Принципи та етапи організації документообігу
Бухгалтерським документом називається письмове свідоцтво, яке підтверджує факт здійснення господарських операцій, право на їх вчинення або встановлює матеріальну відповідальність працівників за довірені їм цінності.
Бухгалтерськими документами оформляються будь-які господарські операції в хронологічній послідовності. Це забезпечує суцільний, безперервний облік всіх об'єктів обліку; юридичне обґрунтування бухгалтерських записів, які роблять на підставі документів, що мають доказову силу; використання документів для поточного контролю та оперативного керівництва господарської діяльністю організацій; контроль за збереженням власності, тому як документами підтверджується відповідальність працівників за довірені їм цінності; зміцнення законності, оскільки документи служать джерелом інформації для подальшого контролю правильності, доцільності та законності кожної господарської операції при документальних перевірках.
Бухгалтерія, будучи структурним підрозділом підприємства, розглядає бухгалтерські документи як частину документального фонду підприємства і загального документообігу.
Документообіг – це рух первинних документів підприємства з моменту їх створення або отримання і до здачі в архів на зберігання або до відправлення. Він включає 4 етапи: створення, перевірка, обробка, зберігання.
Мета організації документообігу – опис сукупності операцій, що забезпечують рух документів в господарських процесах підприємства, тобто від формування первинних документів до формування звітних документів через проміжний стан – введення і формування операцій в інформаційній системі.
Завдання розробки документообігу:
- опис маршруту руху документів;
- оптимізація часу обробки інформації;
- виключення дублювання інформації;
- визначення відповідальних підрозділів за створення, виконання і зберігання інформації та документів.
Вимоги, що пред'являються до документообігу:
· створення умов для зберігання документів;
· забезпечення швидкого пошуку інформації;
· постачання споживачів необхідною інформацією в необхідні терміни;
· мінімізація витрат на документальне забезпечення.
Від рівня раціоналізації обробки і руху документів залежить швидкість прийняття рішень. Підвищені вимоги у цьому відношенні пред'являються до фінансових документів, оскільки їх недотримання може призвести до негативних економічних наслідків.
Вся документація в бухгалтерії ділиться на 3 документопотоки:
· вхідні (що надходять на підприємство);
· вихідні (що відправляються з підприємства);
· внутрішні (тільки для внутрішнього користування).
Документи можуть бути отримані поштою, в електронному вигляді, доставлені кур'єром. Щодо всіх документів на підприємстві повинні бути розроблені етапи, маршрути документопотоків, проекти організації документопотоку і графіки.
Етапи документообігу:
1. Складання документу на підприємстві або отримання з-за меж підприємства.
2. Перевірка документа: по суті, за формою, арифметично.
3. Обробка документа: запис проводок, включення документів до регістрів.
4. Здача в архів.
Своєчасне і якісне оформлення первинних документів і облікових регістрів, передачу їх у встановлені терміни для відображення у бухгалтерському обліку, а також достовірність даних, що в них містяться, забезпечують особи, які склали та підписали ці документи.
Механізм управління документообігом повинен забезпечувати:
· Стабільність роботи бухгалтерії.
· Чіткість руху документів і оперативність їх опрацювання.
· Своєчасність прийняття управлінських рішень за документами.
· Розмежування персональної відповідальності на кожному етапі створення документа.