программных средств и документации

Рис. 104. Условия для фильтра

При кодировании товара используются следующие кнопки панели управления:

- отменяется код ГЕС у выбранной товарной позиции. Зеленая строка становится розовой.

- присвоение кода ГЕС товарной позиции. Нажатие этой кнопки равнозначно двойному щелчку мышью.

- присвоение не только кода ГЕС, но и наименования из ГЕС.

Если в локальном справочнике у позиции неправильный код ГЕС, то перед кодированием желательно его отменить, нажав кнопку («Отменить код ГЕС»), а затем заново присвоить код.

Порядок кодирования:

1) Выделите товарную позицию, которой надо присвоить код ГЕС.

2) Нажмите кнопку («Присвоить код ГЕС»), или («Присвоить код ГЕС и взять наименование из ГЕС»), или просто два раза щелкните мышью на позиции, что будет равносильно нажатию кнопки .

3) Открывается окно «ГЕС». При этом курсор будет установлен на наименование, максимально близкое наименованию локального справочника. Работа в этом окне описана в пункте 15.3. «Просмотр ГЕС» данного руководства.

Рис. 105. Подбор наименования в ГЕС

Пользуясь функцией поиска, найдите требуемое наименование и подтвердите выбор кнопкой «ОК».

4) Панель закроется. Окно примет свой прежний вид, а позиция локального справочника получит код из ГЕС. Если же была нажата кнопка , то позиция получит, кроме кода, наименование и единицу измерения из ГЕС.

Если позиция имеет правильный код ГЕС и необходимо изменить лишь наименование на такое же, как в ГЕС, просто нажмите на кнопку , и без дополнительных предупреждений, окон и сообщений наименование поменяется на ГЕС-наименование. В любом случае, когда в результате действий пользователя происходило изменение наименования товара, существует возможность просмотра предыдущего значения. Для этого предназначено поле «Предыдущее наименование». Если такое поле отсутствует в окне «Кодирование товаров по ГЕС», нажмите кнопку («Показать дополнительную информацию») для вывода поля на экран. Кроме того, товар имеет свойство Справка.Наименование до замены из ГЕС.

Для просмотра статистики выверки нажмите кнопку («Статистика кодирования по ГЕС»). Появится информация о проведенной работе:

Рис. 106. Статистика кодирования

16. СПРАВОЧНИК ЗАПРЕЩЕННЫХ СЕРИЙ

В справочнике запрещенных серий находится перечень запрещенных серий.

Для просмотра справочника выполните пункт «Запрещенные серии > Справочник». Откроется окно «Запрещенные серии» (Рис. 23. Проверка серии по перечню «Запрещенные серии»). См. раздел «Приход товара».

Выбрав пункт «Запрещенные серии > Проверить остатки», можно проверить серии, указанные в остатках указанного месяца, для одного или всех отделов.

При проверке серии выполняется следующее:

Проверяемая серия преобразуется так, чтобы в ней все буквы стали строчными и удалились все служебные знаки. Затем, происходит поиск полученной комбинации в справочнике запрещенных серий, где каждая серия преобразована аналогичным образом. При этом если преобразованная серия из справочника запрещенных серий совпадает с преобразованной проверяемой серией, то серия считается подозрительной. Если проверяемый препарат имеет код ГЕС или указан код производителя, то кроме серии сравниваются и эти данные. Серия считается подозрительной не только при совпадении всех данных, но и в случае, когда код ГЕС или производитель отсутствует у проверяемого препарата. В этом случае следует внимательно просмотреть ведомость, сравнить наименования, постараться определить производителя и решить, можно ли использовать препарат.

Обновление справочника выполняется автоматически при загрузке программы, по мере появления новых данных. При необходимости срочно обновить справочник запрещенных серий следует предварительно вызвать программу «Заказ-Аптека» и выполнить пункт «Связь с узлом > Принять почту», чтобы получить файл ZAPRET.dbf. Затем выполнить пункт «Запрещенные серии > Обновить справочник» и, в появившемся окне «Открытие файла», выбрать этот файл.

17. РАБОТА С БАЗОЙ ДАННЫХ

17.1. Резервное копирование

Резервное копирование выполняется с целью защиты от потери данных, накопленных по мере работы программы. Причин потери данных может быть несколько: некорректная работа компьютера, физическое повреждение жесткого диска, случайное удаление данных, кража компьютера, вирусы и др.

В программе существуют два режима создания резервной копии:

· Резервное копирование полное – это сохранение всей информации по всем отделам с моментаначала работы программы. Такая копия занимает много места, поэтому настраивается копирование на жесткий диск. Но выбирается, как правило, жесткий диск другого компьютера (не сервера), для того чтобы в случае поломки сервера была возможность восстановить копию.

· Резервное копирование частичное. В этом режиме сохраняются данные по всем отделам, но только за один месяц,т.е. данные сохраняются в урезанном варианте, что затрудняет процесс восстановления информации.

Частичное копирование может проводиться как на жесткий диск, так и на дискеты. При копировании на жесткий диск, лучше пользоваться полным резервным копированием. Поэтому под частичным копированием обычно подразумевают копирование именно на дискеты. Таким способом создания резервной копии пользуются на предприятиях, где только один компьютер и нет возможности проводить полное копирование.

Копию следует создавать ежедневно. Помните, что в случае потери данных, когда потребуется информация из резервной копии, восстановится только то, что было на момент создания копии. Например, если последний раз копирование проводилось 25 июня, а потребовалось восстановить копию в июле, то данные восстановятся только до 25 июня, а то, что было наработано в последующий период, придется вводить заново вручную.

Копируйте информацию регулярно!

Копируйте информацию вовремя!

 

 

17.1.1. Резервное копирование полное

При полном резервном копировании БД переносится на жесткий диск полностью, то есть берутся данные за все месяцы, имеющиеся в БД. Имя файла – резервной копии содержит информацию о дате копирования. И, благодаря этому, программа отслеживает, чтобы хранились не все копии, а только три последние ежедневные и две последние ежемесячные. Остальные файлы удаляются.

Полное резервное копирование запускается разными способами:

1) Во время работы режима «Автоматическое выполнение» (подробнее см. раздел 20 «Автоматический режим»). Настраивается специалистом. Неудобство этого способа в том, что обычно планируют «Автоматическое выполнение» на конец смены или на ночное время, а значит, на ночь включенными надо оставлять два компьютера (сервер и компьютер, куда копируются данные).

2) Через «Планировщик задач» операционной системы Windows. Настраивается специалистом. Этот способ тоже автоматический, т.е. выполняется компьютером без вмешательства пользователя. Преимущество этого способа в том, что если «Автоматический режим» работает в конце смены или ночью, то через «Планировщик» можно настроить копирование на любое время. Копирование запускается независимо от пользователей, и не будет мешать работе программы. Недостатком этого способа является то, что трудно проверить, запускалось копирование или нет. Проконтролировать можно только во время копирования – в этот момент на компьютере, где настроено копирование, на экране внизу на системной панели мигает красная стрелочка.

3) Ручной способ копирования. Для этого выберите пункт меню «Сервис > Работа с БД > Резервное копирование полное». Если по какой-то причине копирование не идет, то программа сразу сообщит об этом и укажет причину. В этом преимущество ручного способа – то, что все под контролем. Но самый главный недостаток – пользователи часто забывают делать копию.

Существует возможность контроля над созданием резервной копии. Выберите пункт меню «Справочники > Конфигурации»,в секции «Резервное копирование (полное)» в поле «Выполнять через (дней)» поставьте «галочку» и укажите, через сколько дней резервная копия будет считаться «старой». Рекомендуется ставить 1, 2 или 3. При включенном контроле во время загрузки программы идет проверка, когда последний раз создавалась копия. Если дата создания копии отличается от текущей даты на 1, 2 или 3 дня (в зависимости оттого, что стоит в настройке), будет выдано сообщение, что резервная копия устарела, и предложено запустить резервное копирование.

Если слишком часто выдается сообщение об устаревшей копии, значит, по какой-то причине резервное копирование не запускается. Желательно сразу выяснить причину самим или связаться со специалистом, сопровождающим программу.

17.1.2. Резервное копирование частичное

При частичном резервном копировании выбираются данные только одного расчетного месяца. Это дает возможность записывать их на дискеты.

Выберите пункт меню «Сервис > Работа с БД > Резервное копирование частичное».

Данные всех отделов за выбранный расчетный месяц копируются на дискеты (диск A) или на жесткий диск (диск C), независимо от того, в каком отделе производится копирование.

Копии разных месяцев могут помещаться на одной дискете, пока на ней есть свободное пространство.

Если копия одного месяца не помещается на одной дискете, происходит переход к заполнению следующей дискеты.

Копии одного месяца на одном диске затирают друг друга. То есть, например, при создании копии вечером 25.05.2003 года собираются данные всех отделов за период с 1 по 25 число. Если на этой дискете находилась копия на 18.05.2003 года, содержащая данные за 1 - 18 мая, то она будет затёрта новыми данными.

 

Перед копированием обязательно убедитесь, что копируемые данные корректны. В противном случае можно затереть корректную копию!

 

Не пользуйтесь сомнительными дискетами. Помните, если при работе с дискетой произошел первый сбой, как правило, эта дискета подведет в ближайшем будущем.

17.2. Архивирование

При архивировании данные указанных месяцев переносятся из базы данных в архив, за счет чего ускоряется работа. Архивировать можно только на том компьютере, где настроено создание резервной копии. В дальнейшем информацию из архива можно будет восстановить в отдельную базу данных, которая будет доступна для просмотра.

17.2.1. Создание архива

Если используется сеть, предварительно завершите работу программы на всех других рабочих станциях.

Выберите пункт «Остатки > Открытые/Закрытые месяцы».

Рис. 107. Выбор месяца

В архив переносятся данные закрытых месяцев. Для создания архива в окне «Открытие/закрытие месяца» выберите месяц, по который включительно собираетесь архивировать данные, и нажмите кнопку «Убрать данные в Архив». Если кнопка не активна, убедитесь, что все предыдущие месяцы закрыты.

В процессе архивирования производятся следующие действия:

1. Определяются данные для архивирования.

2. Проводится резервное копирование. Создается архив.

3. Данные за предыдущие месяцы из рабочей базы удаляются.

Месяцы, помещенные в архив, в окне «Открытие/закрытие месяца» помечаются в колонке «Архив» с указанием номера архива и даты архивирования.

17.2.2. Работа с архивными данными

Данные из архива предварительно следует восстановить в отдельную базу данных. Для этого выберите пункт меню «Остатки > Открытые/Закрытые месяцы», затем выберите месяц, для которого ранее были архивированы данные, и нажмите кнопку («Поднять данные из Архива»). При восстановлении определяющую роль играет, не месяц, который был выбран, а номер архива, т.е. восстановятся все данные, содержащиеся в указанном архиве. Восстановленная база будет доступна только для просмотра.

Для перехода из основной базы данных в архивную выберите пункт меню «Сервис > Работа с БД > Выбор БД».

Рис. 108. Выбор базы данных

 

В списке предложенных БД выберите архивную и подтвердите выбор кнопкой «ОК». Аналогично происходит переход от архивной базы данных к основной базе данных. Каждый раз после выбора БД следует перезагрузить программу. Только после этого произойдет подключение к выбранной базе данных.

17.3. Индексирование

Индексирование выполняется для ускорения работы программы.

Если используется сеть, предварительно завершите работу программы на всех рабочих станциях.

Выберите пункт «Сервис > Работа с БД > Индексирование базы». После индексирования требуется перезагрузка программы. Поэтому она завершает работу.

Повторяйте эту операцию ежемесячно.

17.4. Сжатие БД

Сжатие БД выполняется для ускорения работы программы.

Если используется сеть, предварительно завершите работу программы на всех рабочих станциях.

Выберите пункт «Сервис > Работа с БД > Сжатие БД». После сжатия БД требуется перезагрузка программы. Поэтому она завершает работу.

Повторяйте эту операцию ежемесячно.

18. НАСТРОЙКА

Следует отметить, что поставка программы осуществляется в двух вариантах:

· Налог с продаж используется

· Налог с продаж не используется

18.1. Настройка общая

Основная настройка программы осуществляется с помощью справочников.

18.2. Настройка вида выводимой на экран таблицы

Вид выводимой на экран таблицы можно изменить.

Для того чтобы расширить или сократить столбец следует ухватить мышью границу в области шапки и тянуть ее, не отжимая, в требуемом направлении.

Для того чтобы поменять местами столбцы таблицы следует ухватить мышью заголовок столбца и тянуть его, не отжимая, на новое место.

18.3. Настройка состава выводимых на экран столбцов таблицы с помощью кнопки «Настройка сетки»

При просмотре на экране помещается ограниченное количество столбцов. Его можно регулировать во время расчета.

Если в окне есть кнопка , нажмите ее. На экране появится окно «Настройка сетки».

Рис. 109. Настройка столбцов с помощью кнопки «Настройка сетки»

В левой части окна перечислены все допустимые столбцы, в правой – столбцы, уже выводимые на экран в порядке следования на экране. Выберите наименование столбца в правой или левой части экрана и, с помощью кнопок с горизонтальными стрелками , добейтесь требуемого состава «Выбранных столбцов». Для изменения последовательности выбранных столбцов выделите столбец и, с помощью кнопок с вертикальными стрелками , переместите его в требуемое положение.

Для сохранения настройки нажмите кнопку «Сохранить». В противном случае новая настройка будет действовать только до ближайшей перезагрузки программы.

18.4. Настройка полей автозаказа

Выбрать пункт «Автозаказ».

В поле «Запас» ввести норму запаса в днях (за сколько дней до прогнозируемого окончания товара необходимо делать заказ товаров). При установке программы первоначально указывается 7.

В поле «Заказ» ввести норму заказа в днях (на сколько дней торговли необходимо заказать товары). При установке программы первоначально указывается 14.

19. АВАРИЙНЫЕ СИТУАЦИИ

19.1. Остановка программы

При «подвисании» программы попытайтесь снять ее без перезагрузки всей системы. Установите курсор на кнопку программы в строке задач и нажмите правую клавишу мыши. В появившемся меню выберите пункт «Закрыть». Или установите курсор на иконку в начале верхней строки экрана и нажмите левую клавишу мыши. В появившемся меню выберите пункт «Закрыть».

Или нажмите одновременно клавиши + .

19.2. Несовпадение текущих остатков с фактическими остатками

Если выявлено расхождение текущих и фактических остатков, необходимо знать, что текущие остатки отражаются в программе не всегда достоверно в силу различных причин. Самую полную и достоверную информацию об остатках и движении товара в компьютере дает оборотная ведомость. Поэтому получите ее, выбрав пункт«Отчеты > Оборотная ведомость» и указав форму ведомости «С расшифровкой расхода». Если конечная дата периода расчета соответствует текущему дню, тогда остаток, сформированный в ведомости, и является действительно верным текущим остатком. Если данные по товару из пункта «Остатки > Просмотр и корректировка остатков» не соответствуют этой оборотной ведомости, выполните пункт «Остатки > Пересчитать». В этом случае данные по оборотной ведомости и текущие остатки выровняются. Внимательного анализируя оборотную ведомость, найдите причину несоответствия остатков.

Возможные причины несовпадения остатков:

1) Какой-либо документ введен не в том расчетном месяце или с неверной датой или указана дата прихода, большая даты расхода.

2) При отпуске товара произошла пересортица, причем могли выдать как одноименный товар с другой ценой, так и товар с другим наименованием.

3) При передаче товара из другого отдела забыли нажать кнопку «П»(«Передача в другой отдел») для записи остатков в отделе-получателе.

4) Забыли ввести какой-либо приходный или расходный документ или, наоборот, введен лишний документ.

5) При несвоевременном выключении компьютера, часть информации не перенеслась из оперативной памяти на жесткий диск, а пользователь, при включении компьютера, не восстановил потерю.

19.3. Несовпадение остатков на начало месяца с остатками на конец предыдущего месяца

Причина в том, что не выполнен перенос остатков после изменения документа предыдущего месяца, повторите перенос остатков.

19.4. Потерян приходный или расходный документ

Возможно, у документа указан другой контрагент. Используйте при поиске сортировку по столбцам с номером документа или датой.

Возможно, документ введен с неверной датой. Если документ найдется в этом же месяце, исправьте дату. Если документ найдется в другом месяце, приходный документ можно перенести в другой месяц, если товары еще не расходовали, расходный документ следует удалить и ввести вновь c правильной датой.

Если приходный документ введен не в том месяце, и уже был расход, для исправления придется сначала удалить расход, а после переноса приходного документа, расход восстановить.

Для поиска документа, у которого не известен месяц, используйте реестр приходных или расходных документов, указав период из нескольких месяцев.

19.5. Пересортица

При появлении отрицательных или просто неверных остатков проверьте остатки одноименных товаров. Если обнаружится пересортица, введите расходный документ, где недостающий товар израсходуйте с отрицательным количеством, а излишек – с таким же положительным количеством и продажной ценой как у недостающего товара. При этом укажите вид операции «Пересортица». Разница сумм распечатается при получении «Справке об изменении цены».

Если найден одноименный товар с такой же ценой, документу можно дать номер «корр.остатков». Такой же документ создается при переносе остатков на следующий месяц.

О пересортице при работе с ККМ смотрите еще руководство пользователя для модуля «Касса» (Приложение 4).

19.6. Товар оприходован неверно

Приходную цену и налоги поставщика можно исправлять, если месяц не закрыт для корректировок. Они влияют только на отчеты по приходу.

Продажную цену и налоги пользователя можно исправлять через приходную накладную до тех пор, пока не было расхода товара. Если расход товара уже был, и исправлять расходные документы нельзя, следует переоценить товар. Если есть возможность заменить расходный документ у покупателя, удалите расход, подправьте приходный документ, а затем введите расход.

19.7. Не совпадает выручка KKM по «Отчету о наличной выручке по ККМ» и по отчету ККМ

См. руководство пользователя для модуля «Касса» (Приложение 4).

19.8. Занятые документы

При открытии какого-нибудь документа бывает так, что программа не разрешает пользователю вносить в него изменения. В таких случаях в заголовке окна появляется надпись: (только для просмотра, документ занят компьютером …). Это значит, что на другом компьютере с этим документом уже работают. Как только пользователь, работающий на этом компьютере, корректно закроет документ, он будет доступен и другим. Случается, что при работе с документом произошли сбои в программе и при повторном открытии документа в заголовке окна написано, что он доступен только для просмотра, хотя ни один пользователь его не корректирует. Тогда блокировку можно снять только вручную, для этого зайдите в пункт главного меню «Сервис > Занятые документы». В раскрывшемся окне будет представлен список всех заблокированных документов, там же можно узнать время последнего обращения к ним. Выберите документ, блокировку с которого вы хотите снять, и нажмите кнопку «Снять блокировку с документа» ( ) внизу окна. Далее подтвердите, действительно ли вы хотите снять блокировку, и при положительном ответе документ освободится. Можно работать с ним как обычно. По умолчанию, программа снимает блокировку с незанятых в данный момент документов через каждые 35 минут.

20. АВТОМАТИЧЕСКИЙ РЕЖИМ

В автоматическом режиме программа работает без участия пользователя по заранее определенному сценарию.

Приведем пример. Обновление ГЕС вполне может пройти без участия человека. Иногда оно занимает довольно продолжительное время, и пользователи в данный момент отказываются от обновления, а затем забывают это сделать. С использованием автоматического режима возможно запланировать задачу «Обновление ГЕС» на определенное время. И тогда в назначенный час программа сама обновит ГЕС.

В зависимости от настройки, выполненной специалистом, сопровождающим программу, в автоматическом режиме выполняются следующие задачи:

· Внешняя программа. Как правило это программа itm.exe, которая осуществляет связь с узлом, принимает и отправляет почту.

· Обновление ГЕС.

· Обновление запрещенных серий.

· Отправка данных на кодирование оператору ГЕС.

· Импорт групп ГЕС.

· Импорт свойств ГЕС.

· Отправка документов по электронной почте из указанного отдела.

· Отправка данных на справку.

· Экспорт в бухгалтерию.

· Резервное копирование полное, т.е. создание страховой копии базы данных на случай потери информации по какой-либо причине.

· Завершение работы компьютера.

· Оповещение об окончании работы. Это альтернатива «Завершения работы компьютера». В данном режиме на экран выдается информация о том, как программа отработала в автоматичеком режиме, но компьютер сам не отключается.

Чтобы просмотреть список запланированных задач, выберите пункт меню «Сервис > Автоматическое выполнение задач». Здесь задачи добавляются, удаляются, редактируются обычным образом. У задач «Отправка документов по эл.почте» и «Экспорт в бухгалтерию» необходимо указывать отдел, а для «Внешней программы» прописывается путь к запускающему программу файлу.

Рис. 110. Состав списка автоматически выполняемых задач

Задачи будут запускаться в порядке следования номеров задач в списке. Время запуска программы «КВЕРТИ.Склад» в автоматичеком режиме назначается через «Планировщик задач» операционной системы WINDOWS. Настройка производится обслуживающим специалистом. Как правило настраивают запуск на нерабочее время после смены или на ночные часы в случае круглосуточной работы, чтобы все необходимые для пересылки документы были уже заведены, обработаны и проверены. Имейте ввиду, что в назначенное время компьютер должен быть включен.

Историю выполнения задач можно посмотреть, выбрав одноименную вкладку.

Рис. 111. Просмотр результатов автоматического выполнения задач

Историю выполнения задач следует регулярно контролировать. Здесь можно проследить дату, время запуска и окончания каждой задачи, а также какие ошибки были обнаружены в процессе работы. В случае невыполнения какого-либо пункта, строка окрашивается красным цветом и определяется как ошибка. На эти задачи обратите особое внимание. Т.к. они не выполнились в автоматическом режиме, запустите их вручную. Кроме того желательно выяснить причину невыполнения. Если не удается сделать это самостоятельно, свяжитесь со специалистом, сопровождающим программу.

21. ЗАВЕРШЕНИЕ РАБОТЫ

Для окончания работы программы последовательно нажимайте кнопку «Закрыть» (внизу окна) или кнопку (в правом верхнем углу окна) до выхода на рабочий стол. Только после этого выключайте компьютер.

Никогда не выключайте компьютер

до завершения работы программы!

 

При использовании автоматического выполнения завершите выполнение всех начатых пунктов меню. Не выключайте компьютер.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1. Работа с печатным документом

1. Подготовка печатного документа

Чтобы создать печатный документ, сначала следует выполнить какую-то, присущую именно этому виду документа, работу (выбрать пункт меню, ввести сам документ или указать период времени, условия выбора информации и т.д.). Описание этой подготовки находится в разделах данного руководства.

Например, для печати ценников следует в окне просмотра позиций приходного или расходного документа нажать клавишу «Ц» («Печать ценников»)или выбрать из меню пункт «Остатки > Ценники» для вывода списка товаров:

Рис. 112. Пометка ценников для печати

Затем в списке пометить товары в столбце «Печать», ввести требуемое количество экземпляров (первоначально устанавливается количество для наклейки ценников на каждую единицу товара, имеющегося в документе) и нажать кнопку («Печать»). Если требуется напечатать другое количество ценников, например по 1 ценнику на каждую товарную позицию, выберите для поля «Количество»(ценников для печати) значение «Точно» и введите цифру 1 в ставшее активным соседнее поле. После этого необходимо нажать кнопку «Применить», количество ценников у каждого товара станет равным 1. Если требуется распечатать ценники всех товаров, для пометки нажмите кнопку . Для снятия всех пометок нажмите кнопку . Если требуется распечатать ценники непомеченных товаров, нажмите кнопку «И»(«Инвертировать пометки для печати для всех показываемых товаров»), пометки поменяются на противоположные. Если установить для поля «Показывать» значение «Только помеченные к печати», то с экрана исчезнут позиции, которые не помечены. Если установить для поля «Состав списка» значение «Приходная накладная», «Расходная накладная» или «Переоценка», справа от поля появляется окно выбора документа, позициями которого следует заполнить экран. При выборе «Приходной накладной» активизируется кнопка «ОН»(«Отметить новое»).

Далее выполняются действия, общие для всех печатных документов. Кнопка («Печать») или клавиша предварительно открывает окно «Выбор шаблона», в котором выбирается форма печатаемого документа. Иногда в наименовании шаблона может встретиться условие «с расшифровкой». Это значит, что отчет будет содержать отдельные строки для каждого объекта, например для каждого документа, в отличие от условия «итоги», то есть печать только итоговой строки.

Рис. 113. Выбор шаблона для печати приходного документа

Список предлагаемых шаблонов иногда бывает велик. Поэтому чтобы ограничить количество видимых шаблонов, оставить только рабочие, нажмите кнопку «Настройка». Во вновь открывшемся окне в столбце «Показывать» уберите пометки («галочки») с тех шаблонов, которыми не пользуетесь. Настройку можно менять в любое время по своему усмотрению.

Если в какой-то момент понадобится посмотреть полный список шаблонов, пометьте «галочкой» поле «Показывать все шаблоны». Тогда для выбора отобразятся все шаблоны: и видимые, и скрытые.

В настоящее время на полное наименование товара отведено 250 символов. Если при печати отчета не интересует полное (длинное) наименование, то можно убрать пометку «галочкой» признака «Печать длинных наименований товаров» и тогда в печатном документе наименование товара будет ограничено размером поля.

Для продолжения работы с печатным документом нажмите кнопку «Далее > », окно «Выбор шаблона» закрывается.

На экран выводится окно «Предварительный просмотр», содержащее подготовленный к печати документ, который можно распечатать или сохранить на диске. Окно «Предварительный просмотр» имеет меню, расположенное сверху.

Рис. 114. Окно предварительного просмотра печатного документа

2. Изменение размера печатного документа

Кнопка («Изменить масштаб») позволяет пропорционально изменять размер документа. В появившемся подменю следует выбрать условие.

Рис. 115. Выбор масштаба

3. Сохранение документа на жестком диске или дискете

Документ можно сохранить на жестком диске или дискете, если нажать кнопку («Сохранить»). Появится окно для выбора места сохранения.

Рис. 116. Выбор места для сохранения печатного документа

Выберите папку и введите имя файла. Нажмите кнопку «Сохранить».

Рекомендуется хранить документы в одной и той же папке. Например, использовать на жестком диске C: папку Мои документы.

4. Вывод на экран ранее сохраненного документа

Для того чтобы посмотреть или распечатать сохраненный ранее документ, требуется в окне «Предварительный просмотр» нажать кнопку «Открыть».

Появится окно для выбора места хранения документа.

Рис. 117. Выбор места, где хранится печатный документ

Выберите папку и имя файла. Нажмите кнопку «Открыть». Документ выведется для просмотра.

Учтите, что документ, который перед этим был на экране, уничтожится, если его предварительно не сохраняли.

5. Поиск текста в документе

Для того, чтобы найти какой-либо текст в просматриваемом документе, следует нажать кнопку («Найти») и ввести текст в появившемся окне «Поиск». Затем следует нажать кнопку «ОК». Для поиска следующих вхождений того же текста, необходимо пометить признак «Продолжить» и нажимать кнопку «ОК». При этом для каждого продолжения потребуется заново вводить текст. Чтобы облегчить многократный ввод, следует в заполненном поле выделить текст (нажать в его начале на мышь и, не отжимая клавиши, протащить указатель мыши через весь текст), а затем нажать одновременно клавиши + . Выделенный текст будет помещен в буфер обмена. В следующий раз достаточно установить курсор мыши в начало поля и нажать одновременно клавиши + . Текст из буфера вставится в указанное поле. Так как при этом текст остается в буфере, вставку можно повторять многократно.

Рис. 118. Поиск текста в печатном документе

6. Корректировка содержания печатного документа

Каждый печатный документ во время просмотра в окне «Предварительный просмотр» можно корректировать. Для этого сделайте двойной щелчок левой клавишей мыши по любому месту экрана в пределах печатаемого документа. Программа вызовет «Дизайнер» для редактирования документа. Появится разметка страницы: деление имеющегося текста на объекты (заголовок, числа, фразы) и координатная сетка.

Рис. 119. Разметка страницы для изменения печатного документа

Для изменения имеющегося текста выберите объект и сделайте по нему двойной щелчок левой клавишей мыши. Появится окно «Редактор текста», содержащее в верхней части текст выбранного поля.

Рис. 120. Корректировка текста выбранного объекта

Измените текст в верхней части окна и нажмите клавишу («ОК») для выхода с сохранением изменения. В нижней части окна выводится программный код и менять его без разрешения специалиста, сопровождающего программы, категорически запрещается. Для отказа от начатого изменения можно нажать кнопку («Отмена»). Окно редактирования закроется.

Для удаления какого-либо объекта выберите его и нажмите кнопку («Вырезать»). Если нажать клавишу , можно выбрать сразу несколько объектов и удалить разом всю группу.

Для перемещения какого-либо объекта выберите его и тащите на новое место, не отжимая левой клавиши мыши. Если нажать клавишу , можно выбрать сразу несколько объектов и, ухватив один из них, передвинуть разом всю группу.

Кроме корректировки текста в окне «Дизайнер» можно сохранить печатный документ в виде файла, создать новый документ, удалить отдельные страницы.

Для закрытия окна «Дизайнер» нажмите кнопку «Выход». Произойдет возврат в предыдущее окно.

7. Завершение просмотра

Для печати документа, выведенного в окне «Предварительный просмотр», нажмите кнопку («Печать»). Для закрытия окна предназначена кнопка .

ПРИЛОЖЕНИЕ 2. Порядок описания товарной позиции

1. Порядок описания лекарственной позиции

В начале указывается название препарата. Перед названием действующего вещества может находиться бренд производителя (например, апо-ибупрофен или веро-атенолол)

Далее последовательно через пробел:

· Лекарственная форма (таб, р-р, драже, свечи, сироп и т.д.),

· Лекарственная форма дополнительное описание (д/и, растворим. и т.п.),

· Концентрация в % или в др.единицах;

· Размер лекарственной формы (мг, г, мл, ед, меи и т.д.);

· Единица фасовки (фл, тубы, амп, контейн, бут);

· Количество единиц (N10 и т.п.);

· Дополнительное описание – все, что не описано в предыдущих пунктах.

Например: бензонал таб 50мг N50

глюкоза р-р д/и 40% 20 мл амп N10

каланхин линим 20г тубы

2. Порядок описания изделий медназначения (ИМН) и парафармацевтики (ПФ)

В начале указывается бренд (т.е. устоявшаяся торговая марка), например: «виши», «озон», «мир детства» и подбренд, например: «термаль» или просто название данного товара, например, «ноктюрн».

Только если ни бренда, ни названия выделить нельзя, названием товара может быть вид товара, например, «костыли» или «бинт».

Далее следует совокупность всех остальных характеристик, позволяющих совершенно точно определить товарную позицию.

Для ИМН и ПФ это вид товара, объем, вес, форма выпуска, количество в упаковке и т.д.

Например, для «мир детства» - «бутылочка 250г с латексной соской»

для «ноктюрн» - «крем 50мл питательный ночной»

для «костыли» - «металлические подростковые»

 

ПРИЛОЖЕНИЕ 3. Модуль «АДМИНИСТРАТОР ТОРГОВОГО ЗАЛА»

1. Основные правила работы с программой

При установке дополнительного модуля АТЗ в главном меню программы «КВЕРТИ.Склад» появляется новый пункт «Администратор торгового зала»:

Рис. 121. Меню программы с модулем «АТЗ»

Для удобства значок модуля можно вынести на панель быстрого доступа. Для этого нажмите правой кнопкой мыши на пункте «Администратор торгового зала», в появившемся окне подтвердите, что вы действительно хотите добавить этот пункт на панель быстрого доступа, после чего на ней появится дополнительная кнопка «АТЗ».

Рис. 122. Панель быстрого доступа, дополненная модулем «АТЗ»

 

Модуль запускается щелчком мыши как из главного меню программы, так и с панели быстрого доступа. При выборе данного модуля появится основное окно:

Рис. 123. Окно модуля «Администратор торгового зала»

В верхней части окна отображается месяц, за который сформирован отчет по остаткам товаров, и отдел.

Внимание: Вносить изменения в окне «Администратор торгового зала» нельзя. Все корректировки вносятся непосредственно в программе «КВЕРТИ.Склад».

В колонке «Наименование» отображены все позиции, которые находятся или находились на остатке в указанном месяце. Эти данные совпадают с данными окна «Просмотр и корректировка остатков», которое выводится на экран при выборе пункта главного меню «Остатки > Просмотр и корректировка»

Колонка «Текущий остаток» показывает, сколько единиц данного товара находится в текущий момент.

«Цена Продажная с НДС» - это максимальная цена, по которой был или продается товар в данном отделе.

«Дата последнего прихода» показывает число, месяц и год последнего поступления данного товара.

Данные всех остальных колонок берутся из «Справочника товаров», который вызывается путем выбора пункта «Справочники > Товары» в главном меню программы.

Внизу окна расположены функциональные кнопки, работа которых подробно описана в «Введении» данного руководства.

Кнопки: «Добавление к статистике» ( ) и «Статистика» ( ) являются основными при работе с модулем АТЗ.

2. Порядок выполнения работ

Модуль «АТЗ» позволяет давать справки по наличию/отсутствию препарата, фиксировать запросы клиентов на тот или иной товар.

Поиск необходимой позиции осуществляется нажатием на кнопку «Поиск» или клавишу . В поисковой строке введите название товара и нажмите .

Если в колонке «Текущий остаток» стоит «0», значит данного товара нет на складе, и покупателю в нем отказано. С помощью модуля «АТЗ» можно вести отчет по отказанным позициям, чтобы изучить спрос покупателей. Для этого установите курсор на отсутствующий товар и нажмите внизу окна кнопку «Добавление к статистике» ( ). Указанный товар автоматически пропишется в поле «Наименование» раскрывшегося окна «Добавление к статистике». Укажите требуемое количество и поставьте отметку в поле «Отказано». Нажмите кнопку «ОК», окно автоматически закроется.

Рис. 124. Добавление к статистике

Если требуемой позиции не оказалось, то ее можно добавить из ГЕС, для этого зайдите в окно «Добавление к статистике» ( ). Нажмите клавишу или кнопку «ГЕС» слева от единицы измерения. В появившемся справочнике выберите позицию и клавишей или кнопкой «ОК» добавьте ее к статистике, поставьте требуемое количество и отметку об отказе. Нажмите «ОК», окно автоматически закроется.

Посмотреть статистику спроса покупателей, можно нажав кнопку «Статистика» ( ). В раскрывшемся окне укажите период, за который должен быть сформирован отчет и отдел, нажмите кнопку «ОК»:

Рис. 125. Окно выбора периода

Раскроется новое окно с отчетом по всем позициям:

Рис. 126. Статистика обращений

Распечатать статистику можно нажав на кнопку «Печать» ( ) или клавишу . В раскрывшемся окне «Выбор шаблона» нажмите кнопку «Далее», программа сформирует отчет в виде таблицы Excel. Из этой таблицы отчет можно распечатать.

3. Дополнительные возможности

Отчеты по отказанным позициям (дефектурам) могут попадать в модуль «АТЗ» из программы «КВЕРТИ.РМК».

Запустите программу «КВЕРТИ.РМК», введите пароль и нажмите клавишу . Добавить товар в дефектуру можно, находясь в чеке (основное окно программы) или в окне выбора товара, для этого нажмите кнопку «доп.оп.» (дополнительные операции), в появившемся меню выберите пункт «Добавить товар. Раскроется окно «Добавить товар в дефектуру», где можно выбрать позицию и ввести количество:

Рис. 127. Окно ввода товара в дефектуру

Кнопкой «Добавить» или клавишей добавьте товар в список дефектуры. Если этот товар есть на остатках, то программа сообщит об этом.

Чтобы передать информацию об отказанных позициях (дефектурах), введенных в программе «КВЕРТИ.РМК», зайдите в программу «КВЕРТИ.Склад», не закрывая «Рабочее Место Кассира» и выберите пункт главного меню «ККМ > Получить отчет от ККМ». Эта информация попадет в статистику отказов.

 

 

Право тиражирования

программных средств и документации

принадлежит ООО «Кверти»

 

Приобретая программу, Вы тем самым даете согласие

не допускать копирования программы и документации

без письменного разрешения ООО «Кверти».

 

ООО «КВЕРТИ», 2001-2006

г. Пермь, 614600, ул. Г.Хасана, 9б

Тел/факс. (342) 290-93-37

E-mail: qwerty@perm.ru

URL: http://www.qwerty.perm.ru

 

Группа разработки программы: Шеметюк А.В, Зеляев С.Р., Бурцев А.Л.,

Ожгихин Ю.Ю., Бобров А.П., Луговая Е.С., Крылов А.А.,

Масленникова Т.С., Калашникова Е.В., Лежнев Д.Е.

 

Консультационная поддержка: Лапина Е.Н., Галушко К.В., Боталова Т.А.,

Калашник И.Н., Долдина Л.А., Шалаева К.В.,

Дубышева Т.Е.

 

 

 

______________________________________________

Номер издания: 8

Дата выхода: 03 ноября 2006 г.