Процедура заключения сделки по инициативе покупателя
Наиболее распространенным способом подготовки прямой сделки по покупке товара является размещение заказа у производителя интересующих покупателя товаров.
Заказом принято называть коммерческий документ, в котором покупатель подробно указывает все необходимые условия для изготовления или подготовки заказываемого товара, а также все существенные условия, необходимые для заключения сделки. Практикуется выдача заказов постоянным контрагентам. Поэтому в заказе во многих случаях указываются только наименование товара, его количество, срок поставки, а в случае необходимости и некоторые специфические условия, присущие данному конкретному заказу (например, место сдачи товара).
Покупатель может в качестве приложения к заказу направить продавцу спецификацию с уточнением условий поставки: инструкциями по упаковке и маркировке товаров, информацией по поставке и распределению документов. Если необходимо, заказчик может указать количество и размеры частичных поставок и относящиеся к ним условия, в частности, в отношении экспедитора, которому будет поручена доставка товара: наименование фирмы-экспедитора, адрес, номер телефона и другие реквизиты, средство транспорта, наименование перевозчика, если известно.
Если продавец согласен с условиями заказа и прилагаемой к нему спецификацией, он подтверждает заказ и сделка считается заключенной.
Основными преимуществами заключения сделок путем выдачи заказов является оперативность, поскольку заказы могут передаваться по электронной почте, факсу, телеграфу, телетайпу, а также экономичность за счет сокращения переписки, расходов на поездки для личных переговоров.
На основе размещения заказов выполняются также поставки сложного, уникального оборудования, самолетов, судов, где покупатель берет на себя путем выдачи аванса частичное финансирование поставки, в особенности в тех случаях, когда разрабатывается и внедряется в производство новая продукция. Обычно покупатель имеет бланки заказов, которые сочетаются и унифицируются с контрактом купли-продажи.
Условия заказа, полученного от покупателя необходимо либо подтвердить и принять к исполнению, либо отклонить возможно без объяснения причин.
Подтверждение заказа – это коммерческий документ, представляющий собой сообщение продавца о принятии условий заказа без оговорок.
Если инициатива вступления в переговоры исходит от покупателя, то его обращение к продавцу с просьбой прислать предложение (оферту) принято называть запросом. Одной из главных целей запросов является получение от фирм-поставщиков конкурентных предложений, из которых в результате анализа выбираются наилучшие. Для этого запросы обычно посылаются не одной, а нескольким фирмам. В запросе указывается точное наименование нужного товара, его качество, сорт, количество. При запросе предложений на машины и оборудование указываются необходимые сведения для их изготовления или желательные ориентировочные технико-экономические параметры (например, мощность, производительность, количество оборотов, скорость, расход топлива, КПД, вес, габариты и т.д.). Цена, по которой покупатель готов купить данный товар, в запросах, как правило, не указывается, а обусловливается лишь способ фиксации цены, желательный покупателю. В запросах на сложные машины и оборудование покупатель обычно просит указать в оферте цену по каждой позиции отдельно. Иногда покупатель запрашивает о том, какие дополнительные услуги будут оказаны ему продавцом, и указывает также наиболее приемлемые для него условия платежа. Важным элементом запроса является указание о желательном для покупателя сроке поставки. В запросе также может быть сказано, до какой даты покупатель будет ждать предложение.
Таким образом, покупатель может использовать следующие способы установления контактов с потенциальным продавцом:
§ направить потенциальному или уже известному продавцу заказ;
§ направить запрос производителю интересующих покупателя товаров;
§ объявить торги с приглашением к участию фирм, которые могут принять и выполнить условия организаторов торгов;
§ направить возможному производителю коммерческое письмо о намерениях в ответ на его рекламу или информацию;
§ направить потенциальному поставщику коммерческое письмо о намерениях вступить в переговоры в ответ на его предложение;
§ направить продавцу безоговорочный акцепт его предложения.
Суммируя рассмотренные варианты, можно сказать, что в коммерческой практике применяются следующие способы заключения сделок:
1. Подписание контракта участвующими в нем контрагентами.
2. Акцепт покупателем твердой оферты продавца.
3. Акцепт продавцом контроферты покупателя.
4. Акцепт продавцом контроферты того покупателя, которую он раньше получил, или покупателя, с которым он предпочитает заключить сделку.
5. Подтверждение продавцом заказа, сделанного покупателем.
6. Обмен письмами в подтверждение достигнутой ранее личной договоренности между контрагентами.