Проектирование форм бухгалтерских документов
Первичный документ является материальным носителем информации. Предприятия могут использовать типовые формы первичных документов, а при необходимости – разрабатывать собственные формы.
На выбор материальных носителей оказывают влияние следующие факторы:
- наличие технических средств их создания;
- наличие вычислительной техники при их обработке;
- методика восприятия первичных данных.
Каждый документ состоит из отдельных составляющих его элементов, которые называются реквизитами.
Реквизитом документа называется обязательный элемент оформления официального документа.
Согласно нормативным актам реквизиты делятся на:
· обязательные;
· необязательные.
К обязательным относятся:
- название документа;
- его номер;
- дата свершения операции;
- дата составления документа;
- наименование организации, от имени которой составлен документ;
- содержание хозяйственной операции;
- ее измерители в натуральном и денежном выражении;
- наименование должностей лиц, ответственных за совершение операции и за правильность ее оформления;
- личные подписи указанных лиц.
Совокупность реквизитов, расположенных в документе определенным образом, составляет его формуляр.
Документы необходимо составлять своевременно, т. е. одновременно с совершением операции либо непосредственно вслед за ее совершением. Своевременность составления документов является важнейшим условием правильности отражения операций в документах и своевременности записей их в учетных регистрах.
Некоторые документы составляются в нескольких экземплярах (с копиями). Копии документов используются для различных целей. Так, при акцептной форме расчетов за отгруженную продукцию поставщик выписывает несколько экземпляров счетов – платежных требований для направления их в различные адреса (банку, покупателю).
Оптимизация учета содействует замене разовых документов накопительными и широкому применению многострочных первичных документов. Уменьшение количества документов сокращает учетные процедуры и стоимость учетных работ.
В случае необходимости предприятие может разработать собственную форму документов, руководствуясь общими принципами:
1. Располагать рядом реквизиты, которые обрабатывает или заполняет одно лицо:
- графы документов, которые находятся в арифметической или логической зависимости;
- графы текста, когда необходимо придерживаться требований законодательных актов;
2. Справочные данные следует размещать на обратной стороне документов;
3. Необходимо определить принадлежность документа, количество его экземпляров, маршрут движения в процессе создания.
Комплекс работ, связанных с определением содержания первичного документаделят на следующие этапы:
1) определение общих характеристик будущей формы;
2) выбор основных реквизитов;
3) предварительное проектирование зон объективной информации;
4) выбор размещения реквизитов в зоне;
5) компоновка элементов информации в звенья, а звеньев – в зоны;
6) монтаж документа;
7) расчет общей площади и выбор формата;
8) расчерчивание формы;
9) редактирование и оформление.
Пример. При разработке особого вида лимитно-заборной карты на первом этапе определяется назначение документа, место и время его составления, способ отражения в нем информации, обработки документа.
На втором этапе выбираются реквизиты, которые можно подразделить на две группы: те реквизиты, которые в дальнейшем обрабатываются (количество, вид материала, откуда, кому), и те, которые не обрабатываются.
Все реквизиты, которые подлежат обработке, делят на четыре группы:
- группировочные (номенклатурный номер, вид операции и др.);
- справочные (дата, номер, название предприятия);
- количественные (указание размера лимита, количество забора, единица измерения);
- стоимостные (стоимость, цена, валюта измерения).
Для каждой из перечисленной группы реквизитов в форме документа может быть отведена отдельная зона. При размещении реквизитов необходимо учитывать следующее:
- последовательность размещения реквизитов (например, связана с этапами автоматизации);
- логическая и арифметическая взаимосвязь;
- удобство записи;
- легкость для восприятия.
Общая площадь зоны документа рассчитывается исходя из его размера. Длина подсчитывается из размера его боковых полей, размеров граф и толщины всех вертикальных линий. Аналогичным образом рассчитывают ширину. Перед тем, как окончательно начертить форму макета, необходимо скорректировать размещение отдельных элементов на месте. После определения размера бланка предварительно расчерчивают по зонам каждый отдельный элемент. Затем выбирают форму размещения реквизитов и определяют формат.
Используются следующие формы размещения реквизитов:
- анкетная (лист делится на 2 части: в левой – наименование реквизитов, в правой – ответы);
- зональная (документ делится на зоны с помощью горизонтальных и вертикальных линий);
- табельная (в каждой зоне представлена таблица с графами по вертикали и горизонтали);
- комбинированная (сочетаются несколько форм документов).