Вимоги до складання та перевірки первинних документів

Згідно із Законом України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні» відповідальність за забезпечення фіксування фактів господарської діяльності, відображених в первинних документах, несе власник або уповноважений ним орган (керівництво). Крім того, він (власник) також відповідає за збереження оброблених документів, їх реєстрацію, зберігання протягом установленого строку. До якості документів, а саме до їх змісту, своєчасності і правильності складання і оформлення пред'являються жорсткі вимоги.

В умовах використання персональних комп'ютерів до носіїв облікової інформації висувають відповідні вимоги. Первинний документ може бути зафіксований на носії, який може читатися людиною або автоматичним пристроєм. У першому випадку необхідно керуватися особливостями зорового сприйняття. Обробка документа в цих умовах ведеться від верхніх полів до нижніх. Носії первинних облікових даних можуть забезпечити можливість фіксації первинних даних на місцях, можливість збереження носіїв даних в тому вигляді, в якому вони зареєстровані, можливість сприйняття зареєстрованих даних на місцях їх використання.

Машиночитаємий первинний документ повинен забезпечити ідентифікацію всіх його реквізитів. Допускається не фіксувати в електронних варіантах документа такі характеристики операцій, які являють собою довільну інформацію, створену шляхом розрахунку. Підписи осіб можуть бути замінені спеціальними кодами, паролями, електронними цифровими ключами. Мова конкретного коду може бути зареєстрована в установленому порядку. На бухгалтерські документи, що друкуються за допомогою машини, поширюються вимоги їх суворої схоронності.

При складанні документів необхідно керуватися такими загальними правилами:

· заповнювати документ на бланку (а при його відсутності – на чистому аркуші паперу) темним чорнилом або на автоматизованому носії;

· суворо дотримуватися встановленій формі і реквізитам документа;

· точно і ясно викладати зміст документа;

· чітко і розбірливо писати текст і цифри;

· незаповнені прогалини в бланку документа прокреслювати;

· суму в грошових документах зазначати цифрами та літерами;

· підписувати документ розбірливо, вказуючи посаду особи, що його підписала.

При складанні первинних документів виконавці можуть допустити помилки і виправлення (виправлення допускаються крім касових і банківських документів). Виправлення можуть вноситися коректурним способом – неправильний запис акуратно закреслюється, над закресленим пишеться правильний текст або число, на полях робиться підпис «виправленому вірити» або повний текст виправленого запису. Особа, яка внесла виправлення, ставить підпис і дату. Після виправлення документ підписується ще раз всіма особами, відповідальними за його складання.

Первинні документи приймаються до виконання, якщо операції не суперечать законодавству і відображені в установленому порядку. В іншому випадку документи передаються головному бухгалтеру для прийняття рішення.

Документи в бухгалтерію для перевірки надають відповідальні особи. У їх присутності проводиться перевірка. Використовуються такі методи документальної перевірки:

1) економічна перевірка – з'ясування доцільності здійснення операції і забезпечення її фінансуванням;

2) зустрічна перевірка – вивчення правдивості операції шляхом порівняння документів та записів в облікових регістрах;

3) зворотний рахунок – підрахунок витрат сировини, виходячи з фактичного випуску готової продукції за нормами, і зіставлення його з фактичним списанням сировини за первинними документами;

4) формальна перевірка – встановлення повноти і достовірності, а також правильності оформлення документа, перевірка права підпису;

5) перевірка за змістом –перевірка законності операції;

6) арифметична перевірка – перевірка всіх математичних підрахунків;

7) експертна перевірка – виявлення підробок та встановлення реальності реквізитів;

8) логічна перевірка – співставлення фактичних результатів з аналогічними або взаємопов'язаними даними;

9) нормативно-правова перевірка – перевірка відповідності операції нормативно-правовим актам, установчим документам, кошторисам та лімітам;

10) контрольні порівняння – здійснюються з метою виявлення невідповідності кількісних і якісних показників у різних документах;

11) оцінка документів за даними кореспондуючих рахунків – даний метод дає можливість встановити відповідність документів реально здійснених операцій по кореспонденції рахунків;

12) аналітична перевірка – аналіз відповідності даних синтетичного і аналітичного обліку, відповідність зведеним відомостям;

13) перевірка відповідності відображених у документах даних встановленим правилам – з'ясування правомірності дій осіб, що складають документ.

Після перевірки документи подаються на затвердження керівнику підприємства або головному бухгалтеру. Після цього вони підлягають бухгалтерській обробці.

Обробка – це підготовка документів для запису сум господарської операції на рахунках бухгалтерського обліку (синтетичний та аналітичний облік). Обробка документів у бухгалтерському обліку здійснюється за стадіями:

1. Бухгалтерський контроль:

- попередній – до здійснення господарської операції;

- поточний – під час господарської операції;

- наступний – після здійснення господарської операції;

2. Бухгалтерська обробка:

- групування;

- таксування;

- контирування;

- внесення інформації в облікові регістри.

Правила групування:

1. Контрольна вибірка здійснюється за завданням контрольного відділу.

2. Підсумки показників повинні мати результати, придатні для контролю і аналізу не тільки в цілому по підприємству, але і по підрозділах, а також виконавцям робіт.

3. У відомостях обліку (по суті) рекомендується деталізувати інформацію в розрізі матеріально-відповідальних осіб.

4. Показники групировочних відомостей повинні бути придатні для складання проводок бухгалтерського обліку, додаткових вибірок.

5. Побудова відомостей повинна відповідати позиціям звітних форм.

6. Первинний документ обробляється за один робочий день.

Заключною формою обробки є перенесення облікових даних у відповідні регістри обліку та Головну книгу.

Первинні документи, що пройшли обробку, повинні мати відмітку. При ручній обробці проставляють на документі дату і номер облікового регістра. При електронній обробці проставляють відбиток штампа особи, відповідальної за обробку.

Оброблені первинні документи зберігаються в бухгалтерії у закритих шафах або спеціальних приміщеннях до моменту передачі в архів. Умовою зберігання є їх підшивання до облікового регістру у хронологічному порядку. Первинні документи до здачі в архів зберігаються в шафах в умовах, що виключають доступ до них пересічних осіб.

Графіки документообігу

Графічний метод організації документообігу дозволяє наочно представити взаємозв'язок організаційних елементів.

Графік документообігу – це графічний спосіб зображення, за допомогою якого описують рух первинних документів на підприємстві з моменту їх створення до моменту передачі на зберігання.

Для організації робіт з графіком документообігу необхідно:

1. Скласти перелік робіт по ходу облікового процесу.

2. Розробити схему інформаційних зв'язків.

3. Скласти графіки облікових робіт і документообігу.

4. Погодити обсяги і терміни робіт з виконавцями.

5. Затвердити графіки облікових робіт і документообігу.

Графічний метод широко застосовується в плануванні документообігу на великих підприємствах. У графіку документообігу визначається перелік документів, час їх просування, посадові особи, відповідальні за кожен етап документообігу, і порядок здачі на зберігання.

Шлях, який повинен пройти документ, залежить від обсягу і важливості інформації, зафіксованої в ньому, і етапів обробки і контролю. Тривалість складання документів повинна бути мінімальною, тому в графіку необхідно раціонально окреслити коло осіб, прийнятих участь у його складанні.

Роботу зі складання графіка документообігу організує та підписує головний бухгалтер. Потім графік затверджується керівником підприємства. Він обов'язковий до виконання не тільки бухгалтерами, але і працівниками, причетними до документообігу. Графік оформляється у вигляді схеми або переліку робіт по формуванню перевірки та обробки документів. В графік включаються документи, згруповані на основі топологічного поділу обліковий робіт.

Графік складається у двох примірниках, один з яких залишається у головного бухгалтера, а другий – передається структурним підрозділам у вигляді фрагментів графіка. По найбільш складним документах складається оперограма (табл. 3.1, табл. 3.2).

У ній більш детально, ніж у графіку документообігу, регламентуються етапи створення, перевірки та обробки документа.

Таблиця 3.1

Оперограма руху маршрутного листа

Найменування і зміст робіт з документом	Технологічне бюро цеху або планово-розподільне бюро	Відділ нормування або відділ праці та заробітної плати	Майстер цеху	Комора цеху	ВТК	Бухгалтерія
1. Зазначення послідовності технологічної операції.	О
2. Проставлення норм часу.		О
3. Дані про виконавців по кожній операції.			О
4. Відмітка про видачу заготовок.				О
5. Відмітка про прийняття деталей після кожної операції.					О
6. Розписка про прийняття в комору виконаних робіт.				О
7. Відображення в оперативно-технологічному обліку даних про рух деталей.	О
8. Відображення фактично витрачених нормо-годин.	О	О
9. Розрахунок заробітку.		О				О

Таблиця 3.2

Оперограма оформлення видаткового касового ордера (КО)

№ з/п	Операції	Виконавці
Бухгалтер	Головний бухгалтер	Керівник	Касир	Особа, яка отримує готівку
	Заповнення ВКО	О
	Візування ВКО		О	О
	Реєстрація ВКО в журналі реєстрації касових ордерів	О
	Запис найменування, номера документа, що підтверджує особу; пред'явлення документа; власноручна розписка (сума, підпис)					О
	Поточна перевірка документа при виконанні касової операції				О
	Операція з готівкою: перерахунок, видача, отримання				О	О
	Підписання та погашення касового ордера (штамп «сплачено»)				О
	Запис у касову книгу				О
	Обробка звіту касира	О
	Передача документа на зберігання	О

Стандартний графік документообігу включає в себе 4 розділи (табл. 3.3):

1. Створення документа.

2. Перевірка.

3. Обробка.

4. Передача на зберігання.

Таблиця 3.3

Графік документообігу

Приклади графіків документообігу наведено в табл. 3.4, 3.5:

Таблиця 3.4

Графік документообігу

Таблиця 3.5

Графік документообігу (перелік робіт)

Найменування документів   Документооборот	Видатковий касовий ордер	…
Створення документа	Кількість примірників
Відповідальний за виписку	Бухгалтер-касир
Відповідальний за оформлення	Головний бухгалтер
Відповідальний за виконання	Бухгалтер-касир
Термін виконання	Щоденно до ___ годин
Перевірка документів	Відповідальний за перевірку	Головний бухгалтер
Хто подає	Бухгалтер-касир
Порядок подання	При касовому звіті
Термін подання	Щоденно до ___ годин
Обробка документів	Хто виконує	Головний бухгалтер
Термін виконання	Щоденно до ___ годин
Передача в архів	Хто передає	Головний бухгалтер
Термін виконання	Щоденно до ___ годин

Працівники підприємства, установи (начальники цехів, майстри, табельники, працівники планово-економічного, фінансового відділів, відділів праці і заробітної плати, постачання, комірники, підзвітні особи, працівники бухгалтерії) створюють і представляють документи, що відносяться до сфери їх діяльності, за графіком документообігу. Для цього кожному виконавцю передається виписка з графіка.

У виписці перераховуються документи, що відносяться до сфери діяльності виконавця, терміни їх подання та підрозділи підприємства, в які передаються ці документи. Відповідальність за дотриманням графіка документообігу, а також за своєчасне і доброякісне створення документів, своєчасну передачу їх для відображення в бухгалтерському обліку і звітності, за достовірність даних, які містяться у документах, несуть особи, які створили і підписали ці документи.

В цілях дотримання належного порядку в системі документообігу, а при необхідності – встановлення «слабких місць» у графіку повинні бути вказані прізвища конкретних посадових осіб, які виписують, підписують, передають окремо взятий документ до бухгалтерії для обробки і подальшого зберігання. При цьому складають первинні документи на підставі складеного реєстру.

Контроль за дотриманням та поданням графіка документообігу здійснює головний бухгалтер.

Крім представленої табличної форми графіки можуть складатися в стрічковій формі. За допомогою стрічкового графіка плануються облікові процедури та комплекси облікових робіт. У цьому графіку спеціальною відміткою відбивається реальне виконання комплексних робіт (табл. 3.6).

Графік документообігу повинен встановити на підприємстві раціональний документообіг, тобто передбачити оптимальне число підрозділів і виконавців для проходження кожним первинним документом, визначити мінімальний термін його знаходження в підрозділі. Графік документообігу повинен сприяти поліпшенню всієї облікової роботи на підприємстві, посиленню контрольних функцій бухгалтерського обліку, підвищення рівня механізації і автоматизації облікових робіт.

Таблиця 3.6

Стрічковий графік проведення інвентаризації основних засобів

Види робіт	Відповідальний за виконання	Декади жовтня	Декади листопада
I	II	III	I	II	III
1. Підготовка та видання наказу на інвентаризацію	Головний бухгалтер
2. Упорядкування облікових даних в бухгалтерії (інвентарні картки та в місцях зберігання ОЗ, інвентарні списки)	Бухгалтер сектора ОЗ (ПІБ)
3. Перевірка фактичної наявності і стану інвентаризаційних описів	Голова комісії (ПІБ)
4. Складання звіряльних відомостей	Голова комісії, бухгалтер з обліку ОЗ
5. Розгляд результатів інвентаризації і складання Акту інвентаризації	Голова інвентаризаційної комісії (ПІБ)
6. Відображення в регістрах обліку результатів інвентаризації	Головний бухгалтер				На грудень

– план;

– факт.

• ⇐ Назад
• 1
• 2
• 345
• 6
• Далее ⇒