Бақылаудың мәні мен міндеттері
Бақылау – менеджменттің негізгі функцияларының бірі. Ұйымның қызметі өзара байланысты бақылау мен жоспарлаудың үнсіздігін талап етеді. Бақылаудың мәні негізгі үш элементтен тұрады:
- қызметтің бақыланатын стандарттарын бекіту;
- қызмет нәтижелерін өлшеу және сараптама жасау, олар жөнінде ақпарат бақылау көмегімен алынады;
- қабылданған шешімдер мен қорытындыларға сәйкес болатындай етіп технологиялық, шаруашылық және т.б. процестерді түзету.
Мықты бақылау жүйесі болмай, бір де бір ұйым сәтті қызмет ете алмайды. Оның мақсаттары келесідей:
Біріншіден, бақылау ұйымның ішкі және сыртқы қызметінің дамуына елеулі әсер ететін факторларды анықтап, оларға уақытылы жауап беруге мүмкіндік береді.
Екіншіден, бақылау әрбір ұйымда қашып құтылуға болмайтын әртүрлі қателіктер мен тәртіп бұзушылықтар туындағанда оларды жою үшін шаралар қолдануға көмектеседі.
Үшіншіден, бақылаудың нәтижелері ұйым жұмысынмен, қызметкерлердің жұмысын бағалаудың негізі болып табылады, ұйымды басқарудың нәтижелігін және сенімділігін көрсетеді.
Бақылаудың мақсаттары тек белгілі бір принциптерге сәйкес жүргізілген кезде ғана жүзеге асады. Бәрінен бұрын бақылау жалпы қамтушы болуы керек, яғни ұйымның негізгі қызмет салалары – сыртқы жағдайды және ішкі процестерді үнемі бақылауда ұстауы қажет. Бұл оның тоталды, қиқымшыл болып, әрбір оқиғаны бекіту міндетті емес. Жағдайдың жеткілікті толық және объективті көрінісін беретін, ғылыми негізделген, ақылға сыйымды жол қажет. Мұндай бақылауды бір ғана тұлға немесе тұлғалардың шағын тобы жүзеге асыра алмайды. Оны іске асыруға ұйымның барлық персоналын немесе елеулі бөлігін жұмылдыру керек, себебі бақылаудың ең жақсы түрі – өз еңбегінің нәтижесіне қызығушылық танытатын орындаушылардың өзін-өзі бақылау. Сондықтан, белгілі бір міндеттерді орындау процесіндегі адамдардың қызметтерін максималды кеңейтіп, тек қана нәтижелерді тексерген дұрыс.
Бақылау жүйесінің ұйымның даму жолдарымен анықталған нақты стратегиялық бағыттылығы болуы керек. Екінші деңгейлі қызмет саласын түптеп тексеру артық, кейде тіпті оның мәні де жоқ, себебі бұған көп күш пен құралдар кетеді.
Бақылау мәселені анықтау үшін емес, оларды сәтті шешіп, нақты нәтижелерге қол жеткізу үшін жүзеге асырылады. Сол себепті қызметті түзетуге қажет емес ақпараттың пайдасы жоқ, оны жинақтау да керек емес. Сонымен бірге себептер мен нәтижелерге нақты талдау жасап дұрыс шешім қабылдау мүмкіндігіне ие болу үшін негізгі процестердің ғылыми негізделген стандарттардан ауытқу дәрежесін дәл білген жөн.
Бақылаудың басты мақсаты – дұрыстау, жөндеу емес, бұған қарағанда арзанырақ түсетін қателіктердің алдын алу. Сондықтан, бақылау жоспарлаудың барлық кезеңіндегі оның ажырамас элементі болып табылады.
Тиімді бақылау тек қана жоспарлаумен байланысты емес, ұйым құрылымы мен басқару жүйесіндегі өзгерістермен де тығыз қарым-қатынаста болғаны жөн, сондықтан, оның маңызды принципі икемділік болып табылады, олай болмаған жағдайда ол , тиімсіз болып көрінеді.
Бақылау оны жүргізуден түскен табыс шығындарынан артық болатындай үнемді болуы қажет. Осыған байланысты бақылауға кететін техникалық құралдар, ақпаратты жинау, өңдеу және сақтау шығындарын минимумге дейін қысқарту керек. Бақылау тиімділігінің болмауы ұйым басшылығының нақты жағдайды реттеу дәрежесін көтеруі жүзеге аспай жатқандығын білдіреді.
Тиімді бақылау нақты процестерді, нәтижелерді және жеке құндылықтарды, қызмет орнын, ұжымдағы байланыстарын есепке ала отырып адамдарға бағытталуын талап етеді. Адамдық факторға бағытталу бақылаудың объективтілігін ғана емес, оның мейірімділігін, ұйым мүшелерін аңдудың болмауын білдіреді, себебі бұл моральды-психологиялық климатты елеулі түрде нашарлатады. Мұның барлығы максималды ашықтылық, жариялылық жағдайында болуы мүмкін. Шектен тыс бақылаудан бас тартқан жөн. Бірақ, оның ұзақ уақыт болмауы – басшылықтың адамдарға және ұйым ісіне немқұрайлы қатынасын көрсететін жағымсыз фактор.
Бақылау жоспарлаумен қатар басты қызметтік міндет болып табылады. Басшы оны жүргізу барысында жұмыс пен адамдарға көңіл бөліп және әрбір оңды нәтиже үшін мадақтап отыруы қажет. Бұл қызметтердің еңбек өнімділігінің, өзін-өзі жетілдіруге ұмтылуының өсуін ынталандырады. Белгілі бір қызметтік тұлғаға бақылау функциясын жүктеу оның қызмет иерархиясындағы формальды жағдайын, жеке қасиеттерін, ұмтылыстарын, әріптестердің оған деген қарым-қатынасын есепке алуды талап етеді.
Ұйымдағы бақылаудың негізгі объектілері - өндірістік, техникалық, кадрлық әлеует, оның қаржылық жағдайы, жоспарлы міндеттердің орындалуының аралық және соңғы нәтижелері, ресурстарды жұмсау көрсеткіштері, экономикалық тиімділік көрсеткіштерінің маңызды сипаттамалары болып табылады.