Характеристики эффективного контроля.
Для того чтобы контроль мог обеспечить достижение целей организации, он должен обладать следующими свойствами:
- стратегическая направленность (деятельность в областях, которые не имеют стратегического значения, следует измерять не очень часто, и о полученных результатах можно никому и не сообщать до тех пор, пока отклонения укладываются в рамки принятого масштаба допустимых отклонений, но, если высшее руководство считает, что какие-то виды деятельности имеют стратегическое значение, то в каждой такой области обязательно должен быть налажен эффективный контроль, даже если эта деятельность с трудом поддается измерению);
- нацеленность на достижение целей организации (конечная цель контроля состоит не в том, чтобы собрать информацию, установить стандарты и выявить проблемы, а в том, чтобы решить задачи, стоящие перед организацией);
- соответствие контролируемому виду деятельности (объективное измерение и оценивание того, что действительно важно; неподходящий механизм контроля может скорее маскировать, а не собирать критически важную информацию);
- своевременность (выбор временного интервала между проведением измерений или оценок, который адекватно соответствует контролируемому явлению; система эффективного контроля дает информацию, нужную людям, до того, как разовьется кризис);
- гибкость (приспосабливаемость к происходящим изменениям);
- простота (контроль должен соответствовать потребностям и возможностям людей, взаимодействующих с системой контроля и реализующих ее; если система контроля слишком сложна и люди, взаимодействующие с ней не понимают и не поддерживают ее, - такая система контроля не может быть эффективной);
- экономичность (если суммарные затраты на систему контроля превосходят создаваемые ею преимущества, организации лучше не использовать эту систему контроля вообще или же ввести менее тщательный контроль).
44. Процесс контроля: понятие, этапы.
Цель контроля: •
с одной стороны, является выявление слабых мест и ошибок в процессе производства и управления, своевременное их исправление и недопущение повторения; •
с другой стороны, обеспечение соответствия между намеченными планами и проводимыми мероприятиями.
Объектом контроля являются: •
средства и предметы труда; •
персонал; •
производственные и управленческие процессы.
Для осуществления контроля необходимо:
1) наличие планов, поскольку невозможно определить эффективность чьей-либо деятельности, если неизвестны ее цели;
2) наличие организационной структуры, поскольку для осуществления контроля необходимо знать, кто отвечает за данный участок работы; и самый несчастный руководитель - это тот, который знает, что в его организации или подразделении что-то происходит не так, как надо, но не знает, кто за это несет ответственность.
Процесс контроля имеет следующие этапы.
1. Установление нормативов, которые: •
с одной стороны, можно рассматривать как критерии эффективности деятельности; •
с другой - как определенные планом результаты, характеризующие деятельность на каждом этапе достижения цели.
Нормативы должны удовлетворять следующим требованиям:
1) возможность проверки;
2) измеримость.
2. Определение эффективности деятельности путем сопоставления нормативов с действительностью. При этом следует учитывать, что чем дальше от непосредственного производственного процесса находится исполнитель, тем труднее установить нормативы его деятельности и тем труднее, а зачастую и нужнее, эту деятельность контролировать.
3. Корректировка отклонений от планов и нормативов, которая может осуществляться путем: •
пересмотра или модификации целей и планов; •
перераспределения или уточнения заданий; •
выделения дополнительного персонала или других ресурсов; •
совершенствования систем подбора, стимулирования и обучения кадров; •
увольнения сотрудника.
43. Контроль в управлении, его принципы, виды.
Контроль (фр. contrôle, от contrerôle — список, ведущийся в двух экземплярах, от лат. contra - против и rotulus - свиток) — одна из основных функций системы управления. Контроль осуществляется на основе наблюдения за поведением управляемой системы с целью обеспечения оптимального функционирования последней (измерениедостигнутых результатов и соотнесение их с ожидаемыми результатами). На основе данных контроля осуществляется адаптация системы, то есть принятие оптимизирующих управленческих решений.
Виды контроля.
Контроль необходим везде, где существует система, предназначенная для выполнения определённых задач и достижения определённых целей. Управленческий контроль (то есть контроль в деятельности организаций) может осуществляться по множеству различных направлений:
·технический контроль,
·энергетический контроль,
·экологический контроль
·санитарный контроль,
·финансовый контроль и т. д.
Принципы контроля.
Принцип соответствия : Содержание, цели и задачи контроля должны соответствовать :
·задачам проверяемого объекта,
·задачам контролирующего органа.
2.Принцип системности : При проведении контроля должны рассматриваться полностью все аспекты деятельности объекта во взаимосвязи.
3.Принцип всеобщности : Всякая социальная либо экономическая деятельность, совершаемая в государстве, должна быть подвержена системному и комплексному контролю с точки зрения :
·законности.
·целесообразности.
·эффективности.
4.Принцип непрерывности : Все объекты контроля должны подлежать постоянному наблюдению. Мероприятия контроля должны осуществляться последовательно и регулярно. Необходим также контроль действий, предпринимаемых объектом контроля по устранению ранее выявленных нарушений.
5.Принцип объективности : Оценка деятельности объекта контроля и её результатов осуществляется только на основании соответствия проверенных фактов с требованиями законодательных и иных нормативных актов, регулирующих проверяемую деятельность.
6.Принцип независимости : Недопустимость положения, при котором субъект контроля при осуществлении контрольных мероприятий руководствуется какими-либо соображениями, кроме компетентного идобросовестного выполнения задач контроля. Запрет на какое бы то ни было силовое, материально или моральное воздействие на субъект контроля.
7.Принцип гласности (вытекает из принципа соответствия) : Результаты контроля должны быть обязательно доведены:
·до объекта контроля,
·до субъекта принятия решений по результатам контроля.
8.Принцип эффективности : Результаты контроля должны обеспечивать :
·полноту выявления отклонений (фактического состояния от требуемого),
·своевременность выявления таких отклонений,
·установление причин отклонений,
·установление виновных лиц,
·помощь в разработке профилактических мер.
9.Принцип научности : Контроль осуществляется путём применения научно обоснованных методов и приёмов.
10.Принцип плановости : Контроль должен осуществляться планово:
·планируются мероприятия контроля определённого субъекта (контролирующего органа) на период времени,
·планируется набор определённых контрольных действий в рамках мероприятия контроля,
·контрольным действиям должно предшествовать предварительное изучение объекта контроля для достижения понимания его деятельности.
11.Принцип законности : Осуществление контроля в соответствии с законодательством; обеспечение охраны законных интересов как государства и общества в целом, так граждан и юридических лиц.
12.Принцип ответственности : Нормативно предусмотренная ответственность субъекта контроля:
·за соблюдение в процессе контроля законов и правовых актов,
·за достоверность результатов контроля (так как на их основании принимаются решения, включая правовые).
42. Формы и функции контроля.
Функции контроля
1.Выявление отклонений от требований нормативных актов различных уровней.
2.Анализ причин отклонений (в том числе, кадровых).
3Коррекция, то есть разработка предложений по устранению выявленных нарушений.
4Профилактика, то есть разработка мер по недопущению таких нарушений в дальнейшем.
5Правоохрана, то есть привлечение к ответственности лиц, допустивших нарушения.
Категория форма в философской трактовке – это способ существования и выражения содержания предметов или явлений. Исходя из этого дадим определение понятия формы внутреннего контроля организации.
Форма внутреннего контроля коммерческой организации – это способ организации и выражения определённым образом упорядоченной совокупности процедур внутреннего контроля всех объектов коммерческой организации.
В качестве форм внутреннего контроля организации нужно выделить:
внутренний аудит;
структурно-функциональную форму внутреннего контроля.
Выбор формы внутреннего контроля зависит от:
сложности организационной структуры;
правовой формы;
видов и масштабов деятельности;
целесообразности охвата контролем различных сторон деятельности;
отношения руководства организации к контролю.
41. Механистические и органические организационные структуры, преимущества и недостатки.
В отечественной и зарубежной практике используются два уровня организационных структур:
1)механистический (бюрократический);
2)органический (адаптивный).
Механические – своё название бюрократической структуры связано с тем что первый подход разработал М.Вебер, который предложил нормативную модель названную рациональная бюрократия (идеальная структура). По этой модели все работники организации должны действовать строго по инструкциям и не отклоняется от них. Второе название механистическая структура она получила от машинного механизма.
Характеристика механистической структуры:
1)системность;
2)большое число подразделений по горизонтали;
3)высокая степень формализации процессов управления;
4)высокий уровень централизации управления, следовательно низкий уровень участия рядовых работников в принимаемых решениях.
Это жесткие структуры, т.е. они не поддаются изменениям. С помощью этой структуры невозможно управлять процессами изменений.
Органический структуры – эти структуры стали применяться недавно. Своё название органические они получили из-за сходства с организмом. Они способны изменяться.
Характеристика:
1)высокая гибкость;
2)умеренное использование формальных правил и процедур;
3)децентрализация управления следовательно участие рядовых работников в принимаемых решениях;
4)небольшое количество уровней управления;
5)широкая ответственность работников.
Каждая их этих видов структур имеют несколько разновидностей.
Разновидности механистических структур:
1)линейные структуры (Достоинства – четкость распределения и простота управления. Недостатки – высокие требования к руководителю, т.к. должны быть подготовлены всесторонне. Применение – применяется мелкими и средними фирмами, которые осуществляют несложное производство при отсутствии операционных связей между предприятиями. Эти структуры могут применяться только мелкими предприятиями, поэтому возникли другие структуры.);
2)функциональные (Достоинства – компетентность специалистов и освобождение менеджеров от выполнения специальных вопросов. Недостатки – нарушение принципа единства, распорядительство. Применение- применяется в управлении организациями с массовым или крупносерийным типом, которые производят ограниченную номенклатуру продукции, предприятие действует в стабильных условиях);
3)линейно-функциональные (Достоинство – универсальный характер. Недостаток – отсутствие единства действия звеньев. Применение – в различных производственных хозяйствах.);
4)диффузиональные (продуктовые) (применяются в крупных и крупнейших компаниях. Особенности – усиление ориентации деятельности на конечный результат и возможность организовать центры прибыли).
В чистом виде эти структуры используются редко, чаще применяются смешанные структуры.
Разновидности органических структур:
1)проектные (основа – проект – это группа видов деятельности направленной на решение разовой задачи, образуется внутри раздела. Достоинства – гибкость и целевая ориентация.);
2)матричные (Достоинство – лучшее использование высококвалифицированного труда. Недостаток – нарушение принципа единоначалия. Применяется в наукоёмких отраслях.);
3)программно-целевые (В них объединяются в единое целое отдельные виды деятельности и сами подразделения которые выполняют эти виды деятельности. Применяются в организациях с изменяющимися целями.)
40. Принципы формирования организационных структур.
Организационная структура управления - форма разделения труда по управлению производством. Каждое подразделение и должность создаются для выполнения определенного набора функций управления или работ. Для выполнения функций подразделения их должностные лица наделяются определенными правами на распоряжения ресурсами и несут ответственность за выполнение закрепленных за ним функций.
В рамках организационной структуры протекает весь управленческий процесс (движение потоков информации и принятие управленческих решений), в котором участвуют менеджеры всех уровней, категорий и профессиональной специализации. Организационную структуру управления можно сравнить с каркасом здания управленческой системы, построенным для того, чтобы все протекающие в ней процессы осуществлялись своевременно и качественно.
Принципы формирования организационной структуры:
1.Организационная структура управления должна, прежде всего, отражать цели и задачи организации, а, следовательно, быть подчиненной производству и его потребностям.
2.Следует предусматривать оптимальное разделение труда между органами управления и отдельными работниками, обеспечивающее творческий характер работы и нормальную нагрузку, а также надлежащую специализацию.
3.Формирование структуры управления надлежит связывать с определением полномочий и ответственности каждого работника и органа управления, с установлением системы вертикальных и горизонтальных связей между ними.
4.Между функциями и обязанностями, с одной стороны, и полномочиями и ответственностью с другой, необходимо поддерживать соответствие, нарушение которого приводит к дисфункции системы управления в целом.
5.Организационная структура управления призвана быть адекватной социально-культурной среде организации, оказывающей существенное влияние на решения относительно уровня централизации и детализации, распределения полномочий и ответственности, степени самостоятельности и масштабов контроля руководителей и менеджеров.Практически это означает, что попытки слепо копировать структуры управления, успешно функционирующие в других социально-культурных условиях, не гарантируют желаемого результата.
Важный фактор построения управленческих структур - это уровень развития на предприятии.
Схема организационной структуры управления отражает статическое положение подразделений и должностей и характер связи между ними.
В управлении организацией различают связи:
·линейные (административное подчинение);
·функциональные (по сфере деятельности без прямого административного подчинения);
·межфункциональные, или кооперационные (между подразделениями одного и того же уровня).
Руководители уделяют большое внимание принципам и методам построения структур управления, а так же требованиям к организационным структурам. Таким как оптимальность, оперативность, надежность, экономичность, гибкость и устойчивость структуры управления. Придерживаясь этих требований и принципов, организация сможет достичь цели и выполнить поставленные задачи с высокой эффективностью, то есть активно взаимодействовать с внешней средой, продуктивно и целесообразно распределять и направлять усилия своих сотрудников, таким образом, удовлетворяя потребности клиентов.
39. Сущность и основные этапы организационного проектирования.
Последовательность действий при проектировании следующая: 1. Осуществление деления организации по горизонтали на широкие блоки, соответствующие важнейшим направлениям деятельности по реализации стратегии. Необходимо определить, какие виды деятельности должны выполняться линейными подразделениями, а какие штабными. 2. Установить соотношения полномочий различных должностей. При этом руководство устанавливает цель команд, если необходимо, производит дальнейшее деление на более мелкие организационные подразделения, чтобы более эффективно использовать специализацию и избежать перегрузки руководства. 3. Определить должностные обязанности как совокупность определенных задач и функций и поручите их выполнение конкретным лицам. В организациях, деятельность которых в значительной мере связана с технологией, руководство разрабатывает даже конкретные задачи и закрепляет их за непосредственными исполнителями, которые и несут ответственность за их удовлетворительное выполнение. В основании методологии проектирования полного цикла лежит культура управления качеством и непрерывных улучшений. Проектирования полного цикла для крупных компаний состоит из четырех основных этапов: диагностика, проектирование, внедрение, анализ эффективности. Диагностический этап предназначен для комплексного изучения сложившихся условий и стратегии развития компании, выработки целей и задач изменений, а также для подготовки технического задания на организационное проектирование будущей системы. Он включает пять стадий: — определение целей и задач общего проекта; — исследование текущей ситуации и стратегии компании; — анализ и систематизация полученных данных; — подготовка основных выводов и концепции улучшений; — формирование задания на организационное проектирование. Второй этап — этап проектирования системы. Его целью является разработка рабочего проекта системы управления, анализ эффективности предложений и определение механизма внедрения. Прикладной целью проекта является подготовка комплекта необходимой документации (форм, регламентов, инструкций) Этап проектирования включает пять стадий: — формализация и регламентация процедуры разработки проекта; — создание рабочего проекта; — анализ эффективности проекта; — подготовка сопроводительной документации; — экспертиза и утверждение рабочего проекта. Этап внедрения. Сводится к подготовке бизнес-плана организационных преобразований, формированию и обучению команды, а также к организации внедрения проекта. Этап подразделяется на пять стадий: — подготовка и утверждение бизнес-плана организационных преобразований; — материально-техническая подготовка к внедрению; — создание проектной мотивации; — формирование и обучение команды; — коммуникация предполагаемых изменений. Анализ эффективности предназначен для измерения пользы от внедрения системы управления, дабы своевременно изменять процесс и постоянно улучшать результаты. Данный этап включает четыре стадии: — выбор системы измерений; — формирование показателей и целевых значений; — построение регулярного контроля показателей; — создание механизма постоянных улучшений работы системы.
38. Методы оценки эффективности персонала.
Посчитать можно все, профессиональный потенциал работника тоже. Оценка персонала используется для того, чтобы в цифрах оценить умения, знания и навыки сотрудников. От того, как оценивается сотрудник, определяется система обучения, мотивации и продвижения сотрудника.
Способов оценки сотрудников достаточно много, и каждая компания выбирает для себя самый подходящий вариант. Данная статья расскажет о самых эффективных и популярных в наше время методах оценки сотрудников среднего и высшего звена.
В большинстве фирм в оценке участвуют руководители всех рангов, а также работники отдела персонала. Руководители и работники отделов персонала должны освоить современные методики оценки работников.
В практике работы зарубежных фирм наибольшее распространение получили такие методы оценки, как графическая шкала оценки; метод альтернативного ранжирования; метод попарного сравнения; метод принудительного распределения; метод критических случаев; рейтинговые шкалы, привязанные к качеству работника; метод управления по целям.
Рассмотрим содержание, достоинства и недостатки некоторых методов оценки результатов трудовой деятельности, которые хорошо зарекомендовали себя на практике в разных фирмах ФРГ, США, Японии1.
Графическая шкала оценки является наиболее простым и популярным методом аттестации сотрудников. Типичная графическая шкала оценки показана на рис. 6.5, где представлены количественные и качественные характеристики (критерии). Каждому критерию соответствует уровень исполнения обязанностей (от неудовлетворительного до отличного). Рейтинг сотрудника по конкретному критерию выражается в определенных численных значениях, указанных в шкале оценки, которые затем суммируются и определяют уровень выполнения профессиональной работы.
Учитывая то обстоятельство, что оценивать большое количество общих характеристик и факторов невозможно, многие фирмы выделяют лишь самые главные.
Метод альтернативного ранжирования предусматривает ранжирование сотрудников от лучшего к худшему по выбранным критериям. Лучших и худших работников легче определить в любом коллективе.
Метод попарного сравнения - наиболее эффективен при аттестации. По избранным параметрам оценки компетенции, сотрудник сравнивается с другим, работающим в паре.
Метод принудительного (заданного) распределения позволяет распределить всех сотрудников по ранжируемым категориям. Например, по конкретному показателю, характеризующему компетентность, можно распределить работников следующим образом:
15% - отлично;
20% - выше среднего;
30% - среднее;
25% - ниже среднего;
10% - плохо.
На практике это означает, например, списочный состав работников, которые относятся к категории оценки уровня компетенции по конкретному показателю на "отлично", "выше среднего", и т.д.
Метод критических случаев предусматривает постоянную фиксацию удачных и нежелательных случаев исполнения обязанностей каждым подчинённым. Эту работу выполняет руководитель, который периодически, например каждые полгода, анализирует и обсуждает результаты оценки.
Метод критических случаев даёт в руки руководителя неопровержимые факты о качестве исполнения обязанностей и поэтому позволяет объективно оценить работу сотрудника. Этот метод позволяет разработать для каждого работника набор критериев (стандартов). Положительные и отрицательные отклонения от стандарта и есть критические случаи отклонений от нормы
Критический случай показывает, что менеджер позволил снизиться средней цене продаж на 5%. Этот факт является предметом для разговора об усилении внимания к уровню продажной цены в будущем. Метод критических случаев может быть использован в дополнение к методам ранжирования как основание для оценки сотрудника.
Рейтинговые шкалы, привязанные к качествам работника. Это метод шкалирования личных качеств. Особых успехов в разработке этого метода добился американский социальный психолог Ф. Фидлер.
Важнейший компонент оценки - список задач, которые выполняет менеджер. Затем при изучении деятельности учитываются время решения, способы, степень затрат усилий.
При выяснении стиля управления используются многие методики, например по Р. Беннету. Рассмотрим шкалированный вариант подобной оценки
Оценки проводятся по 7-бальной системе :
7 - очень высокая степень;
6 - высокая степень;
5 - выше среднего;
4 - средний показатель;
3 - ниже среднего;
2 - низкая степень;
1 - очень низкая степень.
Метод управления по целям заключается в том, что работнику устанавливаются конкретные, специфические, измеряемые цели. Затем периодически происходит обсуждение прогресса на пути достижения этих целей. При этом оценка работников осуществляется в следующей последовательности: установление целей организации, определение и обсуждение целей отдела, формулирование индивидуальных целей, измерение и оценка результатов труда, доведение оценки результатов труда до исполнителя.
Неудовлетворенность многих фирм традиционными методами аттестации побуждает их искать новые методы оценки персонала. Новые нетрадиционные методы аттестации рассматривают рабочую группу в качестве основной единицы фирмы, делают акцент на оценку и способность работать в группе. Оценка каждого сотрудника и рабочей группы производится с учетом результатов работы фирмы в целом. Во внимание принимаются не только успешная работа сегодня, но и способность профессиональному развитию и освоению новых профессий и навыков.
Рассмотренные выше методы оценки результативности труда реализуются в следующей последовательности:
·устанавливается стандарт результативности труда для каждого работника и критерии его оценки;
·определяется процедура проведения оценок, т. е. сроки проведения и ответственный за оценку;
·обсуждается оценка с работником;
·оценка работника документируется и принимается решение.
Выбор метода оценки персонала для каждой конкретной фирмы является уникальной задачей, решить которую может только руководитель самой организации. В стабильных фирмах с устойчивой организационной структурой, как правило, могут эффективно использоваться традиционные методы оценок; для динамично развивающихся фирм, действующих в условиях изменяющейся внешней среды, лучше подходят нетрадиционные методы.
При оценке качеств руководителей и специалистов в зарубежных фирмах используют метод тестов. Тесты подразделяются на 4 группы: тесты умственных способностей; тесты навыков и склонностей; профессиональные тесты; тесты индивидуальности. В практике менеджмента во многих странах используются тесты, которые тяготеют к количественному выражению результатов. Все большее распространение метод тестов начинает получать и в России.