Документування в бухгалтерському обліку, його сутність і нормативна база
ТЕМА 3 ДОКУМЕНТУВАННЯ ЯК ОБ'ЄКТ ОРГАНІЗАЦІЇ БУХГАЛТЕРСЬКОГО ОБЛІКУ
1. Документування в бухгалтерському обліку, його сутність і нормативна база.
2. Принципи та етапи організації документообігу.
3. Проектування форм бухгалтерських документів.
4. Вимоги до складання та перевірки первинних документів.
5. Графіки документообігу.
6. Організація зберігання та знищення первинних документів.
7. Особливості електронного документообігу.
Документування в бухгалтерському обліку, його сутність і нормативна база
Першою стадією облікового циклу є первинне спостереження за об'єктом, і його реалізують через документування.
Документування – це сукупність технічних і методичних прийомів створення документа. У процесі документування здійснюється фіксація та реєстрація інформації про факти, операції, процеси; обробка первинної інформації, її узагальнення.
Інформація, що міститься у прийнятих до обліку первинних документах, які набули статус юридичного доказу здійсненої операції, систематизується на бухгалтерських рахунках у регістрах синтетичного і аналітичного обліку. Тому з точки зору повноти, точності, обґрунтованості та систематизації записів документування є підставою для складання фінансової звітності.
Бухгалтерський облік, як і управління в цілому, використовує документи як носії інформації і в той же час, документи самі є об'єктом і результатом праці працівників бухгалтерії.
Документ – це матеріальний об'єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передачі у часі і просторі. Головне призначення документа і причина його появи – це необхідність зафіксувати інформацію.
Документ є закодованим певним чином і зафіксованим на спеціальному носії інформаційним повідомленням (свідоцтвом), що засвідчує факт господарського життя, який існує, або вчинений, або повинен бути здійснений.
В області діловодства та архівної справи поняття «документ» визначається, як зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати.
Зафіксувавши, тобто відобразивши інформацію, документ тим самим забезпечує її збереження та накопичення, а також можливість передавання іншій особі, багаторазове використання і повернення до інформації у часі. Документ, реєструючи явища, виконує функцію обліку і використовується як доказ будь-чого.
Документ розглядається і як історичне джерело інформації.
Документ виступає в якості елемента внутрішньої організації будь-якої фірми і підприємства, забезпечуючи взаємодії їх структурних підрозділів, відділів і філій.
У Законі «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» зазначено, що бухгалтерський облік здійснюється шляхом суцільного, безперервного відбиття всіх господарських операцій. Ці операції документально оформляються виправдувальними документами, які в обліку називаються первинними і служать підставою для ведення аналітичного і синтетичного обліку та складання звітності.
Положення № 88 «Про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку» виділяє поняття первинного документа та облікових регістрів. http://zakon5.rada.gov.ua/laws/show/z0168-95
Первинні документи – це документи, створені у письмовій або електронній формі, що фіксують та підтверджують господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення.
Облікові регістри– це носії спеціального формату (паперові, електронні) у вигляді відомостей, ордерів, книг, журналів, машинограм тощо, призначені для хронологічного, систематичного або комбінованого нагромадження, групування та узагальнення інформації з первинних документів, що прийняті до обліку.
Підприємства зобов'язані виготовити за свій рахунок копії документів на паперових носіях для інших учасників господарських операцій, а також за вимогою органів, що здійснюють контроль. Впровадження комп'ютерних технологій не виключає складання документів та їх оформлення у відповідності з встановленими правилами.
Один документ являє собою одиничний акт документування.
Сукупність документів, взаємопов'язаних за принципами походження, видів, сфери діяльності, єдиних вимог до оформлення, складають систему документування.
Виділяють функціональні системи документації:
- міжгалузева;
- галузева.
Основними напрямами удосконалення форм первинних документів є їх уніфікація та стандартизація.
Уніфікація – це приведення чогось до єдиної системи, формі, одноманітності.
Стандартизація – це процес встановлення і застосування стандартів, під якими розуміється зразок, еталон, модель, прийняті за вихідні для зіставлення з ними інших подібних об'єктів.
Результатом роботи з уніфікації, стандартизації можуть бути як стандарти на окремі документи, так і на уніфіковані системи документації.
Уніфікована система документації – це система, створена за єдиними правилами та вимогами і містить інформацію, необхідну для управління у певній сфері діяльності.
Уніфікована форма документа визначається, як сукупність реквізитів, установлених відповідно до вирішуваних у цій сфері діяльності завданнями і розташованих у визначеному порядку на носії інформації.
Розробниками уніфікованих форм документів є галузеві міністерства і відомства.
Бухгалтерія в процесі своєї діяльності працює з документами декількох міжгалузевих уніфікованих систем документації:
· система первинної облікової документації;
· система фінансової, первинної звітної бухгалтерської документації;
· система розрахунково-грошової документації;
· система організаційно-розпорядчої документації.
На рівні підприємства можуть розроблятися власні уніфіковані форми. Вони обов'язкові до застосування на головному підприємстві і в його філіях.
У розпорядженні бухгалтерії повинен перебувати весь пакет законодавчих і методичних документів, в яких відображені питання документування бухгалтерського обліку, нормативно-методичні документи з діловодства та оформлення організаційно-розподільчої документації.
До таких документів належать:
· Цивільний кодекс України;
· Закон «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»;
· інші закони, що регламентують або стосуються окремих об'єктів бухгалтерського обліку;
· перелік типових документів і строки їх зберігання, затверджених Міністерством юстиції України http://zakon3.rada.gov.ua/laws/show/z0571-12;
· Положення «Про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку» № 88;
· правила виготовлення бланків, цінних паперів і документів суворої звітності;
· вказівки про порядок заповнення облікових регістрів;
· методичні рекомендації по застосуванню облікових регістрів;
· Положення про форму та зміст розрахункових документів, Порядку подання звітності, пов’язаної із використанням книг обліку розрахункових операцій (розрахункових книжок), форми № ЗВР-1 Звіту про використання книг обліку розрахункових операцій (розрахункових книжок) http://zakon4.rada.gov.ua/laws/show/z0220-16;
· Наказ про облікову політику з додатками.