Оценка эффективности организационных проектов

 

Оценка эффективности сформированной структуры организации является важным элементом разработки проектных и плановых решений. Она позволяет определить уровень прогрессивности действующей структуры либо разрабатываемых проектов или плановых мероприятий. Проводится с целью выбора наиболее рационального варианта структуры или способа ее совершенствования.

Набор критериев эффективности организационной структуры производится в двух направлениях оценки ее функционирования:

– по степени соответствия достигаемых результатов установленным целям;

– по степени соответствия процесса функционирования системы объективным требованиям к его содержанию, организации и результатам.

Принципиальное значение для оценок эффективности системы управления имеет выбор базы для сравнения или уровень эффективности управления, который принимается за нормативный.

В качестве базы для сравнения может быть принят эталонный вариант, который проектируется с использованием всех имеющихся методов и средств проектирования систем управления, на основе передового опыта и применения прогрессивных организационных решений, определяющий допустимый или достаточный уровень эффективности организационной структуры.

Кроме того, используется экспертная оценка организационно-технического уровня анализируемой и проектируемой систем.

Показатели, используемые при оценке эффективности организационной структуры, разбиваются на три взаимосвязанные группы.

1. Группа показателей, характеризующих эффективность системы через конечные результаты деятельности организации и затрат на управление. К ним относятся: увеличение прибыли, снижение себестоимости, экономия на капитальных вложениях, качество продукции, сроки внедрения новой техники и т. п.

2. Группа показателей, характеризующих содержание и организацию процесса управления. К ним относятся:

- затраты на управленческий труд;

- производительность аппарата управления; адаптивности (диапазон изменяющихся условий); гибкость (свойство изменяться и налаживать новые связи);

- оперативность (своевременность выявления и решения управленческих проблем); надежность (безотказность функционирования; исполнительность (способность обеспечивать выполнение заданий в установленные сроки)

3. Группа показателей, характеризующих рациональность организационной структуры и ее технико-организационный уровень. К ним относятся:

- звенность системы управления, уровень централизации функций,

- принятые нормы управляемости, сбалансированность распределения прав и ответственности, уровень специализации и функциональной замкнутости подсистем.

Эффективное действие системы управления проектируемой организации возможно только при правильно налаженном информационном обеспечении, которое должно включать в себя систему коммуникаций, обеспечивающую необходимые связи с окружающей средой, быстрое прохождение приказов и распоряжений от руководителей к исполнителям, возможность оперативного контроля всех звеньев системы. Разработка схем информационного обеспечения –это заключительная стадия организационного проектирования.

Элементы модели проектирования организационной системы управления могут быть представлены в виде развернутого алгоритма, отражающего последовательность действий на этапах организационного проектирования.

В последние годы значительные успехи в области проектирования организационных систем связаны с информационными технологиями прогнозирования. Несмотря на принципиальные различия в деятельности организаций, существуют общие закономерности, вытекающие из законов социального развития, которые были положены в основу создания программных комплексов, названных экспертными системами. Они используются при оценке эффективности принятого решения и прогнозе дальнейшего развития организации. В экспертных системах предусмотрена оценка соответствия проектируемой системы целям организации, выбранной стратегии, материальным и людским ресурсам. Оценка производится на основе сравнения с эталонной структурой, разрабатываемой экспертными системами. 4. Корректировка организационных структур Приведение структуры организации в соответствие изменившимся условиям является одной из важнейших задач управления. В большинстве случаев решения о корректировке структур принимаются высшими руководителями организации при возникновении серьезных причин, не вызывающих сомнений.Причинами необходимости корректирования организационных структур являются:– изменение внешней экономической обстановки;– неудовлетворительное функционирование предприятия (рост издержек,- снижение производительности труда, текучесть кадров, снижение внутренних и внешних рынков, уменьшение масштабов деятельности, недостаток ресурсов и т. д.);– перегрузка высшего руководства;– изменение технологи управления;– разногласия по организационным вопросам;– необходимость перераспределения прав и функций;– отсутствие перспективы;– рост масштаба деятельности;– увеличение разнообразия;– объединение хозяйствующих субъектов;– влияние технологий производственных процессов.Каждое из отмеченных обстоятельств приводит к изменениям организационной структуры и соответственно к пересмотру главной стратегии предприятия, так как ни стратегия, ни структура не могут быть установлены независимо друг от друга.Эта взаимосвязь стратегии и структуры лежит в основе всех рекомендаций по корректировке и изменению организации управления предприятием.Аналитический процесс изучения стратегии предприятия состоит из пяти этапов.Первый этап – выяснение задач предприятия, областей неопределенности и наиболее вероятных вариантов развития. Задачи предприятия определяют общую структуру.Второй этап – определение переменных, которые значительно влияют на выполнение задач. Особое значение имеет анализ внешней среды, изучение влияния внешних факторов и внутренней среды (экономическая и производственная структура предприятия и ее компоненты).Третий этап – изучение цели и планов предприятия, их соответствия главной задаче, поскольку цели и планы оказывают непосредственное влияние на организационную структуру путем определения приоритетов и значения ранее принятых решений.Четвертый этап – определение соответствия структуры организации задачам, целям, планам и факторам, от которых зависит успешность ее функционирования. Для этого тщательно изучается существующая формальная структура организации, ее слабые и сильные стороны.Пятый этап – оценка человеческих ресурсов предприятия, т. е. наличие высококвалифицированных специалистов для выполнения поставленных задач, а также изучение основных процессов управления (планирование, распределение ресурсов, оперативный контроль) для определения их способности выполнения задач, целей и стратегических программ.Процесс внесения коррективов в организационную структуру управления должен предусматривать :– систематический анализ функционирования организации и ее среды с целью выявления проблемных зон, при котором используется метод упреждающего выявления отклонений от нормы в работе деловых организаций - метод «Диагностики»;– разработку генерального плана совершенствования организационной структуры;– последовательную реализацию планируемых перемен;– поощрение повышения уровня информированности сотрудников.Диагностика – (от греческого слова – способный распознавать) – установление и изучение признаков, характеризующих состояние организационной системы для предсказания возможных отклонений от нормы и предотвращения сбоев в работе системы.Диагностика – это первый этап в цикле исследования системы управления предприятием: «диагноз – прогноз – управленческое решение – контроль».Диагностические исследования системы управления проводятся с целью оценки текущего состояния предприятия и выявления проблемных ситуаций.Проблема – это ситуация, при которой цели, поставленные перед предприятием и системой управления, по какой-либо причине не могут быть достигнуты, и появляется необходимость в корректировке системы.Диагностика проводится в несколько этапов.Первый этап – выявление и описание признаков, вызывающих затруднение в работе, т. е. выявление «симптомов заболевания, отклонение от нормы».Необходимым условием проведения этого этапа является наличие положений и нормативов, служащих основой измерения экономических и социально-психологических характеристик деятельности системы.Второй этап – измерение параметров и анализ полученных показателей.Третий этап – выводы и заключения, позволяющие поставить окончательный диагноз и принять необходимые меры для исправления ситуации.Диагностика проблем представляет собой сложную многошаговую задачу.На первом этапе необходимо сформулировать проблему в общем виде,что даст возможность сократить число факторов, определяющих эту проблему.Информация должна содержать сведения о состоянии рынка, о действиях конкурентов, государственных организаций, т. е. внешних факторов.Следующим этапом диагностики является анализ текущего состояния организации, определяющегося такими показателями, как прибыль, сбыт, издержки, производительность; анализ социально-психологических признаков таких, как текучесть кадров, конфликтность в коллективе.Для группирования факторов и описания их влияния на работу организации целесообразно использовать методы факторного анализа.Диагностика является элементом не только стратегического, но и оперативного управления предприятием, для проведения оперативной коррекции управления деловой организации.