Требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба
Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации
Эти требования изложены в ГОСТ Р 6.30-97 «Унифированная система организационно-распорядительной документации»:
«5.1. Бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации (далее — гербовые бланки) являются полиграфической продукцией, подлежащей учету.
5.2. Гербовые бланки изготавливают только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.
5.3. Изготовление гербовых бланков осуществляют по заказам органов государственной власти, иных государственных органов и учреждений (далее — организаций), определенных Положением о Государственном гербе Российской Федерации, соответствующими правовыми актами субъектов Российской Федерации.
5.4. Гербовые бланки в организации подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера, а при необходимости — и серии этих номеров. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме (карточке, журнале), при этом используются следующие реквизиты:
при поступлении бланков
наименование вида гербового бланка;
дата поступления;
номер сопроводительного документа;
наименование организации — поставщика гербовых бланков;
количество экземпляров;
серия и номера гербовых бланков;
при выдаче бланков
наименование вида гербового бланка;
количество экземпляров;
серия и номера гербовых бланков;
наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалы должностного лица — получателя гербовых бланков;
расписка в получении;
примечание (отметка об уничтожении и т.д.).
5.5. Гербовые бланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.
5.6. Уничтожение гербовых бланков осуществляется по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме.
5.7. Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагают на подразделение организации, ответственное за делопроизводство организации. Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение бланков, назначаются распорядительным документом руководителя организации.
5.8. Регистрационно-учетные формы включают в номенклатуру дел организации.
5.9. Проверку наличия, использования и хранения гербовых бланков проводят не реже одного раза в год комиссией, назначаемой распорядительным документом руководителя организации. О проведенных проверках делают отметки в учетно-регистрационных формах после последней записи. В случае обнаружения нарушений при изготовлении, учете, хранении и использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляют актом и доводят до сведения руководителя организации.
5.10. Допускается тиражирование средствами оперативной полиграфии организации документов на гербовом бланке, предназначенных для рассылки, при условии заверения каждой копии документа печатью организации».
Задания
1. Расскажите о единых правилах документирования управленческих действий, которые определены ГСДОУ, УСД.
2. Перечислите виды организационно-распорядительных документов, которые издаются в органах управления, и расскажите, каков общий порядок их оформления.
3. Определите, в чем заключаются общие требования к унификации документов.
4. Назовите все виды документов и укажите, по каким признакам они классифицируются.
5. Раскройте все реквизиты служебных документов согласно ГОСТ Р 6.30-97. Расскажите об их расположении на документе и оформлении.
6. Найдите ошибки в оформлении приведенных ниже документов. Добавьте недостающие реквизиты, покажите, как правильно они должны оформляться.
Адрес: Наименование организации
Номер телефона
Главе администрации
Ф.И.О.
Уважаемый _____________________________________________
Сибирская инженерно-техническая компания «Сибинтек» (г. Новосибирск) просит Вас ознакомиться с краткой информацией о направлениях деятельности фирмы и оказать содействие в решении вопросов, затрудняющих деятельность фирмы.
Заранее благодарны за оказанную помощь, по поручению дирекции фирмы «Сибинтек», генеральный директор В.Г. Иноземцев
Приложения:
1. Бизнес-план фирмы «Сибинтек», количество листов.
2. Заявление фирмы «Сибинтек» в Министерство экономики и финансов РСФСР о выделении квоты на экспорт на 1990 г.
3. Заявление фирмы «Сибинтек» в Комитет внешнеэкономических связей РСФСР с просьбой разрешить разовые экспортные операции на 1990г.
Герб
Наименование организации
Директору завода «Спецжелезобетон»
В.А. Борисову
Копия: главе администрации
К.К. Петрову
Копия: начальнику ГНИ по
Тагинскому району
В.Ф. Антонову
Текст
Генеральный директор Подпись А.А. Петруненков
Печать
Герб
Наименование организации
Адрес
Директору предприятия «Адрон»
Н.В. Григорьеву
____________№ ____________
Текст
Генеральный директор
АО НЗХК А.И. Белосохов
Герб
Наименование организации
Петрову Г.И.
Адрес
_________№ _______________
Текст
Директор ООО
«Индивидуал» Подпись ГГ. Гусейнов
Печать
Наименование организации
Адрес На 1755/2 В Администрацию
от 03.03.98 Новосибирской области
При этом сообщаем следующее: взаиморасчеты с Оренбургским комбинатом хлебопродуктов № 3 за полученное сырье производились своевременно. Текущая задолженность на время пробега документов 10.03.98 составляет 125 тыс. руб.
Директор Подпись И.А. Сидоров
Главный бухгалтер Подпись Е.А. Кривошеева
Герб
Наименование организации
ПРОТОКОЛ
Заседания комиссии по...
Председатель — Смирнов С.С.
Секретарь — Антонова М.И.
Присутствовали: 5 человек
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. О порядке подготовки к конференции.
Доклад Иванова П.И.
1. Слушали:
Иванова П.И. — текст доклада прилагается.
Выступили:
Петров Н.И. — Я в своем выступлении...
Председатель Подпись С.С. Смирнов
Секретарь Подпись М.И. Антонова
Наименование организации
СПРАВКА
Дана Петрову Геннадию Ивановичу в том, что его месячный оклад составляет 400 рублей.
Директор Подпись И.Н. Сидоров
Герб
Адресат
В Администрацию
Новосибирской области
Текст
Директор Доволенской
ИПС Подпись Д.С. Мовчан
Наименование организации
ПРИКАЗ
__________№ ____________
Об итогах работы комиссии
ПРИКАЗЫВАЮ:
1._________________________________________________
2._________________________________________________
3._________________________________________________
Директор Подпись П.П. Григорьев
Визы
Герб
Наименование организации 1. УТВЕРЖДЕНО
АКТ Должность _________________________
_______№ ___________ ______________Инициалы, фамилия
Подпись
____________________
Заголовок акта
Составлен комиссией: ______________________________________
Председатель:_____________________________________________
(Должность, фамилия, инициалы)
_________________________________________________________
_________________________________________________________
_________________________________________________________
(Текст)
Составлен в 3-х экземплярах:
1-й экземпляр:
2-й экземпляр:
3-й экземпляр:
Приложения
Приложение 2.1
ГОСТ Р 6.30-97