять документы в первую очередь;
• при определении дела по номенклатуре (куда подшить документ).
Служебное письмо 2.должно быть кратким. Размер письма не должен превышать одной машинописной страницы, при необходимости разрешено увеличение объема служебного письма до пяти машинописных страниц.
Письмо 3.должно быть полным, исчерпывающим.Несмотря на краткость письма, вопрос, рассматриваемый в нем, следует раскрыть полностью и всесторонне, чтобы исключить дополнительную переписку, запросы по телефону, факсу и т. п.
Текст служебного письма 4.должен быть точным и объективным,содержать только достоверную информацию, исключающую двоякое, неопределенное или многозначное толкование.
Служебное письмо 5.должно быть корректным по форме.
При составлении текста письма необходимо подбирать слова и выражения так, чтобы тон изложения был нейтральным; текст должен демонстрировать уважительное отношение автора письма к деловому партнеру.
Служебное письмо 6.подписываетруководитель организации, его заместитель или руководитель того структурного подразделения, которому предоставлено право подписи в пределах его компетенции.
Право подписи служебных писем закрепляется в уставе; положении, в том числе в положениях о структурных подразделениях; в должностных инструкциях. В названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц.
Некоторые разновидности писем имеют свои особенности в оформлении. Например, гарантийное письмо и рекламация имеют две подписи и заверяются печатью.