Организация хранения и уничтожения первичных документов
Хранение первичных документов осуществляется согласно установленных и утвержденных правил Министерством юстиции Украины http://zakon3.rada.gov.ua/laws/show/z0571-12.
В течение года первичные документы, сформированные в дела, хранятся в архиве бухгалтерии. Затем они подлежат хранению в архиве предприятия. Архив принимает на хранение только правильно оформленное дело: пронумерованные, сброшюрованные документы при условии, что на лицевой стороне дела указано количество страниц и тематическое назначение дела.
При хранении документов следует:
· первичные документы хранить отдельно от регистров бухгалтерского учета;
· каждую партию первичных документов за текущий месяц, относящихся к определенному регистру, комплектовать отдельно и сопровождать справкой для архива;
· кассовые документы, авансовые отчеты, выписки банка с приложенными к ним первичными документами по окончании текущего месяца переплетать и прошнуровывать;
· каждому делу дать краткий и точный заголовок;
· при составлении дела учитывать установленные сроки хранения документа;
· дела формировать соответственно утвержденной на предприятии номенклатуре.
Направления формирования номенклатуры дел:
1. Организационно-распорядительная документация:
а) вышестоящих организаций;
б) внутренняя.
2. Плановая и отчетная документация.
3. Учетные регистры.
4. Первичные документы.
5. Переписка.
Номенклатура утверждается руководителем предприятия. Каждому сформированному делу присваивается индекс (номер структурного подразделения, порядковый номер дела и заголовок дела).
Для хранения дел отводиться специально оборудованное помещение. Доступ к месту хранения документов предоставляется только архивариусу и главному бухгалтеру. Обязанности архивариуса могут быть возложены на работника бухгалтерии согласно приказу.
При поступлении дел архивариус регистрирует их в архивной книге.
Ежегодная выбраковка дел с истекшим сроком хранения входит в обязанности архивариуса, о чем проставляются отметки в архивной книге.
Архивариус выдает дела только по письменному требованию главного бухгалтера, руководителя или государственных органов. На место изъятого дела вкладывается карточка с указанием характеристики операции изъятия.
Большинство документов, которые предприятие использует в своей хозяйственной деятельности, хранятся три года. Однако некоторые документы нужно сохранять до замены их новыми, или до тех пор, пока не исчезнет в них необходимость, или до ликвидации организации. Так, например, документы по кадровым вопросам хранятся 75 лет.
Кроме того, относительно отдельных документов предусмотрены дополнительные ограничения. Некоторые документы можно уничтожить после проверки государственной фискальной службой. Так, например, первичные документа и приложения к ним, которые фиксируют факты выполнения хозяйственных операций и являются основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета и налоговых записей (кассовые, банковские документы, выписки банков, наряды на работу, табели, акты о приемке, сдаче и списания имущества и материалов, квитанции и накладные по учету ТМЦ, авансовые отчеты и др.), должны храниться на протяжении трех лет при условии проведения налоговой проверки.
Аналогичные требования предъявляются и к хранению налоговых накладных, первичных документов и приложений к ним, которые касаются экспортно-импортных операций, документов (актов, справок, счетов) о приеме выполненных работ.
Для разных видов договоров и соглашений также установлены разные сроки хранения.
Документы, сроки хранения которых прошли и которые не подлежат обязательной передаче в архив, нужно уничтожать по согласованию с государственными архивными учреждениями.
К документам предприятий, которые подлежат передаче в архив, принадлежат приказы руководителя относительно личного состава, лицевые счета или (при их отсутствии) расчетно-платежные сведения (дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения). Для подготовки к передаче этих документов в ведомственный архив они должны быть соответствующим образом оформлены. Передача дел в ведомственный архив осуществляется по графику, составленному этим архивом, и согласованным с руководителями организаций, которые передают документы.
Относительно других документов (которые не имеют постоянного срока хранения и не является исторической ценностью), то предприятие уничтожает их с соблюдением установленной законодательством процедуры.
Согласно Закону «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» предприятие должно самостоятельно обеспечить надлежащее хранение первичных документов и регистров бухгалтерского учета на протяжении установленного законодательством срока. Порядок хранения таких документов, отчетных регистров, бухгалтерской отчетности предприятия независимо от формы собственности устанавливает Положение № 88.
Согласно этому Положению первичные документы и учетные регистры, которые прошли обработку, бухгалтерские отчеты до оформления и передачи их в архив предприятия, учреждения должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрытых шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, которые обеспечивают их сохранность.
Хранение первичных документов и учетных регистров, которые прошли обработку и были основанием для составления отчетности, а также бухгалтерской отчетности, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер. Причем выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива предприятия, учреждения работникам других структурных подразделов может вестись лишь по решению главного бухгалтера.
В случае исчезновения или уничтожение первичных документов, учетных регистров и отчетов руководитель предприятия, учреждения письменно оповещает об этом правоохранительные органы и приказом назначает комиссию для установления перечня отсутствующих документов и расследование причин их исчезновение или уничтожение.
Для участия в работе комиссии назначаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия (учреждения). Копия акта в 10-дневной срок присылается органу, к сфере управления которого принадлежит предприятие (учреждение), а также органам и государственной фискальной службы.
Ежегодное изъятие дел, по которым истек срок хранения, оформляется Актом с участием представителя районного архива. Изъятые дела сдаются в утиль.
После оформления акта на уничтожение документов они могут быть переданы организациям по заготовке вторсырья. Передача оформляется накладной с указанием веса и количества дел. Оправдательным документом является квитанция приемного пункта.
При реорганизации предприятия его архив принимается правопреемником и составляется об этом Акт.
При ликвидации предприятия документы с не истекшим сроком хранения должны быть приняты в районный архив, а с истекшим – должны быть уничтожены.